Entenda por que o controle patrimonial em shoppings é indispensável para manter a eficiência na operação, na contabilidade e no financeiro.
Em um ambiente tão dinâmico como o de um shopping center, o controle patrimonial ultrapassa o âmbito de uma obrigação contábil e assume um papel estratégico. Gerenciar os bens do empreendimento é fundamental para garantir a eficiência na gestão e o alinhamento com a exigências fiscais.
A ausência de um controle patrimonial eficiente pode gerar sérias consequências, como perdas financeiras por extravios ou depreciações mal registradas. Além de falhas operacionais por causa de ativos não conservados e riscos legais associados à inconformidade com as normas vigentes.
Por outro lado, quando bem estruturado, o controle patrimonial oferece uma série de benefícios estratégicos. Por exemplo, a otimização de recursos, facilidade com a tomada de decisão e assegura a conformidade com o compliance. Investir em práticas integradas de controle pode ser um diferencial competitivo indispensável para o setor de shopping centers.
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O que é controle patrimonial e por que ele importa nos shoppings?
O controle patrimonial é o conjunto de ações que acompanham, organizam e fiscalizam todos os ativos de um empreendimento, que pode incluir desde equipamentos, móveis e utensílios até os próprios imóveis e instalações técnicas. Por isso, é um processo essencial para a gestão eficiente dos bens de uma organização.
O principal objetivo é garantir que esses bens estejam devidamente registrados, identificados e localizáveis, com informações atualizadas sobre sua situação física, contábil e operacional.
Esse acompanhamento começa com o registro completo de cada ativo, contendo diversos dados, como valor de aquisição, data de compra, fornecedor, localização, entre outros. Em seguida, os bens são identificados individualmente, geralmente através de etiquetas com código de barra, QR code ou RFID, que permitirá a rastreabilidade a longo prazo.
Dessa forma, a gestão consegue monitorar onde os bens estão, se estão em uso, se passaram por manutenção ou se foram baixados do sistema. O patrimônio de uma organização pode ser dividido duas categorias.
- Bens tangíveis: são ativos físicos que uma empresa possui, são utilizados nas operações do dia a dia e podem ser trocados ou medidos. Por exemplo: equipamentos, máquinas, imóveis (terreno)...
- Bens intangíveis: não existem fisicamente e que não podem ser trocados ou medidos de forma direta. Por exemplo: marcas, patentes, direitos autorais...
Outra finalidade do controle patrimonial é preservar a integridade física e contábil dos ativos. Ou seja, evita perdas, extravios, uso indevido ou depreciações não registradas, que poderia comprometer os resultados financeiros e causar divergências em auditorias. O controle garante que tudo esteja em conformidade com os registros e em boas condições de uso.
Importância para shopping centers
Nos shopping centers, o controle patrimonial assume uma importância ainda maior devido às características específicas desse tipo de empreendimento. A alta rotatividade dos lojistas exige um acompanhamento constante dos ativos, já que a entrada e saída de operações pode implicar em mudanças na utilização e na responsabilidade de determinados bens.
Além disso, há um grande volume de ativos compartilhados entre as lojas e a administração, como mobiliários, equipamentos de segurança, sistemas de iluminação e infraestrutura. Isso tudo precisa ser monitorado para evitar perdas, mau uso ou desgaste precoce.
É válido destacar os espaços comuns, haja vista que concentram equipamentos de alto valor, como elevadores, sistemas de ar-condicionado central, escadas rolantes e câmeras de monitoramento. Esses itens não apenas demandam investimentos significativos, mas também manutenções constantes para garantir a segurança e o conforto para os visitantes.
Consequências de um controle ineficaz
Um controle patrimonial ineficaz em shopping centers pode gerar consequências significativas, comprometendo tanto a saúde financeira quanto a operação. A ausência de um acompanhamento rigoroso favorece a perda de ativos e prejuízos financeiros, seja por extravio, deterioração não registrada ou substituições desnecessárias.
O desalinhamento entre os registros patrimoniais e a contabilidade afeta diretamente o compliance, abrindo espaço para inconsistência em auditorias e riscos de sanções fiscais ou legais. Em outras palavras, as informações sobre os bens do shopping, como quantidade, localização e depreciação, não coincidem com o que está registrado oficialmente nos livros contábeis.
