Aprenda como fazer a gestão de folha de pagamento do condomínio

Para realizar uma boa gestão, toda administradora precisa investir na organização. Esse cuidado permite que você entenda melhor os seus gastos e, principalmente, não desperdice o orçamento com questões supérfluas. Para realizar essa tarefa com eficácia, muitos profissionais utilizam a famosa folha de pagamento do condomínio.

Vale notar que o documento reúne todos os valores que foram gastos com os seus colaboradores ao longo do mês. Isso facilita a identificação de quais pagamentos já foram realizados, quais estão pendentes e o total de dinheiro aplicado em determinado período.

Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer uma gestão eficiente da folha de pagamento no contexto da administração condominial, listamos dicas estratégicas para ajudá-lo nessa tarefa. Confira o artigo!

Quais são os pontos essenciais da folha de pagamento do condomínio?

Quem administra um condomínio sabe que o serviço pode ser comparado à organização de uma empresa. Afinal, você deverá contratar funcionários, cuidar das finanças, contratar fornecedores e, muitas vezes, atuar com a gestão de pessoas, sejam elas condôminos ou pessoal contratado.

Não é de se surpreender, assim, que a folha de pagamento seja tão importante. Afinal, a ferramenta permite o acompanhamento de toda a movimentação do orçamento despendido com os seus colaboradores a cada mês. Ademais, os cálculos tributários sobre a mesma merecem atenção para não gerar nenhum problema futuro.

Dentre os itens fundamentais que devem constar no documento, estão:

• salário mensal de cada funcionário, designando o valor bruto (total) e o valor líquido (com descontos);
• horas extras trabalhadas pelos colaboradores;
• descontos gerados por faltas ou atrasos;
• valor de vale-transporte, vale-alimentação e/ou vale-refeição;
• gastos relacionados à tributação e previdência social;
• valores adicionais, tais como adicional noturno, tempo de serviço, insalubridade ou acúmulo de função;
• salário-habitação — é concedido quando o funcionário mora no condomínio e se torna isento de aluguel ou demais taxas.

Quais são os encargos sobre a folha de pagamento do condomínio?

Para criar uma folha de pagamento do condomínio completa, você não poderá se esquecer de adicionar os encargos sociais. Ao todo, são quatro itens fundamentais que precisam ser incluídos. Veja quais são eles.

Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

Além do salário e dos benefícios, o condomínio deverá depositar mensalmente uma porcentagem referente ao FGTS. Esse valor é calculado de acordo com o salário do colaborador e incide sobre as férias, aviso prévio e 13º.

Sua alíquota é de 8% e seu recolhimento não deve ultrapassar a data estipulada pelo governo. O prazo final é sempre até o dia sete do mês subsequente ao pagamento da folha salarial.

Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

O INSS é o encargo previdenciário mais importante, sendo responsável por garantir os direitos do trabalhador relacionados à seguridade social. Estão incluídos seguros como auxílio doença, pensão por morte, salário-maternidade e, claro, aposentadoria.

Por essa razão, tal contribuição precisa ser paga corretamente e para todos os funcionários devidamente contratados — isso vale para os colaboradores de carteira assinada ou não. O valor do INSS gira em torno de 20% do salário bruto mensal e precisa ser pago sempre até o dia 15 do mês subsequente ao pagamento do salário.

Programa Integração Social (PIS)

O PIS é uma contribuição exclusiva para garantir o seguro-desemprego ou abono salarial. A porcentagem desse encargo é de 1% sobre o salário bruto do colaborador, podendo variar de acordo com o estado. Assim como o INSS, o PIS deve ser pago até o dia 15.

Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)

O IRPF é um imposto cobrado de pessoas físicas que recebem um salário acima de R$1.903,99, conforme a tabela vigente (2019). Ele deve ser realizado todos os anos e, para calculá-lo, é preciso analisar o ano-calendário do salário de cada colaborador.

Essa necessidade se dá pelo fato de que o imposto não é pago de forma deliberada pelo funcionário. Em vez disso, deve ser realizado o recolhimento na fonte. Ou seja, o valor deve ser calculado e já descontado do total recebido pelo colaborador. Assim, ele nem pega no dinheiro.

Como fazer a folha de pagamento do condomínio?

Depois de conhecer alguns fatores básicos que devem ser incluídos na folha de pagamento do condomínio, chegou a hora de aprender como elaborar esse documento tão importante no dia a dia da sua administradora. Acompanhe!

Passo 1: faça o controle de ponto

O primeiro passo é fazer o controle do ponto de cada trabalhador. Essa tarefa pode ser realizada por meio do ponto eletrônico ou da tradicional folha de ponto, que deverá ser preenchida diariamente e com supervisão do síndico ou zelador.

Passo 2: considere as horas extras

Ao investir na folha de ponto, você terá mais facilidade para calcular as horas extras dos colaboradores — ou também o período em que o trabalhador permaneceu no condomínio além do seu horário típico de trabalho.

Passo 3: lembre-se dos adicionais

Por lei, os funcionários que trabalham à noite devem receber um valor adicional no salário. Indivíduos que ocupam as funções de segurança ou porteiro, por exemplo, e que trabalham a partir das 22 horas, devem receber uma porcentagem de 20% sobre a hora de trabalho.

