Veja estratégias de planejamento financeiro do condomínio, passos essenciais e como evitar erros para garantir eficiência com tecnologia.
O planejamento financeiro do condomínio é tão essencial quanto o de qualquer empresa.
Mesmo não sendo considerada uma organização com fins lucrativos, um condomínio necessita que o síndico e a administradora tenham todas as informações que possibilitem a criação desse plano, que permitirá prever os gastos e receitas e se precaver de possíveis problemas futuros.
Se esse assunto te interessa ou se você quer saber um pouco mais sobre como conseguir fazer um planejamento financeiro condominial com eficiência, te convido a ler esse artigo.
O que é o planejamento financeiro do condomínio?
É um processo que permite prever, controlar e equilibrar as receitas e despesas, garantindo a saúde financeira e a qualidade de vida dos moradores.
Mais que uma planilha de gastos, é uma ferramenta estratégica que evita surpresas desagradáveis e garante mais transparência entre síndico, administradora e condôminos.
O planejamento financeiro é essencial para organizar os recursos do condomínio e cumprir as obrigações financeiras. Além disso, ajuda a garantir que o caixa sempre esteja positivo, mesmo no caso de emergências.
Os passos para um bom planejamento financeiro do condomínio
Listar todos os passos e atividades necessárias para criar um bom planejamento financeiro não é difícil, pois o cenário condominial é repetitivo.
No entanto, é necessário cuidado e estudo para que o documento seja o mais completo possível. Afinal, é a partir dele que se evita surpresas a médio e longo prazo.
Veja, a seguir, alguns dos passos para um planejamento financeiro eficaz.
Criar a previsão orçamentária
A previsão, ou planejamento orçamentário, é uma das bases de qualquer planejamento financeiro.
Use como referência o histórico financeiro do condomínio, ajustando os valores para refletir a inflação, reajustes contratuais e outros fatores que podem impactar os custos.
Analisar minuciosamente as contas do condomínio, incluindo as extraordinárias
Mapeie todas as despesas fixas e variáveis do condomínio, como contas de água, energia, manutenção, e também as despesas extraordinárias, como reformas e reparos.
Essa análise detalhada vai ajudar a evitar surpresas financeiras ao longo do ano.
Considerar uma taxa de inadimplência dos condôminos
Inclua no planejamento uma estimativa para lidar com possíveis atrasos nos pagamentos das taxas condominiais.
Esse valor deve se basear em históricos de inadimplência anteriores e pode variar conforme o perfil dos moradores.
Calcular os gastos trabalhistas
Leve em conta os custos com funcionários do condomínio, incluindo:
- salários;
- benefícios;
- encargos trabalhistas;
- e provisões para décimo terceiro e férias.
Esses valores devem ser considerados como despesas fixas no orçamento.
Calcular corretamente o valor da taxa condominial e o seu tipo de arrecadação
Defina o valor ideal da taxa condominial com base no total de despesas previstas, na taxa de inadimplência projetada e no fundo de reserva.
Considere também o método de arrecadação, que pode ser fixa ou por rateio.
Criar um fundo de obras
Planeje um fundo específico para obras e manutenções de grande porte, como reformas estruturais ou melhorias nas áreas comuns.
Esse fundo ajuda a evitar cobranças extras e mantém o patrimônio do condomínio valorizado.
Esses passos possibilitam que o planejamento seja claro e objetivo. Dessa forma, ao apresentá-lo na assembleia ordinária, minimizam-se as dúvidas dos condôminos.
O protagonismo da previsão orçamentária no planejamento financeiro
Dentre os passos para um bom planejamento financeiro, a previsão orçamentária tem um grande foco. Afinal, ela é o espelho das contas e engloba praticamente todos os demais passos necessários para um bom planejamento financeiro.
Mas como simplificar a elaboração da previsão orçamentária?
Para isso, um software de gestão financeira pode ser um grande apoio para o síndico e a administradora.
ERPs como o Group Condomínios resgatam os valores das despesas e receitas do ano anterior para então possibilitar a criação da nova, considerando o reajuste com base na inflação ou com base no percentual aprovado para tal.
Com os valores levantados, é possível traçar o cenário das despesas ordinárias do ano que vai entrar, projetar o fundo de reserva e, ainda, calcular o valor da taxa condominial que será praticado.
A taxa condominial e seu impacto no planejamento financeiro
A cota condominial comumente é calculada com base na previsão orçamentária. Isso garante que seu valor cubra o pagamento das despesas ordinárias, além de permitir projetar corretamente o fundo de reserva.
