Manual da Administração de Shopping Center

Última atualização: 18 de janeiro de 2024

Fazer a gestão de qualquer negócio não é uma tarefa simples. Com a administração de Shopping Center não podia ser diferente. Assim como qualquer outro negócio, o shopping tem suas particularidades operacionais, financeiras e em inúmeros outros processos.

A fim de que todo esse universo se torne mais claro e tangível, nós elaboramos esse artigo para que você entenda de forma simplificada como funciona um Shopping Center e quais são suas particularidades administrativas.

Como funciona um Shopping Center?

Um Shopping Center é um centro comercial que envolve diversos tipos de serviços de diferentes segmentos, como vestuário, alimentício, entretenimento, joalheria, eletrônicos e muito mais. O objetivo é reunir diversas opções comerciais em um único lugar para oferecer mais praticidade e comodidade para os clientes, facilitando seu processo de compra.

Para aprofundarmos no funcionamento e na administração de um Shopping Center vamos entender um pouco mais de como ela funciona e quais as especificidades do Contas a Pagar e o Contas a Receber deste empreendimento, ou seja, de suas despesas e fontes de renda.

Como funciona a administração de um Shopping Center

A administração de Shopping Center, de forma geral, funciona assim como qualquer outro negócio em seus processos essenciais. Contudo, este é um empreendimento que apresenta algumas singularidades.

O primeiro ponto que devemos considerar é que o shopping funciona como dois seres vivos em uma relação de simbiose, isto é, em que um depende do outro. A analogia se refere ao tanto que o shopping depende das lojas em seu espaço e vice-versa.

Dessa forma, o princípio básico para que um shopping se torne bem sucedido nada mais é do que a reciprocidade entre os organismos envolvidos.

Além disso, este é um modelo de negócio baseado em um espaço físico e no fluxo de pessoas que passam por lá. Por isso, parte primordial da administração de Shopping Center é entender as tendências e padrões desse fluxo para melhor alocar seus recursos.

A fonte de renda de um Shopping Center

A administração cobra um aluguel de espaço para empresas que desejam oferecer seu produto/serviço no ambiente comercial que o shopping proporciona.

O valor dessa locação pode ser cobrado de formas diferentes, como por exemplo, de forma proporcional às vendas do lojista ou por valor definido em contrato.

Outra forma que a administração de shopping center tem de monetizar o espaço é por meio de anúncios. Como mencionado acima, o objetivo do shopping é concentrar diversos empreendimentos em um só lugar para facilitar o processo de compra do cliente. Isso significa que o espaço é responsável por atrair um grande fluxo de pessoas.

Pensando nisso, a administração de shopping center pode alugar paredes, totens, banners, televisores entre diversos outros espaços para anunciantes ou promotores de eventos que desejam usufruir do tráfego de pessoas do centro comercial.

Esses anunciantes podem ser de empreendimentos desassociados ao shopping ou até mesmo os que têm espaço alugado lá dentro.

Nós chamamos essa relação de fontes de renda de “Mall & Mídia” em que o “Mall” representa os espaços alugados do shopping e “Mídia” representa os espaços alugados por anunciantes.

A Despesa de um Shopping Center

As despesas de uma administração de Shopping Center serão compostas, majoritariamente, por aquilo que é necessário para sua manutenção, isto é:

• Profissionais de limpeza;
• Profissionais de segurança;
• Equipamento de segurança;
• Fornecedores diversos;
• Equipe administrativa (caso seja autogestão);
• Empresa de administração de Shopping Center (caso seja gestão terceirizada), entre outros.

O que é uma Administradora de Shopping Centers

A administração de Shopping Center pode ser feita de duas formas. A primeira é por autogestão, em que uma equipe formada pelos próprios fundadores do empreendimento e seus colaboradores farão a administração.

A segunda opção é por uma Administradora de Shopping Centers, em que uma empresa terceirizada é contratada pelos donos do centro comercial para fazer sua gestão.

A administradora de shopping centers trata-se de uma equipe de profissionais responsáveis pela gestão do shopping. Ou seja, será o time responsável pelo controle de todo o financeiro, operacional, jurídico e comercial do empreendimento.

O sucesso do Shopping Center é diretamente associado à sua equipe de gestão, seja ela terceirizada ou não. Isso não quer dizer apenas por conta dos processos administrativos, mas também das soluções e implementações que a equipe gestora pode oferecer, principalmente tecnologicamente.

