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4 tarefas que estão desperdiçando o tempo da sua equipe – e como torná-las mais eficientes

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A rotina financeira de administradoras de condomínios pode ser complicada. Fazer o controle de receitas e despesas envolve processos trabalhosos que tomam muito tempo da equipe, e o cenário se agrava caso as informações estejam dispersas. Gerar um relatório de inadimplência, por exemplo, pode significar horas buscando e reunindo informações de planilhas e documentos diferentes.

Existem, porém, maneiras de aumentar o aproveitamento da equipe financeira – e isso passa pela adoção de sistemas que centralizem e automatizem tarefas manuais e repetitivas. Listamos, neste post, quatro oportunidades de otimização para a rotina financeiras de administradoras de condomínio.

 

Lançamento de boletos

Lançar boletos direto no sistema do banco, um a um, pode ser uma tarefa quase impossível para administradoras que cuidam de centenas de unidades. Dependendo do tipo de cobrança – valores fixos ou rateio, por exemplo – é possível contar com um software que automatiza a função, sendo necessária apenas uma ação para que o boleto seja lançado para várias unidades de uma única vez.

 

Controle de custos

Sistemas automatizados podem oferecer funções que vão além da gestão de receitas. Um exemplo é o controle de impostos como DARF e GPS: é possível fazer o lançamento de notas e retenções em uma plataforma centralizada, tornando mais simples tarefas que podem se mostrar complexas.

 

Controle de cobranças

É fato que a inadimplência é um problema que vem se tornando mais grave nos últimos anos. E com isso, é necessário que a equipe aperte a gestão das cobranças para não perder o controle da movimentação do caixa.

Centralizar as informações relacionadas à inadimplência é essencial para que esse controle seja feito da forma correta – e isso significa manter o histórico de cobranças atualizado e com fácil acesso para facilitar negociações.

 

Gerar relatórios

Acompanhar o balanço de receitas e despesas da empresa é essencial para a saúde do negócio, mas na rotina apertada de trabalho, esse controle pode acabar ficando para depois. Centralizar as informações em um sistema próprio também permite que a geração de relatórios se transforme em uma tarefa muito mais simples, sendo necessários apenas alguns cliques para obter uma relação detalhada, com filtros selecionados.

 


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