Descubra como armazenar documentos do condomínio com segurança e facilitar o acesso a condôminos e gestores com apoio da tecnologia.
Manter a guarda de documentos do condomínio em dia é uma das responsabilidades de quem atua na gestão condominial.
Mais do que uma tarefa burocrática, essa prática garante segurança jurídica, transparência na relação com os condôminos e organização para o dia a dia do síndico e da administradora.
No entanto, muitos síndicos e gestores ainda enfrentam dificuldades para armazenar, localizar e disponibilizar documentos essenciais, principalmente quando ainda dependem de arquivos físicos ou sistemas pouco integrados.
Por isso, neste conteúdo, vamos falar sobre a guarda de documentos de condomínio, a legislação, os principais erros das administradoras e síndicos e, principalmente, como tornar esse processo mais seguro e eficaz.
Boa leitura!
A importância da guarda de documentos em condomínios
Na gestão condominial, manter os documentos importantes organizados e acessíveis vai além de uma boa prática. É uma obrigação legal e, além disso, uma necessidade para uma gestão eficiente e satisfatória para os moradores.
Afinal, a forma como os documentos relevantes do condomínio são armazenados impacta diretamente a agilidade da administração e a transparência das decisões.
Tipos de documentos
Um condomínio lida com diversos tipos de documentos, e há alguns, especificamente, que devem ser arquivados e mantidos à disposição conforme a legislação.
Por exemplo, documentos como:
- atas de assembleias;
- Convenção e Regimento Interno;
- contratos com fornecedores;
- comprovantes de despesas e receitas;
- relatórios contábeis;
- pastas de prestação de contas;
- plantas e projetos técnicos;
- laudos e autos de vistoria (como o AVCB).
São apenas alguns exemplos de documentações que cumprem funções importantes no condomínio, como registrar decisões coletivas, comprovar gastos e recebimentos, fundamentar regras internas ou registrar o histórico da administração.
Desse modo, sem a organização desses documentos, qualquer impasse pode gerar ruído, atrasos ou até mesmo ações judiciais.
O que diz a legislação sobre guarda de documentos?
A legislação brasileira, no Código Civil (art. 1.348), estabelece que o síndico (ou a administradora em sua representação) é responsável por prestar contas aos condôminos de forma transparente e sempre que solicitado.
Além disso, a disponibilização das informações não é opcional: os condôminos têm o direito de consultar documentos como atas, balancetes e comprovantes de despesas, seja presencialmente, por e-mail ou por aplicativos que centralizem essas informações.
No entanto, em relação à guarda dos documentos do condomínio, não há uma única regra fixa ou legislação que defina claramente o que deve ser feito, mas sim uma combinação de orientações legais e boas práticas contábeis e administrativas.
Confira um resumo do tempo mínimo de guarda com base em regramentos jurídicos e contábeis.
| Documentos ou arquivos | Prazo mínimo de guarda |
| Notas fiscais e cupons fiscais | 5 anos |
| DARF (PIS/Cofins/IRF/IRPJ/CSLL) | 5 anos |
| DIRF | 5 anos |
| GPS | 5 anos |
| GR contribuição sindical/assistencial | 5 anos |
| Holerites/recibos de pagamentos | 5 anos |
| Folha de ponto | 5 anos |
| Livros: apuração do ISS e ICMS | 5 anos após o último lançamento |
| Livros de entradas e saídas | 5 anos após o último lançamento |
| Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP | 6 anos |
| Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe | 6 anos |
| Extratos bancários | 6 anos |
| Recibo de vale-refeição | 6 anos |
| Recibo de vale-transporte | 6 anos |
| Livro diário | 6 anos |
| Livro razão | 6 anos |
| Livro registro de inventário | 6 anos após o último lançamento |
| Formulário CAGED | 10 anos |
| Laudo PPRA | 20 anos |
| Exames médicos (admissão, demissão e periódico) | 20 anos |
| GFIP (FGTS–RE/GR) | 35 anos |
| Folha de pagamento | 35 anos |
| Orçamentos/contratos de obras | Até o final da garantia |
| RAIS | Indeterminado |
| Livro de inspeção do trabalho | Permanente |
| Livros de atas de assembleia | Permanente |
| Processos trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de funcionários | Permanente |
Quem tem direito de acessar os documentos do condomínio?
Outro aspecto essencial da gestão de documentos é o controle de acesso.
Afinal, condôminos têm direito a acessar os documentos de interesse coletivo do condomínio, como a prestação de contas, balancetes, atas, convenção e regimento, e, preferencialmente, devem ter acesso fácil a eles.
