A Marchiori & Simões Gestão Condominial é um exemplo de como a tecnologia pode transformar a rotina de uma administradora. Com a automação de processos automatizados e centralização de informações, a empresa ganhou mais agilidade, controle e eficiência operacional.
Antes da digitalização, boa parte da operação dependia de planilhas, lançamentos manuais e atividades repetitivas. Esse cenário aumentava o tempo gasto em tarefas simples e dificultava a escalabilidade da gestão.
Foi nesse contexto que a parceria com a Group Software começou, em 2018. A partir da implantação de soluções integradas, a administradora passou a automatizar atendimentos, organizar a prestação de contas e simplificar processos financeiros.
Neste case, você vai entender como a tecnologia ajudou a Marchiori & Simões a fortalecer sua operação, melhorar o atendimento aos clientes e ganhar produtividade no dia a dia da gestão condominial.
Marchiori & Simões Gestão Condominial: quem é e como atua no mercado paulista
A Marchiori & Simões foi construída sobre um propósito claro: otimizar, organizar e simplificar a vida dos condomínios. Com mais de 10 anos de experiência, ela chegou ao mercado com o conhecimento de quem já viveu os desafios da gestão condominial por dentro.
Além da administração de condomínios, a empresa também realiza auditorias e consultorias especializadas. Essa atuação ampliada exige controle operacional, comunicação eficiente e processos bem estruturados.
Assim, é possível garantir que síndicos e condôminos tenham suporte completo, da operação financeira à tomada de decisão estratégica.
Atuando em toda a Grande São Paulo, a empresa se posiciona com planos personalizados para cada cliente, entendendo que cada condomínio tem uma realidade diferente. Isso explica a solidez dos números que a Marchiori & Simões carrega hoje:
- 141 condomínios ativos;
- mais de 3.634 unidades administradas;
- realização de dezenas de auditorias e consultorias todo ano.
Como era a operação antes da tecnologia da Group Software?
Antes da implantação dos sistemas da Group, a operação da Marchiori & Simões seguia um modelo tradicional que ainda é comum em muitas administradoras de condomínios pelo Brasil.
A rotina dependia de controles manuais. Planilhas em Excel concentravam informações financeiras, cobranças e relatórios operacionais. Além disso, muitas tarefas eram executadas diretamente nos bancos. A geração de boletos, por exemplo, exigia lançamentos individuais para cada unidade administrada.
Esse cenário consumia tempo da equipe, aumentava a complexidade da operação e abria margem para erros. Pequenas demandas operacionais exigiam esforço e dificultavam a produtividade da administradora.
Normando relembra como funcionava a rotina antes da automação:
“Antes os processos eles sempre foram feitos de forma manual. Então era a planilha de Excel. Você planilhava as unidades em Excel, planilhava os valores que tinham que ser pagos, depois lançava tudo isso dentro do banco.”
Para uma operação em crescimento, manter esse modelo significava contratar mais pessoas para fazer mais do mesmo.
Além disso, o atendimento era reativo. Solicitações simples, como segunda via de boleto ou envio de documentos, ainda dependiam da intervenção manual. Como consequência, geravam filas de demandas que sobrecarregavam a equipe. Normando Simões descreve bem essa realidade:
“Segunda via de boleto é uma coisa bem complicada. Você pode ver diversas reclamações de pessoas que pedem boleto e demoram uma semana para mandar.”
A dificuldade com a falta de automação, porém, não era exclusiva da Marchiori & Simões. Livro de ocorrência sem retorno, falta de atendimento e ausência de prestação de contas são queixas recorrentes que chegam às administradoras vindas de condomínios insatisfeitos com seus gestores anteriores.
As soluções da Group que fortaleceram a operação da administradora
A transformação operacional da Marchiori & Simões Gestão Condominial aconteceu com a integração das soluções da Group Software. A administradora passou a centralizar informações e automatizar atividades que antes consumiam horas da equipe.
Hoje, diferentes ferramentas fazem parte da rotina da empresa, como destaca Normando:
“Em 2018, a gente adquiriu os softwares da Group Software e aí a gente passou a integralizar tudo. Hoje eu não tenho só o Condomínio21, eu tenho Group Atendimento, o Group COM, o Condomínio21 e o GED.”
Essa integração trouxe agilidade para a administradora de condomínios. Além da produtividade, a tecnologia permitiu ter mais previsibilidade nos processos financeiros e administrativos. Com isso, a equipe passou a focar mais em atividades estratégicas e atendimentos mais complexos. Segundo Normando:
“Com dois cliques eu resolvo coisas que antes eu demoraria uma hora. Hoje eu resolvo em 2 minutos. […] Hoje é tudo dentro da Group.”
Atendimento automatizado e ganho de produtividade
Uma das principais mudanças aconteceu no atendimento aos clientes. Antes, solicitações simples ocupavam grande parte do tempo da equipe administrativa.
Com o Group Atendimento, boa parte dessas demandas passou a ser automatizada. O sistema filtra informações e resolve solicitações básicas sem necessidade de atendimento humano.