Nesse sentido, a administradora que se destaca é aquela capaz de digitalizar e otimizar os processos, facilitando-os não apenas para si mesmo, mas também para os proprietários do shopping e seus lojistas.

Devemos sempre ter em mente que o bom funcionamento de um shopping depende da contribuição de seus lojistas para com o centro comercial e vice-versa.

O que faz um shopping center ter sucesso?

O sucesso de um shopping center pode ser analisado por 4 fatores: conforto, diversidade, conveniência e tecnologia. Uma boa gestão é essencial, como já falamos, mas para uma administração de Shopping Center ser considerada boa, ela deve se atentar aos fatores mencionados.

1. Conforto

Muito do sucesso do shopping vem da fidelização de clientes por meio da experiência do consumidor, até porque, o centro comercial não serve apenas para fazer compras e ir embora. O shopping também é tratado como uma programação no dia de uma pessoa e até mesmo um ponto turístico. Sendo assim, é de se esperar que pessoas vão até lá para passar um dia inteiro. Pensando nisso, oferecer conforto a esses visitantes é primordial.

Para isso, o shopping deve ter diversas entradas (para pedestres e carros) a fim evitar ambientes lotados ou com trânsito, por exemplo.

Outro ponto importante é oferecer espaços para repouso, nem que sejam apenas cadeiras rígidas posicionadas estrategicamente. Isso é importante, ainda mais levando em consideração que muitos ali podem estar apenas acompanhando outra pessoa, preferindo esperar na porta de uma loja ao invés de entrar nela.

Segurança

A segurança também é um quesito de conforto, já que é impossível se sentir confortável quando você se sente inseguro. Para isso, a administração de Shopping Center requer muita atenção com pessoal de segurança, equipamentos de segurança, saídas de emergência bem localizadas e uma boa alocação destes recursos.

2. Diversidade

Deve-se sempre ter em mente que o shopping nada mais é que um centro comercial que reúne diversas propostas de valor em um só lugar. Com isso em mente, um shopping bem sucedido deve ter em seu espaço físico empreendimentos de diversos segmentos.

Isso vai além de ter no shopping,uma área para lazer, entretenimento, alimentação e varejo. Também é ideal, principalmente quanto ao varejo, que tenha diversos preços e tipos de mercadoria diferentes.

Para ter um bom controle da variedade de serviços e produtos e de sua distribuição, os responsáveis pela administração devem contar com uma ferramenta de CRM para shopping (customer relationship management, ou, em português, gestão de relacionamento com o cliente) para melhor captar os lojistas corretos.

3. Conveniência

Grande parte deste quesito se dá por já ter alcançado os dois anteriores, já que ter várias opções comerciais (diversidade) e ter um ambiente de fácil acesso com boa infraestrutura (conforto) já o torna conveniente.

Contudo, outro ponto importante a ser avaliado neste quesito é diretamente relacionado à localização do centro comercial. Isso quer dizer que uma boa administração de shopping center deve se preocupar com a acessibilidade dos shoppings se fazendo as seguintes perguntas:

• O shopping está localizado próximo a pontos de ônibus?
• O shopping está localizado próximo à alguma das principais vias da cidade ou em uma avenida/rua de grande fluxo de carros?
• E o estacionamento do shopping, ele é capaz de suportar um grande volume de veículos?

4. Tecnologia

Por último, mas não menos importante é a tecnologia. Esse é um aspecto que deve estar presente em qualquer empreendimento no mundo de hoje.

Neste caso, devemos pensar como a tecnologia pode ajudar aqueles que compõem o negócio (Administração, colaboradores e lojistas no caso de Shopping Centers), bem como, ajudar na experiência dos clientes.

Para isso, os exemplos são quase que infinitos, desde um sistema financeiro para shoppings e plataforma e-commerce, até mapas digitais em áreas estratégicas para o uso de visitantes. Isso tudo sem falar nas tecnologias de BI (Business Intelligence).

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de Shopping Centers?

No período da transformação digital, ter tecnologia implementada em sua empresa é uma regra básica. Trabalhar com soluções online, por exemplo, são uma forma de contribuir não só para a gestão do seu negócio e para o trabalho de seus colaboradores, mas também para a experiência do consumidor.

