A gestão de compras em shopping é um aspecto essencial de qualquer empreendimento, uma vez que envolve todo o processo de aquisição e gestão de estoque de produtos.
Por isso, neste artigo, vamos falar sobre a gestão de compras em shopping centers, como funciona esse processo e como otimizá-lo.
Boa leitura!
A importância da gestão de compras
A gestão de compras é o conjunto de atividades administrativas relacionadas à aquisição de suprimentos internos para uma organização.
Essa prática vai além da simples reposição de produtos e passa, também, pelo controle de estoque, fluxo de suprimentos e, ainda, os processos de pagamento. No caso de shopping centers, a importância é ainda maior, uma vez que existem diversas especificidades nesse tipo de empreendimento.
Nos próximos tópicos, nos aprofundaremos nos principais passos de uma gestão de compras eficiente.
Solicitação
Antes de mais nada, a etapa de solicitação é o ponto de partida para todo o processo. Afinal, é a partir dela que surge a demanda para uma nova compra no shopping.
É comum que as solicitações sejam formalizadas por meio de sistemas informatizados ou formulários internos. Estes documentos detalham os itens necessários, as quantidades desejadas, especificações técnicas e, muitas vezes, um cronograma desejado para a entrega.
Gestão de estoque
Feita a solicitação, o próximo passo é verificar o estoque. É nesse momento que entra em cena a gestão de estoque. Afinal, antes de prosseguir com qualquer compra, é essencial realizar uma análise do estoque existente para evitar compras desnecessárias.
Essa verificação não apenas evita a duplicidade de compras, reduzindo o risco de excesso de estoque, mas também garante uma alocação eficiente dos recursos financeiros.
Além disso, a gestão de estoque é essencial para o controle da circulação de produtos. Uma gestão eficiente do estoque pode ajudar a rastrear quais produtos tem maior demanda e quais ficam guardados por mais tempo, o que precisa ou não ser comprado e a frequência de compra. Com essas informações, é possível planejar as compras com antecedência e garantir, inclusive, um controle melhor do processo.
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Cotação
Identificada a demanda, o próximo passo é fazer a cotação. Nesse momento, é importante fazer a seleção de fornecedores potenciais, levando em conta critérios como histórico de fornecimento, reputação no mercado, qualidade dos produtos e capacidade de atender às demandas específicas do shopping.
Após essa seleção inicial, esse é o momento de comparar preços, prazos e condições de entrega e identificar a melhor opção para a compra.
A cotação é essencial pois, quando é bem-feita, não apenas resulta em economia financeira, mas também garante parcerias sólidas com fornecedores confiáveis.
Pedido de compra
Em seguida, finalizada a cotação, o próximo passo é a elaboração do pedido de compra. Esse documento formaliza a decisão de adquirir os produtos escolhidos, estabelecendo os termos e condições da transação entre o shopping e o fornecedor.
O pedido de compra serve como um contrato entre as partes, detalhando os itens, as quantidades, os preços, os prazos de entrega e outras cláusulas relevantes.
Pode-se gerar o documento do pedido de compra manualmente ou por meio de sistemas automatizados de gestão de compras. Essa automação não apenas agiliza o processo, mas também minimiza erros humanos, garantindo maior precisão e consistência nas transações.
Validação
Outro passo importante, que acontece junto ao pedido de compra, é a validação de alçada, ou seja, a verificação e aprovação hierárquica necessária antes que um pedido de compra seja efetivamente realizado.
Cada nível hierárquico pode ter um limite máximo de autorização para compras. Por exemplo, uma compra de valor mais elevado pode exigir a aprovação de gerentes seniores ou diretores, enquanto compras de menor valor podem ser autorizadas por gerentes de níveis inferiores.
O uso de tecnologia, como sistemas de gestão de compras, pode automatizar e agilizar o processo de validação de alçada.
Pagamento
O próximo passo é fazer o pagamento. Esse processo inicia-se com a catalogação de todas as despesas previstas, associando-as aos fornecedores específicos, valores e datas de vencimento.
Esse controle não se resume apenas ao acompanhamento dos prazos de pagamento. Envolve também a verificação detalhada das faturas, notas fiscais e documentos financeiros recebidos dos fornecedores, garantindo que os valores cobrados estejam de acordo com o que foi acordado no pedido de compra.
Para isso, o uso de automatizações podem ajudar. Afinal, um sistema de gestão de compras que tenha integração com o Contas a Pagar do shopping pode automatizar esse processo, tornando-o mais simples e menos passível de erros.
Leia mais: Práticas eficientes de gestão financeira em shopping.
Entrada no estoque
A entrada no estoque é o último estágio do processo de compras em shopping center. Nesse momento, os produtos adquiridos são recebidos, registrados e integrados ao inventário.
Essa etapa é essencial pois permite manter a precisão do controle de estoque, garantindo que os produtos estejam disponíveis para atender à demanda. Nesse momento a gestão de estoque entra novamente em ação, para garantir que as informações que se tem sobre o estoque estejam devidamente atualizadas com a nova compra.
Saiba mais sobre o assunto nesse episódio do Perguntas e Respostas, no YouTube:
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