Não é novidade que dentro de uma empresa existe muito trabalho. Os colaboradores parecem estar sempre ocupados lidando com vários processos. No entanto, ter muitas ocupações não significa que um profissional é produtivo, pois talvez realize afazeres aleatórios que não entregam valor real. Contudo, para aumentar a produtividade da administradora de condomínios, e a sua eficiência operacional, são necessários esforços em prol de objetivos.
Neste artigo, nos aprofundaremos no conceito de produtividade e falaremos sobre como inseri-la no ambiente interno da administradora. Além disso, explicaremos como um software de gestão eleva o desempenho das demandas organizacionais. Acompanhe os tópicos seguintes!
Qual é o impacto da produtividade na empresa?
Se procurarmos nos dicionários uma definição para a palavra “produtividade” encontraremos a seguinte: “que produz, gera resultados, lucrativo, rendoso…”. Desse modo, entendemos que o bom desempenho está ligado a entrega de resultados. O contrário disso é o que citamos na introdução: a mera ocupação com várias tarefas.
Esse tipo de comportamento é bem explicado no artigo “The Remedy for Unproductive Busyness”, da Harvard Business Review. De acordo com esse conteúdo, os profissionais podem se ocupar com serviços simplesmente para evitar que fiquem ociosos e sem planejamento.
Sendo assim, a produtividade vai além do desempenho, visto que engloba também esforços movidos com um propósito. Em outras palavras, essa prática não se refere a quanto tempo uma equipe trabalha, mas aos resultados colhidos durante esse período.
Quando a produtividade se instala na cultura da administradora de condomínios, a qualidade dos serviços aumenta e a marca permanece competitiva no mercado que atua. Outro benefício obtido é o desenvolvimento ligado a inovação dos produtos e serviços oferecidos.
Como aumentar o desempenho interno?
No livro “Getting Things Done”, do autor David Allen, aborda-se o conceito GTD — um sistema focado na priorização das tarefas mais importantes. Algo a destacar nesse método é a necessidade de estabelecer ações estratégicas que servirão como pilares sustentadores da produtividade.
Sem essa base, a elevação do desempenho está fadada ao fracasso. Para ajudar na construção desse alicerce, a seguir, elencaremos algumas medidas importantes para a implantação de uma cultura voltada à produtividade na administradora de condomínios.
Defina metas estratégicas
O primeiro passo envolve a definição de metas e objetivos estratégicos que servirão como “placas de sinalização” no cumprimento das tarefas diárias. O segredo para estabelecer alvos alcançáveis é pesquisar quais são os empecilhos à produtividade e propor soluções para derrubá-los.
Por exemplo, digamos que os profissionais internos tenham dificuldades em ter agilidade no cumprimento de prazos. Devido a isso, a administradora adquire uma atmosfera interna estressante e cheia de pendências. Essa realidade gera insegurança e impede os gestores de aumentar a cartela de clientes da empresa.
Diante desse cenário, uma meta razoável seria organizar o andamento dos serviços. Um método que pode ajudar é o Kanban — sistema de controle de gestão do fluxo de produção e projetos empresariais. Por meio dele, as tarefas ficam expostas à vista de toda a equipe em quadros divididos em três colunas:
- to do — a fazer;
- doing — em andamento;
- done — concluído.
Como a descrição e o prazo da tarefa ficam registrados em um cartão, ao passo que uma etapa é finalizada, avança-se para a próxima coluna. Essa gestão visual tem a finalidade de engajar e dar ritmo a evolução dos serviços. Com isso, os gestores percebem uma melhoria na produtividade do time.
Tenha uma equipe qualificada
A produtividade está ligada também à capacitação dos profissionais, uma vez que a ausência de conhecimento sobre o modo de realizar tarefas torna mais lenta a execução dos serviços, além de comprometer a qualidade deles. Esse treinamento precisa dar mais que teorias, pelo contrário, a prática deve ser uma parte importante das aulas.
Para alcançar um bom nível de retenção e aproveitamento dos colaboradores, algumas empresas decidem utilizar a aprendizagem experiencial. Visto que esse modelo de treinamento é embasado na neurociência e tem foco em atividades lúdicas que desenvolvem as potencialidades dos participantes.
Sendo assim, se o objetivo da administradora é ajudar o time a ser mais produtivo, todo o fluxo do treinamento (preparação, experiência, consciência, debriefing e aplicação) será construído para estimular essa prática. Dessa forma, a equipe entenderá na prática como desenvolver e aplicar soluções que otimizem as suas tarefas diárias.
Faça reavaliações
De tempos em tempos, é importante que os gestores avaliem se a produtividade interna avança, paralisa ou recua. Essa análise pode ser direcionada considerando algumas técnicas do método scrum. Por exemplo, os sprints são fases de um projeto que englobam muitas atividades, planejamento e mensuração de resultados.
Essas etapas têm prazo para começar e terminar. Antes de iniciar um novo sprint, a equipe do projeto se reúne para compartilhar o que foi ou não realizado, as melhorias a serem implementadas e os objetivos alcançados. Essa reflexão faz com que o projeto avance com qualidade para o próximo sprint.
De modo similar, os gestores podem definir datas para analisarem os gráficos da produtividade da equipe. Essa será uma excelente oportunidade para reforçar hábitos que deram certo, aprimorar os que não atingiram todo o potencial e eliminar os que foram improdutivos.
Invista em tecnologia
As ferramentas digitais são grandes aliadas na produtividade. Afinal, elas automatizam tarefas, aperfeiçoam serviços, agilizam o ritmo das atividades e evitam o desperdício de tempo. Contudo, antes de implantar qualquer aplicação, é importante estudar quais são as necessidades da administradora e as funcionalidades disponibilizadas pelo sistema.
Por exemplo, falamos em um tópico anterior sobre o método de gestão do fluxo de produção e projetos empresariais, chamado Kanban. Atualmente, existe software baseado no Kanban que automatiza o progresso das tarefas da equipe.
Quais são os benefícios de investir no software de gestão Condomínio21?
Para aumentar a produtividade da administradora de condomínios, a implementação do software de gestão Condomínio21 é uma ótima estratégia. Afinal, as suas funcionalidades otimizam vários processos importantes para o negócio, como:
- atendimento ao cliente;
- gestão de boletos;
- contas a pagar e a receber.
Em vista disso, a administradora obtêm:
- redução da inadimplência;
- facilidade na cobrança;
- diminuição dos custos;
- aumento da demanda por atendimentos;
- comunicação mais eficiente;
- segurança.
Podemos apontar ainda outra vantagem do Condomínio21: a inserção da inovação na administradora de condomínios. Afinal, uma das tecnologias do COM21 – aplicativo integrado com o software – é a atendente virtual que foi desenvolvida com base na inteligência artificial.
Com certeza, o aumento do desempenho passa pela implantação de ações estratégicas e de tecnologias. Quando os gestores desejam aumentar a produtividade da administradora de condomínios, não demoram em adotar essas e outras soluções. A consequência disso é uma empresa competitiva e com uma excelente base de clientes.
E aí, ficou com vontade de saber mais sobre o software que pode ajudá-lo a aumentar a produtividade da sua administradora? Conheça o Condomínio21.
