Muitas vezes, as pessoas acham que se comunicaram efetivamente, quando, na realidade, houve falhas ou interpretações erradas na troca de informações. Como o escritor irlandês George Bernard Shaw destaca, “o maior problema da comunicação é a ilusão de que ela ocorreu”. Nesse sentido, o comunicado de boa convivência em condomínio é importante para passar as informações ou avisos sobre regras, normas e condutas que promovem a harmonia e um ambiente confortável para todos os moradores.
Dessa forma, neste artigo, vamos te falar sobre como emitir um comunicado de boa convivência em condomínio.
Tenha uma ótima leitura!
Entendendo a boa convivência em condomínios
Em primeiro lugar, é possível comparar a boa convivência com um jardim, que requer cuidado e atenção constante e onde a manutenção regular da comunicação é fundamental.
No condomínio, a comunicação passa por diversos aspectos. Afinal, é essencial que o síndico se comunique com os moradores e condôminos, mas também é importante levar em conta a comunicação entre os próprios condôminos, entre estes e os funcionários do condomínio e, inclusive, entre a administradora do condomínio e o síndico, condôminos, moradores e funcionários. E, afinal de contas, quanto mais harmoniosa for essa comunicação, melhor.
No nosso próprio lar nós priorizamos o conforto e, principalmente, a paz. Seguindo essa lógica, a boa convivência e a harmonia no condomínio, com as pessoas que dividem o mesmo espaço e ambiente junto a nós, proporcionam segurança e melhora na qualidade de vida de todos os moradores.
Princípios básicos para um comunicado eficaz
O objetivo de um comunicado eficaz que a mensagem alcance todas as pessoas a quem é direcionada e, também, que seja totalmente compreendida.
Sendo assim, vamos falar um pouco sobre alguns princípios básicos para começar a elaborar um bom comunicado em condomínio.
Clareza e objetividade
Para ser claro e objetivo na mensagem é recomendável o uso de palavras e termos simples, para evitar duplos sentidos e interpretações erradas.
Além disso, evite ao máximo erros de pontuação e gramática. Uma dica é: sempre revise o texto cuidadosamente e, se possível, peça para que outra pessoa também faça a revisão.
Empatia e respeito mútuo
Evite uma linguagem acusadora ou ofensiva e sempre priorize ser educado e persuasivo, com um tom cordial e positivo.
Afinal, é muito mais difícil que as pessoas leiam e aceitem um comunicado se ele vier em tom hostil, mesmo que seja sobre um assunto importante.
Frequência adequada
Para manter sempre os moradores informados sem sobrecarregá-los com informações desnecessárias, é necessário estabelecer uma frequência adequada de contato. Um plano de comunicação quinzenal ou mensal pode ajudar a atualizar todos sobre as novidades do condomínio sem sobrecarga de informações.
Múltiplos canais
Além disso, a fim de que todos os condôminos acessem a comunicação, é recomendado que ela ocorra por múltiplos canais, para que atinja o maior público possível.
Por exemplo, podem ser usados sites, murais, e-mails, informativos, cartazes nos elevadores, redes sociais, aplicativo de comunicação, entre outros.
Passo a passo: como emitir comunicados de boa convivência
Até agora, você já entendeu melhor sobre comunicados em condomínio e os princípios básicos para criar bons comunicados de boa convivência. Porém... como fazer isso na prática?
Veja, a seguir, o passo a passo que sugerimos.
Identificação do objetivo do comunicado
O primeiro passo é definir claramente o objetivo do comunicado. Por exemplo, se é para apresentar novas normas para uso das áreas comuns ou até orientar sobre o regimento interno da posse de animais no condomínio.
Nesse caso, estamos falando de questões pontuais que podem afetar bastante a boa convivência em condomínio.
Desenvolvimento da mensagem
Na hora de colocar a mão na massa, lembre-se de escrever seguindo os princípios básicos citados acima: clareza, objetividade, empatia e respeito mútuo.
Escolha do meio de comunicação
Em seguida, determine o meio de comunicação mais adequado, levando em consideração as preferências dos condôminos e qual proporciona o maior retorno.
Aliás, considerando a urgência do comunicado, é interessante escolher um meio de comunicação mais “imediato” como ligação, mensagem de texto ou notificação push no celular, que pode ser emitida por meio de um aplicativo de comunicação para condomínios.
Feedback e acompanhamento
Mesmo depois de disparar a comunicação, o trabalho não acaba por aí.
É importante demonstrar uma atitude de abertura para conversar caso haja dúvidas ou sugestões dos condôminos. E, além disso, a abertura para feedbacks e a disposição para melhora são essenciais. Conforme as palavras do autor americano Ken Blanchard, “o feedback é o café da manhã dos campeões”.
Utilizando tecnologia para melhorar a comunicação
No contexto atual, onde a tecnologia desempenha um papel crucial em quase todos os aspectos de nossas vidas, não é diferente na gestão de condomínios.
Dessa forma, utilizar ferramentas tecnológicas, como site, redes sociais, e-mail e aplicativos pode transformar completamente a disseminação de informações entre moradores e gestores.
Aplicativos próprios para condomínio, como o GroupCOM, podem facilitar a comunicação diária entre síndico, condôminos e administradora, além de automatizar processos que consomem tempo quando feitos manualmente.
Com o GroupCOM, a comunicação se torna mais eficaz graças à integração com sistemas PABX, permitindo envios automáticos de notificações por diversas plataformas, como:
- SMS;
- e-mail;
- notificação push via app;
- ligação inteligente, que transforma texto em mensagem de voz.
Com isso, todos no condomínio recebem informações instantâneas sobre novidades, comunicados ou alertas importantes, desde a reserva de espaços comuns até avisos de cobranças e eventos do condomínio.
Além disso, para simplificar ainda mais a comunicação entre a administração e os moradores, assim como entre os próprios moradores, o GroupCOM também permite a personalização da comunicação. Afinal, é possível segmentar os comunicados por perfil, unidades ou blocos, além de oferecer uma rede social interna em que os moradores podem interagir, melhorando a boa convivência no espaço.
Dicas práticas para evitar conflitos
Mas, afinal, o que fazer quando, mesmo assim, fica difícil evitar os conflitos no condomínio?
Dado que as pessoas são muito diferentes, com diferentes personalidades e costumes, o conflito as vezes é inevitável, principalmente quando essas pessoas compartilham um mesmo ambiente, como os condomínios.
No entanto, é possível evitar muitos desses desentendimentos com algumas estratégias.
Veja alguns exemplos a seguir!
- Regras claras: estabelecer e manter regras claras e transparentes para todos os moradores, comunicando-as de forma constante e consistente, é o primeiro passo para garantir um ambiente mais tranquilo.
- Reuniões: realizar assembleias e reuniões regulares com os moradores proporciona um ambiente aberto para diálogos e esclarecimento de dúvidas, além de aumentar a sensação de inclusão e respeito.
- Mediação de conflitos: outro aspecto importante é a mediação de conflitos, que deve acontecer de maneira imparcial e focada na resolução de problemas, não apenas na discussão deles.
- Abertura para o diálogo: por fim, manter uma postura aberta e acessível como gestor ou síndico, mostrando-se sempre disponível para ouvir e tratar as preocupações dos condôminos, é essencial para prevenir conflitos e manter um ambiente harmonioso.
Além disso, manter as virtudes da calma, do apoio e da diplomacia pode ajudar a lidar com situações delicadas, melhorando a convivência no condomínio e tornando todo o ambiente condominial mais harmonioso.