Isso acelerou processos internos e reduziu o volume de tarefas repetitivas. Assim, a equipe passou a atuar apenas em demandas que realmente exigem análise especializada.
Normando resume esse impacto de forma objetiva:
“O atendimento é totalmente robotizado. Quando ele [cliente] entra para o administrativo ou para o financeiro, isso já tá meio que solucionado. O atendimento automático já vai filtrando as informações que eu preciso. Quando realmente o cliente de fato precisa falar com o atendimento humano, é só para uma solução final.”
Além disso, moradores conseguem acessar boletos, documentos e informações diretamente pelo aplicativo. Essa autonomia melhora a experiência do usuário e reduz gargalos operacionais.
Balancete digital e centralização das informações
Outro avanço importante aconteceu na prestação de contas. A digitalização dos documentos trouxe mais organização e transparência para síndicos e condôminos.
Com o Group GED, documentos financeiros e notas fiscais passaram a ficar centralizados em ambiente digital. Isso facilitou consultas e reduziu retrabalhos operacionais.
Além disso, a administradora ganhou velocidade na geração de balancetes e relatórios financeiros. Informações que antes exigiam controles paralelos passaram a ser processadas automaticamente.
Normando destaca esse ganho operacional:
“Você clica dois botões, o balancete tá fechado. […] O GED faz a digitalização da nota. O Group Pay também faz o buscador das notas. Então tudo que era dificuldade hoje é facilidade.”
Essa estrutura também fortaleceu a transparência financeira, um dos principais desafios enfrentados por administradoras de condomínios.
Aplicativo e autonomia para moradores e síndicos
A digitalização também mudou a relação entre administradora, síndicos e moradores. O acesso às informações passou a acontecer de forma rápida e centralizada.
Hoje, boletos, documentos e solicitações ficam disponíveis diretamente no aplicativo. Isso reduz a dependência do atendimento manual e melhora a comunicação condominial.
Além disso, a personalização dos serviços fortalece a percepção de organização e profissionalismo da administradora. Normando comenta como isso impactou a rotina operacional:
“Se o cliente diz ‘Ah, não quero ir pelo WhatsApp, quero ir pelo aplicativo’. Também tem tudo lá disponível. Então tem toda essa facilidade.”
Essa autonomia reduz o volume de demandas simples e permite que a equipe mantenha foco em atividades estratégicas.
Resultados alcançados com a automação da gestão condominial
A adoção das soluções da Group Software trouxe ganhos operacionais importantes para a Marchiori & Simões Gestão Condominial. A administradora passou a trabalhar com mais controle, velocidade e organização.
Entre os principais resultados alcançados estão:
- automação de processos administrativos;
- redução de tarefas manuais;
- mais produtividade operacional;
- centralização de informações;
- atendimento mais rápido;
- maior transparência financeira;
- agilidade na prestação de contas;
- escalabilidade da operação.
Além disso, a administradora ganhou mais previsibilidade para acompanhar demandas financeiras e operacionais no dia a dia. Outro diferencial destacado por Normando foi a qualidade e o suporte próximo da Group Software:
“Não tem problema com sistemas. Muitas vezes eu ligo na Group para tirar uma dúvida, mas não referente ao sistema. Então é muito fácil o acesso. Ou você abre um ticket pelo portal Group Educa ou você entra em contato pelo WhatsApp. Tem o sistema da Partner também que é super fácil de usar. Então é tudo muito fácil de ser comunicado, né? Fora que muitas vezes eu também já recebi ligação de funcionários da Group perguntando se tava tudo bem.”
Essa proximidade fortaleceu a relação entre tecnologia e operação, permitindo melhorias contínuas ao longo dos anos.
Para entender melhor como a tecnologia fortaleceu a rotina da administradora, vale conferir o depoimento completo de Normando Simões. No vídeo, ele mostra como era a rotina antes da automação. Também explica como as soluções da Group Software ajudaram a agilizar processos e melhorar a produtividade da equipe.
O que outras administradoras podem aprender com a Marchiori & Simões Gestão Condominial?
O case da Marchiori & Simões mostra que a tecnologia deixou de ser apenas um apoio operacional. Hoje, ela faz parte da estratégia de crescimento das administradoras.
Ao automatizar rotinas e centralizar informações, a empresa conseguiu reduzir gargalos e aumentar sua capacidade operacional sem comprometer o atendimento.
Além disso, a digitalização trouxe mais autonomia para moradores e síndicos. Isso melhora a experiência do cliente e reduz a sobrecarga interna.
Outro aprendizado importante está na escolha de parceiros tecnológicos preparados para acompanhar as mudanças do mercado. Normando destaca esse diferencial ao comentar a adaptação às mudanças fiscais:
“A Group foi uma das primeiras administradoras a pensar na EFD-Reinf, na mudança, quando deixou de ser aquela DARFzinha para migrar pro novo modelo.”
Casos como esse reforçam como a automação de processos, a integração de sistemas e a gestão financeira estruturada ajudam administradoras a crescer de forma sustentável.
Conheça as soluções da Group Software para administradoras e veja como a tecnologia pode fortalecer a sua gestão!
