Compliance para administradoras é crucial. Aprenda a proteger dados, evitar riscos legais e garantir a confiança dos moradores. Implemente já em seu condomínio!
Compliance vem do verbo em inglês “to comply”, que significa, em tradução livre, “seguir as regras”. Porém, o significado de compliance vai bem além disso: tem a ver com transparência, ética, prestação de contas e outras condutas e boas práticas voltadas à regularidade da gestão.
As condutas de compliance são muito importantes para qualquer empresa, e não é diferente no caso das administradoras e da gestão de condomínios.
O compliance para administradoras de condomínio, além de garantir a regularidade da empresa, também é essencial na proteção dos dados dos condomínios administrados. Além disso, ainda ajuda a garantir a confiança do síndico e dos condôminos e moradores.
Para saber mais sobre a importância da proteção de dados no contexto de condomínios e do compliance para administradoras, é só continuar lendo!
A LGPD e o seu impacto nos condomínios
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/18), que passou a valer em 2021, aborda o tratamento de dados pessoais, com o objetivo de proteger os direitos de liberdade e de privacidade de cada indivíduo.
Nesse sentido, os condomínios também são obrigados a proteger os dados dos moradores, funcionários e visitantes. E, da mesma forma, também estão sujeitos às sanções apresentadas na lei.
A LGPD impacta os condomínios em diferentes aspectos. Veja alguns exemplos:
- Portaria: para a segurança do condomínio, a portaria pode coletar dados como nome completo, número da identidade, imagem e dados biométricos de moradores, visitantes e prestadores de serviço.
- Câmeras de segurança: a imagem de um indivíduo também é considerada um dado pessoal. Por isso, as imagens obtidas pelas câmeras de segurança do condomínio também devem ser tratadas de acordo com a LGPD.
- Assembleias: gravações realizadas em assembleias condominiais, sejam de imagem ou de voz, também devem ser tratadas de acordo com a LGPD. O mesmo se aplica a assembleias virtuais gravadas.
- Cadastro de moradores: os dados dos moradores utilizados para realizar cadastro no condomínio, como endereço, e-mail, CPF e RG também devem ser tratados com cuidado e de acordo com a legislação.
Dessa forma, também faz parte da responsabilidade da administradora garantir que esses dados sejam tratados de forma adequada e em conformidade com a lei.
Riscos da não conformidade para administradoras e condomínios
De acordo com a legislação, tanto o condomínio quanto a administradora são agentes de tratamento de dados.
O condomínio seria o controlador no tratamento dos dados. Em outras palavras: a pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
Já a administradora é o agente operador, ou seja, pessoa (natural ou jurídica, de direito público ou privado) que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.
Dessa forma, tanto o condomínio quanto a administradora estão sujeitos às sanções da LGPD no caso de descumprimento de suas exigências.
Principais sanções da LGPD
Mas, afinal, quais são as penalidades da não conformidade?
A legislação define uma série de sanções, que são aplicadas considerando critérios como: gravidade e natureza das infrações e dos direitos pessoais afetados, condição econômica do infrator, reincidência, entre outros.
Nesse sentido, as principais penalidades previstas pela LGPD são:
- advertência, com prazo para adotar medidas corretivas;
- multa simples, de até 2% do faturamento da pessoa jurídica;
- multa diária;
- bloqueio dos dados pessoais relativos à infração, até a regularização;
- eliminação dos dados pessoais relativos à infração;
- suspensão parcial do funcionamento do banco de dados relativo à infração;
- proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.
Implementação de políticas de segurança de dados em condomínios
Como você viu, a segurança de dados é um assunto sério na gestão de condomínios. Por isso, o compliance para administradoras de condomínios é essencial. Afinal, o cumprimento das regras e leis relativas à proteção de dados não deve ficar apenas na teoria.
Nesse sentido, existem alguns passos que uma administradora pode seguir para adotar políticas de segurança de dados e garantir o compliance. Veja a seguir.
Consultoria especializada
O primeiro passo para a implementação de políticas eficazes de segurança de dados é contar com o suporte de especialistas. Caso a administradora não tenha um apoio jurídico, vale procurar uma consultoria especializada, que pode ajudar a revisar as políticas existentes, implementar novas estratégias e ajustar os processos internos.
Revisão de contratos e proteção jurídica
Atualizar os contratos com prestadores de serviço da administradora e dos condomínios é outro aspecto essencial. Pensando no compliance para proteção de dados, devem ser incluídas no contrato cláusulas que assegurem que os prestadores sigam as mesmas políticas de proteção de dados adotadas pela administradora.
