Uma boa implantação de ERP na administradora de condomínios, tem como principais objetivos: habilitar os funcionários da empresa para trabalhar com todas as funções do ERP e auxiliar a criar métodos de trabalho padronizados. Em contrapartida, uma implantação mal feita, acarreta em falta de conhecimento técnico da administradora em relação ao sistema contratado.
Na fase da implantação de ERP na administradora de condomínios, a importância do mapeamento das atividades para padronização dos processos é um dos primeiros passos. Assim, com um bom planejamento, o projeto tender a ser concluído em menos tempo e com menor risco de erros.
Processo de implantação, treinamentos e a importância do planejamento bem feito
Para uma implantação correta de ERP na administradora de condomínios, é necessário identificar alguns pontos:
- Os processos a serem automatizados dentro da sua empresa.
- Os usuários principais envolvidos e como fazer o engajamento entre todos.
- Mapeamento dos dados atuais que serão filtrados e inseridos no novo ERP. Dessa maneira, fica mais fácil avaliar a necessidade de migração dos dados com a automação pela fornecedora do ERP.
- Infraestrutura necessária para a utilização do novo ERP da administradora.
- Alinhamento de tempo de implantação para que se tenha uma expectativa real da implantação.
Após a identificação dos pontos acima, é necessário o planejamento das atividades entre as partes. Só assim, será possível cumprir o objetivo: implantar com sucesso o ERP na administradora.
As atividades de um bom planejamento da implantação são:
- Reunião de abertura: Neste momento, a fornecedora do ERP e as pessoas-chave da administradora, irão alinhar todas as atividades. É neste encontro que se faz o entendimento do processo de implantação: quantas etapas e qual o tempo de duração.
- Instalação e/ou configuração do ERP: Essa atividade indica o início das atividades da implantação. Neste momento, a administradora começará a ter o contato com o ERP adquirido.
- Agendamento e realização das atividades: O planejamento envolve treinamentos, datas de entregas e execução das atividades a serem desenvolvidas pela administradora e pela fornecedora. O engajamento das partes envolvidas é primordial para o sucesso da implantação. Sem isso, o projeto será desgastante e com atritos que causarão dificuldades de entendimento, além de atraso.
- Feedback após cada atividade: A cada encontro, o repasse de informações e atividades executadas é muito importante. Dessa forma, é possível dar como concluída cada atividade da implantação ou marcar novos acompanhamentos até que se atinja o objetivo.
- Conclusão da implantação: Após a finalização das atividades planejadas, é feita a conclusão da implantação. Neste momento, é avaliado o resultado esperado da automação dos processos, apontados antes da implantação.
Problemas em não ter um projeto de implantação de um ERP na administradora de Condomínios
A utilização de sistemas paralelos, planilhas dispersas e a ausência de qualquer sistema para controle, são as principais razões para a contratação de um ERP na administradora de condomínios. Porém, somente contratar um software para sua empresa não vai solucionar os problemas de otimização de processos e informações. Não realizar a implantação e treinamentos com o fornecedor de um Sistema ERP, acarreta em consequências sérias para o negócio:
- Falta de conhecimento das principais funções do ERP, por parte dos funcionários da administradora.
- Não aproveitamento de todas as funções do sistema, para agilizar os processos da empresa.
- Controle descentralizado de informações, utilizando diversas planilhas ou outros sistemas.
Resultados esperados ao implantar o sistema ERP na Administradora de Condomínios
O sucesso da implantação do ERP na administradora de condomínios, dependente da dedicação e esforço de todos os envolvidos. Por isso, a condução com clareza e eficiência da implantação por parte do fornecedor e da administradora, garante o sucesso do projeto.
Com um bom planejamento e acompanhamento, a automação dos processos terá como resultado o sucesso no ganho de tempo e aumento da produtividade da administradora!
