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eSocial 2018: orientações básicas para a adaptação de condomínios

eSocial

Seu condomínio está preparado para o eSocial? O programa, que já entrou em vigor para uma parcela de empresas em janeiro de 2018, passará a ser obrigatório para todos os empregadores a partir de 1º de julho.

Vale lembrar que o eSocial é um sistema de escrituração digital de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A ferramenta, que visa padronizar o processo de distribuição e armazenamento desses dados, deve agilizar e integrar a gestão do governo no setor.

Síndicos e administradores de condomínio, que sentirão a mudança na gestão de seus funcionários, devem se manter atentos – se preciso, é interessante contar com o apoio de um escritório de contabilidade para o esclarecimento de dúvidas.

Dentre as novidades trazidas pela ferramenta, estão a modernização nas regras de envio de documentos, as mudanças no procedimento de contratação e a centralização dos dados de todos os colaboradores em uma única plataforma. Nesse contexto, o novo sistema deve atuar como uma peça-chave para que o condomínio se mantenha a par da legislação trabalhista.

Embora as empresas tenham tido um tempo considerável para se adaptar às mudanças, esta é a hora de checar se sua gestão de condomínio está totalmente preparada para as novas regras. Acompanhe a leitura!

eSocial: afinal, o que muda para os condomínios?

As mudanças não serão percebidas diretamente no dia a dia do condomínio ou mesmo no pagamento de impostos/taxas. Como mencionamos, a alteração mais substancial será no cumprimento de prazos para comunicar dados ao governo. Mais do que nunca, é imprescindível que os condomínios apostem na organização.

Em outras palavras, essas organizações deverão se atentar às normas para as rotinas trabalhistas na gestão de funcionários (tais como admissões, desligamento, pagamento e aviso de férias), que não poderão mais ser retroativas.

O objetivo, nesse sentido, é que todas as informações relativas a esses processos sejam enviadas em tempo real – no caso da admissão de um colaborador, por exemplo, todos os dados envolvidos deverão ser enviados pelo sistema online um dia antes do começo do trabalho.

Vale esclarecer que as informações que agora serão enviadas via eSocial permanecerão as mesmas:

–> Informações de seguridade social;

–> Férias;

–> Admissão e desligamento de colaboradores;

–> Horas extras;

–> Acidentes de trabalho;

–> Informações de imposto de renda retido da fonte.

Essencialmente, o que muda são os prazos de envio dos dados para o governo, que devem ser respeitados conforme a legislação. Caso sejam descumpridos, a administradora ou condomínio estarão sujeitos a multa.

Principais providências

É fundamental que as administradoras estejam devidamente orientadas e em dia com as novas responsabilidades. Se houver despreparo por parte da gestão, o condomínio corre um alto de risco de receber notificações e multas.

Os condomínios que optam por autogestão, por sua vez, podem contar com o apoio do contador responsável por seus registros, facilitando a adesão às mudanças.

Se você ainda tem dúvidas a respeito das etapas de implantação do eSocial, que começam a valer a partir do próximo dia 1º, confira o cronograma previsto para condomínios, micro/pequenas empresas e MEIs:

–> Julho/18: etapa de cadastro dos dados do empregador;

–> Setembro/18: etapa de cadastro de dados dos funcionários;

–> Novembro/18: cadastro da folha de pagamento;

–> Janeiro/19: substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do                                               Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social), de dados de segurança do                                                                 trabalho e de saúde.

É importante acrescentar, ainda, que os atestados de saúde só poderão ser aceitos caso seja respeitada a periodicidade definida pelo eSocial. As normas de Medicina e Segurança do Trabalho também merecem atenção: os atestados obrigatórios e os laudos médicos devem sempre estar dentro da validade.

Caso o condomínio ou administradora não possua os documentos acima, a orientação é entrar em contato com a contabilidade para providenciá-los antes do início do eSocial.

A importância da certificação digital

O acesso ao ambiente do eSocial, o envio dos dados e a assinatura dos documentos só serão possíveis com a posse de um certificado digital.

Como faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que requer uma dessas certificações, o eSocial também exige o documento virtual. É importante que os gestores tenham em mente que o certificado assegura autoridade jurídica – a assinatura registrada nesse arquivo garante segurança para o envio online das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

Lembramos que a certificação digital pode ser adquirida em uma entidade vinculada à Receita Federal (em geral, a compra é realizada na internet e finalizada na empresa certificadora, que valida o processo). É possível conferir, neste link, orientações importantes sobre os certificados digitais e sua relação com o eSocial.

Seu software de gestão é compatível com o eSocial?

Caso sua administração faça uso de um sistema de gestão de condomínios (em especial no que diz respeito à organização das informações trabalhistas dos colaboradores), é importante que ele seja adaptável às novas obrigações impostas pelo eSocial.

Uma vez que a transmissão das informações se dará de forma totalmente virtual, o ideal é que o software utilizado pelo gestor facilite e agilize o envio de dados. Essa é justamente a proposta da Group Software, que criou o módulo eSocial para otimizar os novos processos.

Integrável ao Group Folha, um sistema voltado à gestão da folha de pagamento, esse módulo permite automatizar o envio direto de todas as informações via eSocial, simplificando ainda mais a adaptação dos condomínios às novas regras.

E então, o que achou das informações? Sua administração já está pronta para cumprir todos os requisitos do novo sistema? Esperamos que este conteúdo seja útil na sua adaptação! Continue a acompanhar nosso blog para mais assuntos relevantes para seu dia a dia!


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