Porém, ao mesmo tempo, documentos que contêm dados sensíveis, como contratos e livro de ocorrências, devem ter controle e restrição de acesso interno.
Desse modo, é importante manter em mente que a guarda dos documentos de condomínio não se resume a arquivar: é necessário garantir que os documentos estejam organizados, protegidos e prontos para consulta.
Onde muitas administradoras e síndicos ainda erram
Com tantas demandas relativas à gestão condominial, é comum que administradoras e síndicos cometam, sem perceber, equívocos em relação à guarda de documentos do condomínio.
No entanto, mesmo que não intencionais, alguns erros podem comprometer a eficiência da gestão e, até mesmo, gerar problemas jurídicos para a administração e o condomínio.
Veja, a seguir, alguns dos erros mais comuns na gestão de documentos de condomínio.
1. Depender apenas do armazenamento físico
Embora seja bastante comum, depender do armazenamento de documentos exclusivamente em formato físico pode trazer uma série de riscos.
Afinal, papéis podem sofrer extravio ou danos por umidade, fogo ou pragas. Além disso, ocupam muito espaço e dificultam o controle e o acesso, prejudicando a segurança dos dados.
2. Falta de padronização e categorização
Outro erro recorrente na guarda de documentos de condomínio está na ausência de uma lógica de organização.
Seja de forma física ou digital, quando o arquivamento de documentos não tem padrão de nomenclatura, categorização ou cronogramas de revisão, as consultas ficam mais complexas e lentas, especialmente se mais de uma pessoa lida com o acervo.
Dessa forma, seja na administradora ou nos condomínios, essa falta de padronização gera excesso de esforço manual e pode dificultar o treinamento de novos colaboradores, além de aumentar o risco de falhas humanas.
3. Dificuldade em atender condôminos e auditorias
O reflexo de uma guarda de documentos de condomínio desorganizada também aparece nos atendimentos.
Por exemplo, se o condômino precisa entrar em contato com o síndico ou a administradora para consultar uma ata de assembleia ou o regimento interno, ele ocupa o tempo da equipe tanto no atendimento quanto na busca do documento. E, caso o arquivamento esteja desorganizado, esse tempo acaba sendo ainda maior.
Já em auditorias, a dificuldade em apresentar rapidamente documentos exigidos compromete a imagem profissional da administradora e pode levar a penalizações, especialmente se houver falhas no cumprimento de prazos ou exigências legais.
Veja também:
Como disponibilizar os documentos de condomínio de forma segura e organizada
A boa notícia é que corrigir esses erros é muito mais fácil do que se imagina. Com algumas práticas simples, a guarda de documentos condominiais pode ficar mais eficiente, e o acesso, mais prático e seguro.
Como criar uma rotina de guarda de documentos condominiais?
Para garantir que a gestão de documentos funcione na prática, é essencial estruturar uma rotina clara e aplicável por todos da gestão do condomínio, seja a equipe da administradora, o síndico ou os conselhos.
Para fazer isso, confira algumas dicas a seguir.
- Se possível, opte pela gestão digital de documentos. A digitalização facilita o acesso, evita perdas e torna o armazenamento mais seguro e escalável.
- Padronize os nomes dos arquivos com estrutura clara e padronizada. Por exemplo, pode-se utilizar algo como “Ata_Assembleia_2024-03-15" ou “ContratoPortaria_Empresa_X”.
- Classifique os documentos por categorias. Por exemplo: Atas, Contratos, Prestação de Contas, Regras do condomínio.
- Crie um cronograma de revisão e atualização, mensal ou trimestral, para evitar acúmulo ou arquivos desatualizados.
- Defina responsáveis pela inserção, revisão e autorização de visualização dos arquivos.
- Crie uma divisão por condomínio para facilitar a navegação no caso da gestão de múltiplos empreendimentos.
Ferramentas que permitem disponibilizar atas, convenções e balancetes
A tecnologia já oferece formas práticas de realizar a guarda e disponibilização de documentos em condomínios. Plataformas e aplicativos para condomínios, por exemplo, permitem que administradoras armazenem os documentos e os disponibilizem diretamente no app, com acesso simples e seguro.
Desse modo, os síndicos e condôminos ganham mais autonomia para consultar os documentos diretamente no celular, sem precisar acionar o atendimento ou ocupar tempo da equipe da administradora.
Além disso, toda a documentação fica centralizada em um único ambiente digital, que pode ser protegido por criptografia e controle de acesso.
Para administradoras que cuidam de muitos empreendimentos, esse tipo de solução representa não apenas uma questão de organização, mas uma forma de ganhar eficiência, evitar retrabalho e manter a qualidade do serviço mesmo com o crescimento da operação.
