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Conta pool: entenda o que é e como ela facilita a rotina da administradora

O condomínio precisa ter uma conta bancária em seu CNPJ. A conta pool é a alternativa de algumas administradoras para gerenciar condomínios diferentes simultaneamente. Entenda melhor neste post.
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Índice

A conta pool é um recurso usado por algumas administradoras que permite gerenciar as finanças de diferentes condomínios em uma única conta bancária. Essas empresas assumem uma grande responsabilidade e, muitas vezes, precisam lidar com o dinheiro dos condôminos.

Apesar de trazer praticidade, a conta pool tem alguns pontos negativos em relação à opção individual. Por isso, é preciso conhecer as suas características para fazer uma escolha consciente sobre a forma de manter em dia a contabilidade condominial

Para ajudar a entender melhor, apresentaremos mais informações sobre o que é a conta pool, o que diz a lei sobre isso e quais são os prós e contras dessa alternativa. Acompanhe, a seguir!

O que é uma conta pool?

Conta pool, como mencionamos, é um tipo de conta que concentra as receitas de diferentes condomínios gerenciados por uma administradora. Assim, essas empresas agem como um “banco”, pois centralizam em sua conta os recursos financeiros dos empreendimentos. Apesar disso, não oferecem as mesmas garantias.

Seu objetivo é simplificar o trabalho com o dinheiro, especialmente quando o síndico não tem muita experiência com a gestão financeira. No entanto, existem alguns riscos envolvidos nessa escolha, pois ela compromete a autonomia do condomínio e deixa espaço para fraudes.

O que diz a lei sobre conta pool?

A lei n.4591 de 1964, que orienta as práticas permitidas em condomínios e incorporações imobiliárias, não proíbe a conta coletiva gerenciada pela administradora. No entanto, a mesma lei determina ser obrigação da administração do condomínio prestar contas à assembleia e esse processo é dificultado no caso de uma conta pool. 

Isso porque, como todos os valores são alocados na mesma conta, não há como acompanhar um único CNPJ, que seria do condomínio em questão. Por outro lado, a empresa responsável pelo gerenciamento financeiro tem a obrigação de emitir relatórios detalhados sobre os valores para a conferência.

Quais são as vantagens e desvantagens?

Esse tipo de estratégia de gestão tem suas vantagens e desvantagens e elas precisam ser analisadas na hora da decisão. A escolha depende muito das características do condomínio e também do preparo do síndico para lidar com essas questões burocráticas. Conheça os principais prós e contras da conta pool. 

Conta pool:  entenda o que é e conheça suas vantagens

Vantagens

A vantagem mais relevante da conta pool é a simplificação dos processos bancários. Isso porque, as transações ficam a cargo da administradora. Também reduz custos para o condomínio com as taxas bancárias e oferece maior agilidade operacional. Ela é uma alternativa quando o síndico não tem tanto domínio desse tipo de gestão, porém, é importante que ele saiba acompanhar as informações de perto para evitar fraudes.

A recomendação para obter sucesso nessa escolha é conhecer bem a administradora, tirar todas as dúvidas na reunião, bem como avaliar a sua tradição e idoneidade. Além disso, é interessante que o condomínio separe as despesas ordinárias das extraordinárias. Com isso, pode manter na conta pool apenas as que forem ordinárias e deixar as demais para uma conta vinculada.

Desvantagens

Conforme indicamos, um dos grandes problemas da conta pool é o risco mais elevado de fraudes. A insegurança é maior porque não é possível acompanhar os detalhes das transações do CNPJ do condomínio e todas as informações que se obtém são dos relatórios da administradora.

Similarmente, em caso de processos judiciais o dinheiro do condomínio fica preso junto a administradora até que a situação seja solucionada. Outros riscos a serem considerados são o mau uso do valor e a falência da administradora. Neste caso, diferentemente dos bancos em que existe um Fundo Garantidor de Crédito, não há garantias e o condomínio perde todo o valor que foi confiado.

Qual a diferença entre a conta pool e a conta vinculada?

Já entendemos que a conta pool é aquela que reúne os valores de diferentes condomínios. Por outro lado, a conta vinculada é individual e mantém apenas o fluxo financeiro do seu condomínio. Ela também é mantida pela administradora e não é isenta de riscos, apesar de serem significativamente menores.

No caso da conta vinculada, as taxas são mais elevadas e a burocracia é maior. Se houver o uso de cheques, a sua assinatura pode ser concedida apenas ao síndico ou também à administradora. Uma medida de proteção contra fraudes que pode ser adotada é permitir a emissão de cheques exclusivamente com a assinatura de mais de um responsável. 

Caso o condomínio conte com um conselho fiscal, ele é de grande ajuda para acompanhar os dados financeiros. Como um órgão consultivo, ele tem a atribuição de fiscalizar o fluxo de capital e pode orientar sobre empreendimentos mais seguros e vantajosos, inclusive a escolha do tipo de conta.

O que fazer se o condomínio for lesado pela administradora?

Se mesmo com todos os cuidados o condomínio for lesado pela administradora, é importante tomar as medidas judiciais. Primeiramente, é preciso verificar se o síndico é vítima ou se também fez parte da ação que resultou em danos ao condomínio. Ele é responsável pelas decisões, que sempre devem estar alinhadas com a assembleia

Assim, é necessário acionar os direitos do condomínio judicialmente quando a administradora não cumprir com as suas obrigações civis e criminais. Para isso, é preciso contar com um representante especializado que oriente para as melhores ações. No entanto, é essencial previamente observar os cuidados indicados neste texto, pois eles minimizam os riscos de tais dificuldades.

Em suma, a conta pool é uma alternativa que propicia economia e facilidade, mas, que também tem as suas desvantagens. Dessa forma, em conjunto com a assembleia e ciente das necessidades do condomínio, é possível se decidir conscientemente sobre o melhor tipo de conta, tendo em mente ser imprescindível se certificar da idoneidade da administradora.

Para saber como lidar com as situações mais diversas no condomínio, é fundamental conhecer o papel de cada uma das partes envolvidas nas transações. Por isso, leia também o texto sobre a responsabilidade do síndico e da administradora na saúde do condomínio.

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