Gestão financeira de condomínios através de conta pool

Conta Pool é um tema que por vezes gera questionamentos, dúvidas e até mesmo desconfiança. Mas é um recurso que, na prática, permite que a administradora tenha um controle direto da parte financeira dos condomínios, o que garante respostas mais rápidas aos síndicos.

Apesar de ser uma prática comum, que dependendo da região do Brasil é mais utilizada ou não, é importante frisar que a conta pool apresenta riscos e desvantagens como qualquer outro tipo de recurso de tal finalidade, que precisam ser analisados a fundo antes de escolher qual melhor modalidade seguir tanto na oferta do serviço, quanto na contratação dele.

Nesse artigo, vamos te ajudar a entender um pouco mais sobre a conta pool e as boas práticas para quem usa ou deseja utilizá-la.

Entendendo o que é a conta pool

A conta pool é uma conta bancária da administradora que concentra os recebimentos e pagamentos dos condomínios que ela administra. Apesar de parecer algo complexo, nessas contas é possível ter a identificação separada e referente dos valores de cada condomínio, através, por exemplo, dos números das notas fiscais, nossos números dos boletos e outros.

Seguindo nesse contexto, é relevante saber que a diferença entre a pool e a conta individualizada, é que a última possui apenas o fluxo financeiro do condomínio para qual ela foi aberta. E a administradora de condomínios deve estar preparada para trabalhar com ambas, prestando seu serviço da melhor forma possível.

É sabido que cada empresa tem sua particularidade, por isso também é comum encontrar administradoras que só trabalham com conta pool ou somente com contas individuais, pois viram que é a maneira mais eficaz de entregar seu trabalho com excelência.

É de extrema necessidade para as administradoras que trabalham com quaisquer desses cenários, possui um software que esteja apto para recebê-los. O Condomínio21, através da leitura do arquivo de retorno com as baixas de boletos e pagamentos das despesas, consegue fazer a identificação dos títulos e contas a pagar de cada condomínio, direcionando tudo para o seu devido lugar, quando se usa ou não pool, gerando assim credibilidade para a prestação de contas.

Prestação de contas no condomínio e a conta pool

A utilização da Conta Pool não é proibida, porque na lei nº 4591 de 1964 destinada para orientar as execuções e práticas permitidas em condomínios, não há nenhuma menção contrária a essa prática. Mas isso não exime a administradora de prestar contas para o síndico e manter seu serviço de transparência para com os saldos do condomínio.

A apresentação da pasta de prestação de contas utilizando a conta pool não diminui possíveis fraudes ou usufruto indevido de valores por parte da administradora que usa a conta pool, a chance desse tipo de situação acontecer, depende exclusivamente da idoneidade da administradora e o quão séria é essa empresa.

Para que a prestação de contas utilizando a conta pool seja efetiva e clara, é indicado ter o balancete parcial diário mostrado em aplicativo para os condôminos como exemplo, o COM21. Além de inserir essas informações nos balancetes dos boletos. Dessa forma, quando a pasta de prestação de contas após aprovada pelo Conselho Fiscal, for liberada para acesso, os condôminos poderão eles mesmos confrontar e conferir valores, garantindo que não está havendo erros e controvérsias.

Sugestões de transparência para com o condomínio utilizando conta pool

A prática primordial para o uso da conta pool é ser uma administradora séria, idônea e que preza pela entrega com transparência de seus serviços. Outras boas práticas, seriam:

