Última atualização: 8 de janeiro de 2024
Desde 2021, o ponto digital foi incluído na categorização de Registradores Eletrônicos de Ponto (REPs). Assim, tornou-se oficialmente uma opção não apenas para o controle de ponto, mas também para o tratamento desses registros. O controle de ponto digital tem se tornado cada vez mais relevante para diversas empresas que buscam se modernizar.
Porém, quais as vantagens de adotar esse tipo de controle de ponto?
Para responder a essa pergunta, organizamos uma lista com os principais benefícios do controle de ponto digital. Para descobrir quais são eles, é só continuar a leitura!
O controle de ponto digital
Antes de tudo, vamos definir o que é o controle de ponto digital, ou REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via programa).
De acordo com a portaria 671/2021, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), o REP-P é um dos três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto. Veja o que diz a portaria:
Art. 758 O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Como você viu, trata-se do controle de ponto via software ou aplicativo. Ele elimina a exigência do aparelho convencional de registro de ponto eletrônico, assim como o uso de papéis e planilhas.
Esse tipo de controle de ponto funciona por meio do registro do ponto via computador ou celular, com funcionalidades como reconhecimento facial, geolocalização e validação biométrica. Assim, evitam-se fraudes e garante-se o registro adequado das informações, conforme previsto em lei.
Mas, afinal, quais os benefícios de utilizar um sistema assim? Confira a seguir.
Benefícios do controle de ponto digital
1. Precisão e redução de erros
A transição para o controle de ponto digital significa uma despedida das inconsistências associadas a métodos manuais de registro de ponto. Isso porque a tecnologia ajuda a eliminar erros de cálculo, esquecimentos e até mesmo fraudes involuntárias. Além disso, o controle de ponto digital permite registros mais precisos, inclusive com geolocalização e reconhecimento facial.
Assim, a coleta de dados acontece de forma mais precisa e consistente, o que contribui para a conformidade legal e, também, para um controle mais completo da jornada de trabalho.
2. Automatização de processos
Com o controle de ponto digital, o tempo utilizado para a gestão de jornada de trabalho se torna significativamente menor. Isso porque, por meio de software ou aplicativo de registro de ponto, processos como cálculo de horas extras, configuração de escalas de trabalho e geração de relatórios são automatizados, eliminando o uso de planilhas.
Ademais, com a integração entre o controle de ponto digital e um software de gestão de folha de pagamento, é possível automatizar processos repetitivos de gestão de pessoas, liberando mais tempo para tarefas estratégicas.
3. Gestão de jornada flexível
Em um mundo profissional em constante evolução, a rigidez das jornadas de trabalho tradicionais está dando lugar a uma abordagem mais flexível e adaptável. Nesse contexto, o controle de ponto digital permite configurar e gerenciar jornadas de trabalho flexíveis, permitindo aos colaboradores e à gestão o acompanhamento do tempo trabalhado mesmo fora das jornadas de trabalho mais tradicionais.
Além disso, o controle de ponto digital também facilita esse registro em modalidades de trabalho híbridas ou em home office, uma vez que não é necessário estar fisicamente presente no escritório para fazer o registro e acompanhamento do ponto.
4. Visibilidade em tempo real
Com sistemas digitais de controle de ponto, é possível ter acesso imediato a dados atualizados, o que permite uma compreensão precisa da força de trabalho, especialmente em ambientes de trabalho dinâmicos e em constante mudança. Essa visibilidade instantânea elimina a necessidade de aguardar relatórios periódicos ou depender de métodos manuais de coleta de dados.
Além disso, a visualização em tempo real também pode facilitar a tomada de decisões informadas e simplificar o controle de horas extras e banco de horas.
5. Conformidade legal
A conformidade legal é uma preocupação fundamental para qualquer empresa, e a gestão da jornada de trabalho é uma área particularmente sensível a regulamentações trabalhistas. Nesse sentido, o controle de ponto digital pode ajudar a atender e facilitar a conformidade com as leis trabalhistas, uma vez que a automação minimiza o risco de erros e aumenta a precisão da coleta de dados.