Além disso, deve-se também definir claramente as responsabilidades de cada parte em caso de vazamento de dados ou problemas de segurança, reforçando a proteção jurídica da administradora e dos condomínios.
Treinamento e conscientização dos funcionários
O compliance passa, sobretudo, pela participação ativa de todos os colaboradores. Nesse sentido, uma das melhores formas de prevenir falhas de segurança é garantir que todos os funcionários da administradora estejam preparados para lidar com dados de forma adequada.
Para isso, é necessário fornecer treinamentos regulares sobre as boas práticas de proteção de dados, o uso correto de ferramentas digitais e a importância de seguir as diretrizes da LGPD.
Criação de uma cultura de privacidade e proteção de dados
Além dos treinamentos, outro ponto fundamental é a criação de uma cultura de privacidade e proteção de dados, não só entre os funcionários, mas também na comunidade dos condomínios.
É importante incentivar os colaboradores a adotarem práticas de privacidade e proteção de dados em suas rotinas e, da mesma forma, criar campanhas que conscientizem os síndicos e moradores dos condomínios sobre a importância do tema.
Controle de acessos e backups de segurança
Garantir um controle adequado de acesso a dados sensíveis também é essencial na administradora.
É importante que o acesso a informações pessoais seja autorizado apenas a funcionários que realmente precisem ter esse acesso, por exemplo. Além disso, a implementação de controles de acesso rigorosos, como senhas fortes, autenticação em duas etapas e permissões de acesso restritas evita que dados importantes caiam em mãos erradas.
Aliado a isso, a realização de backups regulares garante que as informações estejam sempre protegidas e recuperáveis, mesmo em caso de falhas no sistema ou ataques cibernéticos.
Medidas práticas para proteção de dados físicos e digitais
Além das medidas de proteção dos dados digitais, os documentos físicos também precisam ser armazenados e protegidos corretamente. É importante revisar as medidas de armazenamento de documentos da administradora e dos condomínios, garantindo que os documentos em papel estejam em local seguro, acessado apenas por pessoas autorizadas.
Além disso, o envio de documentos digitais, como boletos, deve ocorrer em plataformas seguras e criptografadas para evitar interceptações e vazamentos.
Descarte seguro de dados sensíveis
A LGPD também define regras para o descarte de dados pessoais, e é importante ter atenção a esse processo, que também faz parte do tratamento de dados.
O descarte de dados sensíveis deve ser feito de forma cuidadosa, seguindo práticas que garantam que as informações não possam ser recuperadas. Para garantir a segurança de informações, recomenda-se usar trituradores para documentos físicos e softwares que excluam permanentemente arquivos digitais, removendo os dados de forma irreversível.
Tecnologias aliadas à conformidade na gestão condominial
Como você já percebeu, a tecnologia pode ser um grande apoio para o compliance em administradoras, sobretudo quando falamos sobre proteção de dados.
E, nesse sentido, softwares de gestão condominial surgem como uma solução para diversos desafios relativos a segurança de dados enfrentados por administradoras.
Veja a seguir.
Gestão eletrônica de documentos: armazenamento mais seguro
Um recurso tecnológico bastante relevante quando se fala em segurança de dados é o uso de ferramentas de gestão eletrônica de documentos.
O Group GED, por exemplo, permite o armazenamento centralizado e seguro de arquivos digitais, com controle de acesso e backups regulares. Assim, fica mais fácil garantir o compliance em relação à segurança de dados na administradora.
ERP: gestão centralizada com segurança
Um ERP para gestão condominial pode ajudar a garantir uma maior segurança dos dados, uma vez que proporciona um ambiente seguro e centralizado.
Com uma solução de gestão condominial como o Group Condomínios, as administradoras podem acessar e gerenciar informações financeiras, dados de moradores e documentos sensíveis em total conformidade com a LGPD.
Além disso, um ERP torna a gestão de boletos e cobranças mais segura e efetiva, facilitando o trabalho da administradora e melhorando a segurança de dados.
App para condomínios: comunicação segura e eficiente
Um aplicativo para condomínios traz muita facilidade na comunicação entre síndico, administradora, moradores e condôminos. Porém, o uso de um app também pode trazer vantagens para a segurança de dados.
Por exemplo, ao eliminar a comunicação por grupos em aplicativos, como o WhatsApp, o condomínio protege melhor informações pessoais dos moradores, como o número de telefone pessoal.
Além disso, em um app que permita a realização de assembleias virtuais, como o Group COM, tem-se a garantia de segurança dos dados dos participantes e das informações tratadas na reunião.
O Group COM também garante mais segurança no envio de boletos e no processo de cobranças, garantindo que os dados pessoais presentes nessas transações não sejam vazados.
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