• Ter um portifólio ou documentação explicativa para o síndico, mostrando os prós e contras com o uso da conta pool, deixando claro quais relatórios e extratos que serão entregues e estarão à disposição.
• Realizar reuniões periódicas com os síndicos, repassando com toda clareza as entradas e saídas.
• Entregar a pasta de prestação de contas completa, com recibos, comprovantes de pagamento, notas fiscais e relatório, isso sem atrasos.
• Ter a disposição dos síndicos, conselheiros e condôminos toda documentação do condomínio, de preferência em sites e aplicativos.
• Trabalhar com a separação entre despesas ordinárias e extraordinárias, deixando a conta pool destinada para as que forem ordinárias.
• Trabalhar com seguros para garantir o repasse do valor total do condomínio, em caso de uma possível falência da administradora. Evitando assim desconfiança, pois sabemos e não podemos esconder que sim, há condomínios que perderam toda sua reserva com a falência da administradora.
• Ter e colocar a disposição consultoria jurídica, principalmente nas assembleias que irão decidir a migração ou uso conta pool.
• Colocar os saldos do condomínio nos boletos e balancetes.
• Realizar a conciliação bancária da conta pool, evitando e mitigando erros rotineiros.
• Restringir acessos à conta pool. A administradora precisa mapear e liberar o acesso a conta pool, somente de pessoas autorizadas.
• Realizar auditorias temporárias.
• Transferir corretamente e programado, os saldos dos condomínios para as contas individualizadas dele.
• Informar ao síndico o quanto é recomendável buscar a orientação de um profissional contábil ou ainda dar exemplos de outros parceiros, para que ele fique munido de informações, antes de tomar decisões.

Vantagens e Desvantagens que precisam ser demonstradas ao síndico

Todo e qualquer tipo de metodologia de gestão tem suas vantagens e desvantagens, e elas precisam ser analisadas, vistas e revistas antes de qualquer tomada de decisão.

Para o uso da conta pool não é diferente, e isso tanto na visão da administradora quanto do síndico.

Abaixo listo algumas vantagens e desvantagens que podem ser demonstradas ao síndico, já que ele é quem toma a decisão final nos condomínios. Elas servem para que o portifólio da administradora, que deve ser apresentado em contratações, esteja completo.

Vantagens

• Redução no valor nas tarifas bancárias.
• Simplificação dos processos bancários, que ficam de responsabilidade da administradora.
• Agilidade no pagamento de despesas.
• Controle de insuficiência de saldo na conta do condomínio. Essa prática não é feita por todas as administradoras, mas como ela gerencia valores de muitos condomínios em uma só conta, os saldos de outros pode dar cobertura para o negativado. Por vezes, esse tipo de ação é cobrada.
• Retira do síndico burocracias como abertura, gestão de saldos, controle de tarifas e outros, uma vez que todo trabalho fica a cargo da própria administradora. Dessa forma, ele fica livre para focar em outras áreas e assuntos do condomínio.

Desvantagens

• Controle limitado do síndico, quanto as transações da conta bancária.
• Controle financeiro baseado nos relatórios gerenciais da administradora.
• Risco elevado de fraudes.
• Em processos judiciais o dinheiro do condomínio ficar sob controle da administradora.
• Falência da administradora.
• Ausência de garantia quanto a devolução do dinheiro, como o Fundo Garantidor de Crédito.

Concluindo

A relação entre síndico e administradora deve sempre ser de confiança e transparência, e com o uso da conta pool o nível desse relacionamento deve ser ainda mais elevado. O uso correto da conta pool com apenas o objetivo de auxiliar o síndico e entregar seu trabalho com qualidade, faz com que a administradora se destaque no mercado não somente pelo seu serviço, mas pela sua índole.

E para auxiliar a administradora nesse relacionamento e principalmente, no universo pool de contas, é imprescindível o uso de um de software de gestão financeira que permita controlar e separar todos os lançamentos por condomínio, permitindo prestar contas e repassar para o síndico todos as informações necessárias. Nesse caso, o Condomínio21 se encaixa perfeitamente, uma vez que com ele é possível fazer a gestão através da conciliação bancária da conta pool, leitura do arquivo de retorno geral de pagamentos e recebimentos repassando e inserindo cada valor para o devido condomínio, além de possui o maior leque de relatórios do mercado, finalizando com a pasta de prestação de contas.

É importante frisar que com a indicação do Condomínio21, não indicamos explicitamente a utilização ou não da conta pool. Esse poder de decisão não cabe a Group Software ou ao seu software completo de gestão condominial, isso porque a forma de trabalho da administradora é escolhida e vislumbrada pelos seus gestores, que tem total eficiência para saber o que é melhor para sua empresa e para seus clientes.

E aí, gostou do artigo? Agora te convido a ler mais sobre a definição da conta pool.