Essa discrepância afeta diretamente o compliance, já que demonstra a falta de aderência às normas fiscais. Nas auditorias, isso pode levantar suspeitas sobre a gestão dos ativos, dificultar comprovações da origem e resultar em notificações por parte dos órgãos reguladores.
Outro impacto relevante é a dificuldade na manutenção, tanto preventivas quanto corretivas, já que a falta de informações claras sobre a localização, o estado e o histórico de uso impedem o planejamento adequado de intervenções.
Como resultado o shopping fica mais suscetível a:
- falhas operacionais;
- interrupções de serviços essenciais;
- aumento dos custos de reparo;
- prejuízos na experiência dos visitantes;
- danos na reputação do empreendimento.
Benefícios estratégicos do controle patrimonial na gestão de shopping centers
Tomada de decisão mais eficiente
Quando o inventário está constantemente atualizado, a administração possui um acervo de informações sobre cada ativo. Esse acervo inclui localização, valor contábil, estado de conservação e histórico de uso dos equipamentos, mobiliários e sistemas de infraestrutura.
A base de dados é confiável e permite avaliar onde investir, quais equipamentos necessitam de manutenção imediata, quais já estão no fim da vida útil e devem ser substituídos.
Além disso, isso evita que recursos sejam aplicados de forma inadequada, prevenindo compras desnecessárias ou reparos urgentes, que poderiam ser antecipados pela manutenção preventiva. Assim, as decisões passam a ser mais rápidas e alinhadas com a estratégia de longo prazo do shopping, garantindo maior controle de custos e a preservação do patrimônio.
Redução de custos e otimização de recursos
Com um inventário constantemente atualizado, pode-se identificar bens ociosos para redistribuí-los a setores que necessitam ou destiná-los a venda. Isso evita compras desnecessárias, otimiza os recursos financeiros, libera o espaço físico para usos mais estratégicos e ainda contribui para o shopping operar com mais eficiência.
O acompanhamento contínuo do estado e histórico de manutenções permite criar um calendário preventivo, que evita reparos emergenciais. Dessa forma, é possível priorizar intervenções em equipamentos críticos, como elevadores e escadas rolantes, garantindo o funcionamento pleno e prolongamento da vida útil.
Na prática, isso significa menos desperdício e um uso mais estratégico do orçamento de manutenção, fortalecendo a sustentabilidade do shopping.
Suporte à segurança e gestão de riscos
O controle patrimonial também desempenha um papel essencial no suporte à segurança e gestão de riscos em shoppings. Isso porque, a partir dos registros, é possível realizar um mapeamento das áreas críticas e equipamentos sensíveis, como câmeras de vigilância, sistemas de alarme, geradores e entre outros.
Com isso, é possível direcionar recursos e ações de forma mais assertiva, garantindo que esses ativos recebam a atenção necessária para evitar falhas e comprometer a segurança.
Para a realização de auditorias, o controle patrimonial auxilia com as informações organizadas e rastreáveis de cada ativo. Assim, agiliza a verificação de conformidade, reduz o risco de inconsistências e assegura que o shopping consiga responder rapidamente a qualquer ocorrência.
Etapas fundamentais para implementar um sistema eficaz de controle patrimonial
Levantamento e inventário inicial
O levantamento e a preparação inicial para inventário consistem na identificação detalhada de todos os ativos físicos do shopping. Esse processo abrange desde equipamentos e mobiliário até sistemas de infraestrutura, registrando sua localização precisa e seu estado de conservação.
Tudo isso forma a base para um gerenciamento preciso, que permite não só a atualização constante do inventário, mas também a definição de prioridades para manutenção e realocação de bens.
Essa etapa também exige uma integração direta com outras áreas do shopping, como Facilities, Financeiro e TI. Com a finalidade de garantir que todos os setores estejam alinhados quanto às informações patrimoniais, o levantamento preliminar consolida dados, evita retrabalhos e otimiza processos.
Com essa etapa bem executada, o shopping cria condições para manter a acuracidade das informações e pode partir para as próximas fases do controle patrimonial.
Codificação e etiquetagem patrimonial
A codificação e a etiquetagem constituem uma etapa essencial e envolve a utilização de tecnologias, como QR Codes, RFID ou etiquetas com numeração única. Isso porque elas permitem uma leitura rápida por dispositivos móveis ou leitores especializados, agilizando a realização de inventários e reduzindo erros.
