Desde 2013, a certificação digital para condomínios se tornou obrigatória, funcionando como a identidade eletrônica do CNPJ do empreendimento.
Sem esse certificado, o síndico não consegue enviar dados importantes sobre os funcionários para a Caixa Econômica Federal, colocando o condomínio em risco de multas e processos trabalhistas.
Apesar dessa exigência, muitos condomínios ainda operam de forma irregular, e diversos profissionais do setor têm dúvidas sobre como usar a certificação digital para tornar a gestão mais ágil e segura.
Por isso, preparamos este conteúdo com as principais informações sobre a certificação digital para condomínios, mostrando como ela facilita a administração e garante validade jurídica para os documentos do empreendimento.
O que é a certificação digital para condomínios?
A certificação digital é um documento eletrônico que tem a função de comprovar quem executa uma ação virtual. Essa ferramenta não é usada apenas pelos condomínios, mas também por empresas e pessoas físicas. Em outras palavras, pode se dizer que esse documento serve como uma identidade virtual da pessoa física ou jurídica e tem diversas vantagens:
- permite realizar uma série de serviços de forma online;
- contribui para redução de custos;
- agiliza os processos;
- promove a sustentabilidade;
- proporciona mais agilidade e menos burocracia;
- é obrigatória para transmissão do eSocial, EFDreinf e DCTFWeb;
- possibilita que o administrador do condomínio resolva assuntos do empreendimento sem comparecer pessoalmente.
Para você entender melhor, basta imaginar o seguinte exemplo:
O administrador ou o síndico precisa realizar ações referentes à administração do condomínio, como:
- recolher impostos retidos nas notas fiscais;
- obrigações fiscais;
- efetuar transações de forma virtual, por meio do celular ou computador.
Mas como garantir que ele está executando a ação?
Nesse caso, a certificação digital serve para garantir a autenticidade, integridade e a confiabilidade das informações fornecidas durante a realização das operações.
Condomínio é obrigado a ter certificação digital?
Desde 2013, os condomínios precisam do certificado digital (e-CNPJ) para enviar obrigações como FGTS Digital, eSocial e outras declarações acessórias. Porém, existem exceções.
A obrigatoriedade está prevista na legislação que trata do eSocial e do FGTS Digital, garantindo que as informações sejam enviadas de forma segura e autenticada.
Ter o certificado digital é obrigatório e, portanto, serve para garantir a conformidade e evitar problemas com órgãos fiscalizadores, além de facilitar a gestão das responsabilidades do condomínio.
Como fazer certificado digital para condomínio?
Agora que você já entendeu o conceito de certificação digital para condomínios, vamos explicar o passo a passo de como obter esse documento na prática. Confira:
- Escolher a Autoridade Certificadora
Entre em contato com uma Autoridade de Registro (AR) ou Autoridade Certificadora (AC), como Caixa Econômica Federal, Certisign ou SERPRO.
- Reunir a documentação
Separe todos os documentos exigidos pelo órgão, incluindo informações do condomínio e do administrador responsável: cartão CNPJ, convenção do condomínio e ata de assembleia vigente com informações do síndico eleito; nome completo, CPF, comprovante de endereço e documento do síndico com foto.
- Comparecer pessoalmente
Vá ao AR ou AC com toda a documentação para validação e expedição da assinatura eletrônica. Hoje em dia, esse processo pode ser realizado de forma presencial ou remota.
Lembrando que esses órgãos têm a autorização para emitir certificados digitais, além de serem credenciados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Documentos necessários
Para solicitar a emissão do certificado digital para condomínios, é necessário apresentar os documentos a seguir:
- cartão de CNPJ do condomínio;
- convenção do condomínio;
- ata de eleição registrada;
- comprovante de residência do síndico;
- RG e CPF (ou CNH) do síndico.
Lembrando que, para emitir o certificado digital, é preciso que o síndico esteja cadastrado como Responsável Legal do condomínio perante a Receita Federal.
Além disso, se o condomínio foi construído antes de 1964 e, por isso, não possui a convenção, a solicitação pode ser feita por meio da matrícula-mãe do empreendimento.
Custo e validade do certificado digital
Os gastos com a emissão do certificado digital podem variar entre R$ 179,00 a R$ 249,00. Isso porque os preços alteram conforme o prazo de validade e o formato do certificado:
- prazo de validade da ferramenta: que pode ser de três meses a três anos.
- formato do certificado, são três tipos: A1 e A3 , Cartão, Token, arquivo online.
Além disso, é importante entender as diferenças entre os tipos A1 e A3:
- certificado tipo A1: gerado e armazenado no computador, tem validade menor (geralmente 1 ano) e permite uso remoto sem precisar de dispositivo físico.
- certificado tipo A3: armazenado em cartão inteligente ou token USB, tem validade maior (até 3 anos) e oferece mais segurança, exigindo presença física do dispositivo para autenticação.
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Assinatura eletrônica é diferente de certificado digital?
A assinatura eletrônica é qualquer forma digital de registrar a concordância de alguém com um documento. Já a assinatura digital com ICP-Brasil usa criptografia e certificados digitais reconhecidos oficialmente.
A assinatura digital é um recurso originado a partir da certificação digital, que tem valor jurídico garantido pela legislação brasileira. Por isso, é usada para formalizar documentos e pedidos.
Você pode realizar a assinatura eletrônica simples, como a feita via e-mail, na tela de um celular ou tablet para obter o certificado digital para o condomínio.
Quais são as vantagens da certificação digital para condomínios?
A certificação digital não só evita o risco de penalização pela Justiça do Trabalho com multas ou processos trabalhistas, mas também traz algumas vantagens para o condomínio, como:
- manter o condomínio compliance com a legislação;
- facilitar a verificação das contribuições previdenciárias dos funcionários;
- viabilizar as obrigações fiscais sejam emitidas de forma eletrônica;
- estar em conformidade com as leis fiscais;
- permitir que se verifique se a administradora está respeitando os direitos dos colaboradores do condomínio.
Fique por dentro das novidades sobre certificação digital para condomínios
Os condomínios que possuem colaboradores já incorporaram a certificação digital em sua rotina, pois a exigem para o envio de FGTS digital, eSocial e outras obrigações acessórias
Ou seja, a certificação não é apenas uma formalidade: ela garante agilidade, redução de custos e mais segurança jurídica na gestão condominial.
Para modernizar a gestão do seu condomínio, contar com soluções tecnológicas é o caminho.
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Perguntas frequentes sobre certificação digital para condomínios
Ainda com dúvidas sobre o tema? Separamos algumas respostas para perguntas mais procuradas sobre o tema.
Os condomínios são obrigados a ter certificado digital?
Sim, a certificação digital é obrigatória para todos os condomínios. Ela garante a autenticidade e segurança nas transações e na assinatura de documentos eletrônicos.
Quanto custa uma certificação digital?
O custo da certificação digital varia de acordo com o tipo de certificado e o fornecedor. Em média, o valor pode ficar entre R$ 100 e R$ 500 por ano.
O que diz o artigo 1356 do Código Civil?
O artigo 1356 do Código Civil trata da necessidade de regularização e formalização das decisões no âmbito condominial, reforçando a importância de um sistema digital seguro para a gestão e comunicação interna, como o uso de certificação digital.