A taxa condominial tem um grande impacto no planejamento financeiro, uma vez que qualquer cálculo ou provisão errada podem acarretar grandes problemas para o síndico, a administradora e o condomínio como um todo. Basta pensar em um cenário em que se recebe menos que se gasta: é impossível garantir sustentabilidade financeira.
Por isso, é fundamental determinar o tipo de arrecadação da taxa condominial e entender como planejar com base nesse tipo.
Hoje, no mercado, há duas formas clássicas de arrecadação: a taxa fixa e a taxa por rateio (provisionado ou pós-despesas).
Taxa fixa
No modelo de taxa fixa, o valor é único e cobrado igualmente em todos os meses. Nesse caso, tem-se o benefício de permitir aos condôminos uma previsibilidade maior para seus gastos.
Entretanto, quando se arrecada por meio de taxa fixa, é fundamental trabalhar, no planejamento financeiro, com o reajuste das despesas baseado no ano anterior. Além disso, é necessário acompanhar linha a linha a previsão, de forma a evitar gastar o fundo de reserva com o pagamento de despesas ordinárias.
Ao utilizar a taxa fixa, também é essencial que as despesas sazonais sejam distribuídas no planejamento durante todo o ano, sem acumular em meses específicos, de forma que o condomínio não entre em déficit. Ainda nessa linha, é válido provisionar os gastos trabalhistas do fim do ano, que sempre são maiores.
Taxa por rateio
Já o modelo de taxa condominial por rateio é o baseado nas despesas do mês e pode ser de duas formas:
- por provisão, ou seja, projetando os gastos do próximo mês;
- pós-despesa, quando a arrecadação é feita no mês posterior, considerando as despesas pagas anteriormente.
O cuidado necessário no planejamento, nesse caso, é em relação à distribuição das despesas ao longo dos meses. É preciso evitar que, em meses específicos, o valor da taxa suba muito, caso uma despesa seja muito alta em relação aos outros meses.
Nesse tipo de arrecadação, é comum precisar de um capital de giro para o condomínio a fim de evitar surpresas.
Simplificando o cálculo da taxa condominial
Em ambos os tipos de da taxa condominial, o trabalho da administradora pode ser simplificado por meio de informações financeiras claras, que podem vir por meio de relatórios, planilhas ou dashboards.
ERPs como o Group Condomínios ajudam no trabalho de reunir e obter essas informações, além de oferecerem funcionalidades que permitem trabalhar com ambos os tipos de arrecadação. Além disso, disponibilizam relatórios sintéticos e analíticos, que podem ser enviados aos síndicos para apoiar as tomadas de decisão.
Como apresentar o planejamento financeiro aos condôminos
Ao elaborar o planejamento financeiro, é importante que os condôminos participem do processo orçamentário.
Isso pode ser feito por meio da criação de comissões financeiras no condomínio ou mesmo durante a própria assembleia. No entanto, caso a escolha seja pela participação na assembleia, é essencial que o planejamento apresentado tenha todas as informações relevantes.
Porém, um planejamento completo não significa apresentar planilhas com um número infinito de linhas ou relatórios com inúmeros dados. Afinal, o objetivo é permitir a participação dos condôminos na reunião por meio de um debate conciso e assertivo.
Dessa forma, a sugestão é apresentar a previsão orçamentária mostrando o percentual de reajuste, informando o que foi levado em consideração e explicando o tipo de taxa de arrecadação do condomínio.
Os relatórios sintéticos são bem-vindos nessa apresentação, mas é claro que o analítico deve estar a postos, caso necessário. O uso de gráficos comparando previsto x realizado também é interessante.
Mais uma vez, um ERP condominial pode ser um grande aliado nessa jornada.
A importância do planejamento financeiro para a estabilidade do condomínio
Planejar é essencial para todos nós, não só para empresas ou para os condomínios. Quando entendemos que o planejamento financeiro muda a vida e o futuro dos negócios, é impossível viver sem ele.
Por isso o planejamento financeiro do condomínio é tão importante: afinal, estamos falando de diversas vidas, que serão impactadas diretamente por falhas ou erros não previstos.
Dessa forma, para evitar problemas, é importante seguir os passos de um bom planejamento financeiro e procurar softwares que atendam as necessidades dos condomínios e, principalmente, que facilitem a criação e manutenção do planejamento financeiro. Assim, é possível trabalhar com tranquilidade e não se estressar a cada início de ano.
