Aprenda 5 práticas para ter um controle de jornada mais eficiente

Conheça 5 ações que te ajudarão a ter um controle de jornada mais eficiente para otimizar o tempo e aproveitar o capital humano da sua empresa.
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Índice

Os colaboradores exercem um papel essencial para o sucesso de uma empresa. Para obter o melhor desempenho, é fundamental ter um controle de jornada eficiente, que respeite as determinações legais e aproveite o potencial da equipe.

Para ter sucesso nessa missão, é fundamental contar com um bom sistema de acompanhamento, além de adotar práticas que envolvam o time de talentos e incentivem a proatividade.

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Neste artigo, você verá 5 ações que ajudarão a ter um controle de jornada mais eficiente para otimizar o tempo e aproveitar o capital humano da sua empresa. Continue a leitura para conferir!

1. Alinhe as normas e procedimentos sobre o controle de jornada com os colaboradores

Primeiramente, é importante se atentar para as determinações legais a respeito do controle de jornada. Essa é uma obrigação dos estabelecimentos — o que inclui as filiais — com mais de 20 funcionários, descrita no Decreto-Lei N.5.452/1943 (popularmente conhecido como CLT). 

A lei determina ser preciso fazer o registro manual, mecânico ou eletrônico. A exceção dessa obrigatoriedade é para cargos de confiança, em que os profissionais determinam sua própria jornada, e teletrabalho. 

Com a pandemia, as modalidades de trabalho à distância ganharam mais adesão. Mesmo com a retomada das atividades presenciais, algumas empresas devem manter parte da jornada nesse formato. Assim, é importante compreender as diferenças para cada um. Confira:

  • teletrabalho — também chamado de trabalho remoto, é executado predominantemente fora das dependências da empresa. Não configura trabalho externo e não é passível de jornada;
  • home office — é o trabalho executado na casa do empregado, mas não necessariamente é predominante. Não é classificado como externo e, neste caso, há o controle da jornada e o pagamento de horas extras;
  • trabalho híbrido — neste tipo são conciliadas as atividades presenciais na empresa e aquelas realizadas em outros espaços.

É fundamental conhecer as determinações legais a respeito da jornada e orientar a equipe sobre o cumprimento, especialmente os novos colaboradores.

2. Garanta que seu sistema de ponto está devidamente configurado

O sistema de marcação de horas exerce uma função essencial e precisa funcionar adequadamente. Mais do que uma ferramenta que permite o controle do trabalho, essa é uma obrigação legal que precisa ser observada. 

Independentemente do tipo de ponto adotado, é primordial que ele funcione sem erros. A escolha depende da quantidade de funcionários e dos objetivos. No entanto, os formatos mais inteligentes calculam as horas e facilitam bastante o trabalho de conversão para a folha de pagamento

Assim, ter atenção para as exigências da CLT, dos sindicatos e dos acordos coletivos evita erros nos lançamentos e falhas que comprometam a empresa legalmente.

3. Faça um acompanhamento mais frequente dos saldos acumulados

Uma estratégia adotada por muitas empresas é o banco de horas — um saldo que registra as horas trabalhadas a mais ou a menos em relação à jornada de trabalho regular. Essa prática ajuda a trazer equilíbrio em momentos de alta e baixa demanda, além de reduzir custos com horas extras. Para o funcionário, viabiliza folgas ou dispensas de algumas horas para atender a alguma necessidade pessoal.

Ainda que seja uma boa alternativa, é importante acompanhar os saldos de hora com frequência para evitar que se acumulem muito. O departamento pessoal deve controlar o banco dos funcionários para evitar vencimento ou erros. 

Além disso, o saldo dos colaboradores pode indicar ajustes necessários na empresa. Se, por exemplo, determinado setor apresenta um acúmulo muito grande de horas, pode indicar a necessidade de reorganizar as tarefas ou contratar mais pessoas para supri-las. Por outro lado, muitas horas negativas também servem de alerta para o DP.

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4. Instrua as lideranças para o uso estratégico do banco de horas

As lideranças podem tornar o uso do banco de horas mais estratégico, beneficiando tanto a empresa quanto os colaboradores. Veja algumas dicas!

Aproveite emendas de feriados para reduzir saldos muito positivos

Algumas oportunidades ajudam a diminuir coletivamente as horas dos colaboradores, como os feriados que caem em terças e quintas-feiras e podem ser emendados. Isso também é excelente para a equipe, pois tem a oportunidade de aproveitar a data.

Caso a empresa pretenda manter funcionários em feriados, é preciso observar o que determinam os sindicatos e convenções coletivas, pois esses dias podem somar horas em dobro no banco. 

Tenha abertura para conceder folgas e manter os profissionais motivados

Como destacamos, o banco de horas pode ser benéfico também para os colaboradores, pois eles ganham mais flexibilidade na jornada de trabalho. Assim, quando algum funcionário precisar se ausentar por um dia ou por algumas horas para resolver alguma questão pessoal, pode usar esse saldo. 

Dessa forma, a equipe se mantém mais motivada e engajada, pois consegue conciliar com mais facilidade o trabalho e as eventuais demandas pessoais que surgirem.

Equilibre a realização de horas-extras em projetos de acordo com saldo de banco do time

O manejo da equipe quando houver a necessidade de estender a jornada de trabalho deve ser feito a partir do saldo em banco de horas. Desse modo, priorize funcionários com menor saldo ou mesmo aqueles que estiverem com a contagem negativa. Essa será uma oportunidade de compensação.

5. Planeje férias individuais e coletivas com maior antecedência

As férias são outro aspecto essencial do controle de jornada, pois consistem em uma ausência das atividades por período maior. É comum que o empregado solicite suas férias, mas a decisão cabe ao empregador e deve respeitar o prazo de vencimento.

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Quando a escolha parte do DP, é preciso enviar o aviso com pelo menos 30 dias de antecedência. Uma forma de evitar dificuldades é adotar políticas claras na empresa, que devem ser conhecidas pelos funcionários logo na admissão.

É fundamental planejar as férias dos colaboradores com antecedência, priorizando temporadas em que a demanda de trabalho é menor. Além disso, é importante treinar a equipe para lidar com a ausência e evitar a sobrecarga de outros funcionários. 

Caso a opção seja por férias coletivas, a organização deve ser ainda maior para evitar tarefas inacabadas que trarão problemas no retorno. Os clientes e fornecedores também precisam ser comunicados antecipadamente.

Portanto, o controle de jornada é um cuidado importante para o DP, pois garante o melhor aproveitamento dos talentos, sem sobrecargas ou a baixa assiduidade. 

Observe as dicas deste texto para melhorar a rotina da empresa.

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