A assembleia online tem se popularizado cada vez mais entre as administradoras devido ao potencial de adaptabilidade e versatilidade que permite sua realização.
Com um número crescente de adeptos devido ao período pandêmico, essa modalidade de assembleia continua em alta.
Ademais, a assembleia online apresenta diversas vantagens.
Por isso, te convidamos a conferir 5 passos para ter uma assembleia online eficiente.
Aproveite e veja também como organizar uma assembleia passo a passo:
1 – Atualize a convenção de condomínio
Para implementar a assembleia online em um condomínio há 3 pontos necessários, que são:
- Previsão na convenção de condomínio;
- Aprovação de 2/3 dos condôminos;
- Disposição de uma ferramenta para a realização e que tenha validade jurídica da assinatura eletrônica.
Dessa forma, caso a assembleia online não esteja prevista na convenção, é necessário convocar uma assembleia e atualizar o documento.
2 – Escolha uma plataforma para realizar a assembleia online
Existem aplicativos para celular, integrados com softwares para administração de condomínios, que realizam assembleias online. Esses aplicativos, por sua vez, disponibilizam aos usuários as atas das reuniões e automatizam todo o processo de contabilização de votos dos condôminos, garantindo assim a legitimidade de todo o processo.
As soluções condominiais da Group Software, por exemplo, contam com um super app que além de facilitar a comunicação no condomínio, possui a assembleia online mais completa do mercado.
3 – Eduque os condôminos
É natural que alguns dos condôminos não estejam familiarizados com ferramentas tecnológicas. Por esse motivo, é importante que você explique o funcionamento da plataforma aos moradores do condomínio antes da realização da primeira assembleia online.
Uma boa forma de colocar em prática essa atividade é disponibilizando vídeos educativos aos condôminos e folders informativos por espaços comuns dentro do condomínio.
Outra dica é fazer uma reunião teste com todos os condôminos, para que todos sejam ambientados àquele espaço e conheça de forma prática cada funcionalidade que a ferramenta escolhida apresenta. Desse modo, todos se sentirão mais confortáveis a usarem a plataforma no momento da assembleia, sem grandes dificuldades.
Saiba mais sobre como deve ser a postura do síndico em uma assembleia:
4 – Comece por pautas leves
Em concordância ao tópico anterior, recomendamos que inicie a utilização da tecnologia nas assembleias a partir de assuntos simples, que não vão gerar grandes discussões.
Assim, os condôminos conseguem ir se familiarizando melhor com a ferramenta e sua administradora terá mais chances de conseguir engajá-los.
5 – Feedbacks
Para que o engajamento dos condôminos seja maior, periodicamente converse com eles e peça suas opiniões sobre o andamento das reuniões. Dessa maneira, você poderá otimizar a organização das assembleias.
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