Para isso, vamos entrar nos detalhes de algumas tecnologias que vão certamente contribuir para o sucesso de um Shopping Center.

E-commerce

Já enfatizamos algumas vezes no texto que, para o bom funcionamento de um Shopping Center, é preciso que os lojistas se esforcem para gerar renda e retorno para o shopping da mesma forma que o shopping deve encontrar formas de impulsionar o negócio de quem atua em seu ambiente.

Uma dessas formas é oferecer uma plataforma para e-commerce tornando o seu shopping online. Dessa forma, os produtos oferecidos no shopping também poderão ser ofertados via internet gerando mais flexibilidade e comodidade aos clientes.

Investir em uma plataforma de e-commerce significa investir em melhores resultados de vendas, principalmente porque, mesmo quando o shopping estiver de portas fechadas, o empreendimento ainda poderá gerar negócios.

Inteligência Artificial

Aqui, o objetivo é reduzir ou, até mesmo, eliminar trabalhos manuais e rotineiros dos quais seu negócio depende.

A Inteligência Artificial é capaz de assumir demandas de tarefas padronizadas de forma automática. Isso resulta em uma redução de gastos com processos e pessoal, fora a grande vantagem da economia de tempo. É comprovado que a Inteligência Artificial pode reduzir até 80% dos custos com mão de obra.

Processos como atendimento ao cliente ou envio de boletos ao PABX podem ser completamente automatizados por essa tecnologia.

Business Intelligence 

Analisar relatórios e gráficos para comparar e perceber comportamentos ou padrões diferentes no seu negócio é um processo normal para ter uma tomada de decisão mais correta.

Contudo, uma boa forma de tornar esses procedimentos ainda mais eficazes é por meio da implementação de módulos de BI (Business Intelligence).

Esse conjunto de tecnologias é capaz de gerar relatórios e gráficos criados sob medida para cada aspecto relevante do seu negócio. Dessa forma, a análise de performance dos shopping centers e dos lojistas, por exemplo, será muito mais objetiva, facilitando assim, o planejamento estratégico.

Exemplo de Business Intelligence:

Um Shopping possui uma ferramenta de BI que oferece um mapa de calor para determinados eventos em seu espaço físico. Por meio de tal ferramenta, foi percebido por um dos gestores que, das quatro portarias do shopping, uma se destacou por ter registrado furtos nos últimos 6 meses. Sendo assim, esse gestor foi capaz de realocar seus recursos de segurança para reforçar tal local.

Software de gestão e financeiro

Por fim, mas certamente não menos importante, devemos destacar os softwares de gestão, ainda mais os focados em controle financeiro, para a gestão de Shopping Centers.

A solução em questão tem por objetivo facilitar os mais diversos tipos de processos e demandas de sua empresa, seja automatizando-as, oferecendo uma plataforma acessível por qualquer dispositivo ou simplesmente centralizando tarefas. 

O fato é que todas as soluções encontradas acima, além de muitas mais, podem ser encontradas em uma tecnologia como essa. 

Nesse texto, nós daremos destaque à forma como um software pode ajudar no setor financeiro do empreendimento.

É muito simples. Por meio de um só lugar, você será capaz de:

• Ter total controle do seu contas a receber:
  • Controle de recebimentos;
  • Gestão de inadimplência com régua de cobranças, relatórios e gráficos;
  • Atualização automática de índices monetários.
• Ter controle automático do faturamento:
  • Faturamento automático das receitas de aluguéis, encargos e fundos de promoção;
  • Lançamentos individualizados de consumo de gás, energia elétrica, água e ar-condicionado com opção de lançamento automático no sistema financeiro via dispositivos móveis.
• Ter controle total do seu contas a pagar:
  • Fluxo automatizado de despesas;
  • Borderô eletrônico integrado ao sistema;
  • Emissão automática de cheques.

Fora essas, existem inúmeras outras ferramentas e funções úteis em um software de gestão para shoppings.

Vale considerar que todos os tópicos mencionados anteriormente a esse, também são soluções encontradas em um software. Contudo, apenas saber sobre isso não é suficiente, é também preciso entender como implantar um sistema como esse em um Shopping Center.

Com isso em mente, separamos no banner abaixo um conteúdo contendo tudo o que você precisa saber sobre as melhores práticas para implantar um software de gerenciamento em shoppings.