É de suma importância salientar que a padronização na identificação é um ponto-chave, garantindo que cada ativo receba um código exclusivo, eliminando duplicidades e facilitando a gestão ao longo do tempo.
Por isso, a escolha das etiquetas exige atenção, pois precisam ser confeccionadas com materiais resistentes a calor, umidade e atrito, de acordo com o ambiente que serão aplicadas e o tipo de ativo que será identificado. Esse cuidado garante a durabilidade e a legibilidade de cada etiqueta.
Dessa maneira, torna-se mais simples executar auditorias, programar manutenções e manter a rastreabilidade dos bens, sendo possível saber com precisão onde cada item está e qual seu status.
Registro em sistemas de gestão patrimonial
O registro em um sistema de gestão patrimonial centraliza todas as informações em um único sistema confiável. Ele assegura que os dados estejam sempre atualizados e acessíveis à diferentes áreas da gestão, permitindo consultas rápidas e facilitando a tomada de decisão.
A partir desse processo fica evidente o papel crucial da tecnologia, já que ela reduz erros manuais e facilita a integração entre os módulos. A atualização dos dados em tempo real e o acesso remoto tornam o acompanhamento mais ágil e eficiente, alinhando o controle patrimonial com as demandas operacionais do shopping.
Cada ativo é registrado de forma completa, incluindo número de tombamento, localização, valor de aquisição, responsável, vida útil e estado de conservação, criando um histórico detalhado que facilita o acompanhamento.
Quando integrado ao módulo de manutenção, o sistema permite monitorar todas as intervenções técnicas, manutenções preventivas e consultar o histórico de reparos. Já a vinculação com o setor de compras possibilita o registro automático de novos ativos adquiridos, certificando que nenhum bem entre para a operação sem estar devidamente catalogado.
Auditorias constantes
Com o objetivo de verificar se as informações registradas no sistema condizem com a realidade física dos ativos, as auditorias precisam ser realizadas periodicamente. Durante esse processo, eventuais inconsistências podem ser detectadas e corrigidas, como atualização de localização, substituições não registradas ou baixas pendentes de formalização.
Além disso, as auditorias funcionam como uma barreira importante contra fraudes, extravios e perdas, reduzindo os riscos operacionais e financeiros. Também contribuem para a prevenção de passivos fiscais, uma vez que garantem que a documentação e os registros contábeis estejam alinhados às exigências locais.
Boas práticas e erros comuns
Boas práticas
Manter um controle patrimonial eficiente em shopping centers exige a adoção de prática que envolvam todas as áreas da organização. Cada departamento, desde a administração até a segurança e manutenção, deve estar alinhado e comprometido com as ações adotadas. Isso cria uma cultura de responsabilidade compartilhada, evita falhas de comunicação e assegura a credibilidade dos dados.
Outro ponto muito importante é o treinamento contínuo da equipe operacional. Isso porque ela está diretamente envolvida na movimentação, e investir na capacitação garante que os colaboradores estejam cientes das melhores práticas para monitorar os bens. Um time bem treinado sabe seguir corretamente os procedimentos de registro e manuseio dos bens, corrigindo possíveis eventualidades.
Por fim, as atualizações constantes no sistema de gestão patrimonial são indispensáveis. Alterações na localização, no estado de conservação ou na titularidade dos bens devem ser registradas imediatamente, garantindo que o inventário seja atualizado praticamente em tempo real.
Principais erros
Um dos principais erros no controle patrimonial de shopping centers é não considerar bens de uso coletivo, como mobiliário de áreas comuns e sistemas de climatização. Por serem compartilhados entre diversos setores e lojistas, esses ativos acabam, muitas vezes, passado despercebido pela gestão, que pode resultar na falta de manutenção adequada e falhas operacionais.
Além disso, é primordial não confiar apenas em planilhas manuais para o registro e acompanhamento dos bens. Embora elas possam ser úteis, são mais suscetíveis a erros humanos, perda de dados e não oferecem a integração necessária com outros processos da operação.
Também é comum deixar o inventário desatualizado, negligenciando o registro de movimentações, substituições ou baixas de ativos. Isso compromete a precisão das informações, dificulta auditorias e prejudica a tomada de decisões. Evitar esses erros é importante para que o controle patrimonial em shoppings seja realmente eficiente e confiável.