Além disso, a criptografia das informações garante segurança dos dados de acordo com a LGPD. Já o armazenamento destes em nuvem, por sua vez, permite que a guarda das informações por quanto tempo for necessário, atendendo às exigências da legislação trabalhista.
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6. Praticidade para os colaboradores
A transição para o controle de ponto digital apresenta muitas vantagens na economia de tempo, tanto para gestores e setor de DP.
Para os colaboradores, a coleta de dados por meio de sistemas digitais é mais rápida e eficiente, evitando filas para realizar o registro do ponto. Com o registro por meio de um software ou aplicativo de celular, cada colaborador pode registrar o seu ponto na própria estação de trabalho de forma significativamente mais rápida. Além disso, a burocracia do registro de ponto tradicional é eliminada. Assim, os colaboradores ganham mais tempo para se concentrar em suas responsabilidades principais.
7. Redução de custos com papel e impressão
Nos métodos mais tradicionais de controle de ponto, é comum utilizar papel para realizar registros ou controles, o que consome recursos financeiros e demanda mais espaço físico para armazenamento e organização.
Com o controle de ponto digital, a necessidade dos registros em papel é eliminada. Assim, é possível reduzir os custos operacionais associados à compra de papel e simplificar a organização e o arquivamento de documentos relacionados à jornada de trabalho. Além disso, essa redução de gasto de papel também realiza uma função de sustentabilidade, reduzindo os impactos da empresa para o meio ambiente.
8. Mais transparência
O aumento da transparência na gestão de horas trabalhadas é um benefício marcante proporcionado pelo controle de ponto digital.
Para os colaboradores, é possível acessar facilmente seus próprios registros de ponto. Assim, estes têm um controle maior sobre as suas entradas, saídas, intervalos e folgas, ganhando autonomia em relação à gestão do próprio tempo.
Além disso, essa transparência pode contribuir para fortalecer a cultura organizacional baseada em comunicação aberta. Afinal, colaboradores que se sentem parte de uma empresa transparente, comunicativa e que valoriza a equidade na gestão do tempo tendem a estar mais engajados e satisfeitos em seu ambiente de trabalho.
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9. Facilidade na geração de relatórios
A capacidade de gerar relatórios de maneira rápida e precisa é um componente crucial para a gestão eficaz de recursos humanos. Nesse sentido, o controle de ponto digital oferece uma facilidade significativa na geração de relatórios, proporcionando aos gestores uma visão abrangente e detalhada da jornada de trabalho dos colaboradores.
Softwares e aplicativos de ponto podem oferecer diferentes formatos de relatório, como relatórios sintéticos, de banco de horas, de visitas, de horas extras, de faltas e atrasos e de absenteísmo, entre vários outros. Assim, a informação chega à gestão com celeridade e pode ser analisada com precisão, servindo como insumo para a tomada estratégica de decisões.
10. Mais segurança
A segurança da informação e a proteção contra fraudes são prioridades em qualquer sistema de controle de ponto. E, nesse contexto, as soluções digitais proporcionam recursos avançados para garantir a integridade, confidencialidade e autenticidade dos dados.
Por exemplo, a integração da geolocalização e das validações biométricas ao controle de ponto digital acrescenta uma camada de segurança e autenticidade, fortalecendo a precisão dos registros e prevenindo possíveis fraudes.
Já em relação à segurança no acesso, os sistemas de controle de ponto digital costumam oferecer a capacidade de configurar permissões de acesso conforme o perfil do usuário. Assim, cada colaborador e gestor tem acesso apenas às informações relevantes às suas responsabilidades, impedindo o acesso não autorizado a dados sensíveis.
Por fim, a criptografia das informações assegura que os todos dados estejam protegidos, garantindo que, mesmo em caso de interceptação de dados, as informações fiquem inacessíveis a terceiros não autorizados. Isso é essencial à luz da LGPD, que define punições rigorosas no caso de vazamento de dados pessoais.