O mesmo vale para os colaboradores que realizam mais do que uma função. Esse é o caso de porteiros que, em algumas situações, acabam executando serviços de limpeza. Aqui, o adicional salarial também é de 20%.

Em alguns casos, deve ser observado o direito a adicional de insalubridade ou periculosidade. Para funcionários que trabalham sob riscos físicos, químicos ou biológicos, a lei estipula pagamento de adicional de 10%, 20% ou 40% do valor do salário mínimo. O percentual depende do risco envolvido.

Já se a atividade for desempenhada em contato direto com algum tipo de perigo legal, entra em cena o pagamento de adicional de periculosidade. Ele tem o valor de 30% sobre o salário percebido (e não o mínimo). São exemplos de atividades perigosas aquelas que lidam com eletricidade e combustíveis, como o fornecimento de gás ao condomínio.

Passo 4: inclua os dias de folga

Para evitar erros ou confusões, lembre-se de considerar os dias de descanso remunerado do trabalhador. No campo de preenchimento de cada funcionário, procure incluir essa informação com destaque, para que ela não seja ignorada na hora de calcular os pagamentos.

Passo 5: não se esqueça dos descontos

Por último, inclua as possíveis faltas ou os atrasos na folha de pagamento do condomínio. Esses valores devem ser somados e, no fim do mês, descontados do salário dos trabalhadores.

O absenteísmo é o principal desconto de uma folha, mas há também a possibilidade de vale-transporte e um percentual de pagamento sobre planos de saúde e odontológicos.

Passo 6: inclua as previsões

Essa dica vale para o planejamento financeiro do condomínio. Como o pagamento dos itens a considerar nas previsões não é feito de imediato, a ideia é formar uma reserva financeira para que não haja problemas quando de sua ocorrência.

A primeira previsão que se deve fazer é em relação às férias dos funcionários. Seu valor corresponde a um terço do valor do salário bruto do trabalhador. Como forma de provisionar, esse valor deve ser dividido por 12 (os meses do ano) e, a cada mês, a quantia precisa ir para essa reserva de valor para ser pago no dia da saída para as férias.

A outra previsão é a do décimo terceiro salário. Essa corresponde a um valor ainda maior, pois corresponde a um pagamento equivalente ao próprio salário recebido mensalmente por cada funcionário.

Logicamente, a quantia que se deve provisionar a cada mês é o valor desse salário dividido por 12. Dessa forma, haverá recursos para fazer os dois pagamentos no dia em que isso for necessário. Seguindo essa recomendação, o caixa do condomínio jamais será pego de surpresa e não estará sujeito a déficits que implicam na ocorrência de empréstimos.

Como economizar na folha de pagamento do condomínio?

Não tem jeito: o pagamento dos empregados é o maior gasto dos condomínios. Dito isso, é importante saber como gerir essa equipe e, com isso, economizar boa parte do orçamento disponível.

Ainda não sabe como realizar essa tarefa e diminuir os gastos? Uma maneira simples e bastante satisfatória é procurar reduzir as horas extras trabalhadas pelos colaboradores. Muitas vezes, o caminho mais vantajoso é contratar os serviços de um profissional folguista para suprir as demandas das atividades.

Dica bônus: diminuir a rotatividade dos empregados também é uma alternativa e tanto para economizar com a folha de pagamento. Demitir e recontratar é uma atividade de alto custo e, por isso, deve ser evitada. A retenção e qualificação da mão de obra já existente é sempre mais barata. Pense nisso!

Existem ferramentas para ajudar na organização da folha de pagamento?

Felizmente, há alguns sistemas de gestão de folha de pagamento que podem ser as suas grandes aliadas na hora de organizar a folha de pagamento do condomínio. Com eles, você conseguirá economizar não somente tempo, mas principalmente, dinheiro, uma vez que as chances de cometer erros serão minimizadas.

Um deles é um software bastante conhecido por quem trabalha com gestão financeira: o Group Folha. O sistema foi criado especialmente para considerar todos os elementos fundamentais durante a elaboração da folha de pagamento, como a gestão de salário dos funcionários, os encargos, o processo de admissão e até mesmo de rescisão.

Para provar, listamos abaixo as principais funcionalidades desse incrível software:

• cálculo do 13º salário;
• cálculo da rescisão;
• inclusão da participação nos lucros;
• acompanhamento dos resultados;
• elaboração de relatórios;
• emissão de alertas, entre outras.

Pode acreditar: com essas dicas, será muito mais fácil organizar a folha de pagamento do condomínio. Os cálculos automáticos facilitam a vida de quem precisa trabalhar com esse tipo de gestão. Quanto maior o número de funcionários, maior o desafio. Faça um teste!

Esperamos que as informações sejam úteis e que possam ajudar sua administradora a fazer um gerenciamento mais eficaz. Para que você fique ainda mais por dentro das obrigações fiscais e contábeis de um condomínio, clique no banner abaixo e tenha acesso a um glossário completo!