A elaboração da folha de pagamento é uma das tarefas essenciais para a administração de uma empresa organizada e que age dentro dos termos das leis trabalhistas.
Gerir um negócio não é uma tarefa fácil, pois é preciso ter pleno conhecimento sobre o que está acontecendo, quais estratégias serão usadas para alcançar metas e objetivos traçados e principalmente, como as ações pensadas no “micro” irão impactar efetivamente no “macro”.
Porém, como diz aquele famoso ditado, “nem tudo são flores” e para administrar uma empresa com maestria é necessário também conhecer e se envolver em questões burocráticas como contratações, estudar leis trabalhistas, contabilidade e a gestão da folha de pagamento, assunto que vamos abordar aqui neste conteúdo!
Então, para que você não se atrapalhe na hora de partir para a ação, continue a leitura e confira o que é a folha de pagamento da empresa, como organizá-la, como fazer o cálculo e quais ferramentas podem te ajudar nessa tarefa!
O que é a folha de pagamento?
Um dos componentes essenciais do funcionamento da sua empresa sem dúvidas são os colaboradores, certo? Sem eles o seu serviço não existiria e você não precisaria saber como administrar uma folha de pagamento.
A folha de pagamento nada mais é do que a lista de remuneração paga aos seus colaboradores, onde consta o salário, descontos, impostos, INSS, FGTS, benefícios e tudo o que a empresa está pagando ou descontando. Todo esse controle e prestação de contas aos funcionários é registrado em um documento chamado popularmente de “holerite”, que é a mesma coisa da folha.
Conforme registrado e defendido pelo Artigo 225 do Decreto 3048/1999, a elaboração do holerite é uma obrigação legal de toda empresa, e a organização dessa documentação é essencial para prevenir possíveis processos trabalhistas contra a sua empresa. Para isso, são necessários conhecimentos bem específicos da área de RH.
Por se tratar de um documento que representa a atividade exercida e espelha a atividade do colaborador, ela pode ser usada para diversas finalidades (o holerite é usado para a comprovação da aposentadoria, por exemplo) então a organização dessa documentação é essencial.
Folha de pagamento e eSocial
A folha é elaborada e encerrada por meio do sistema eSocial, visando simplificar e acelerar os processos burocráticos que costumam fazer parte das finanças.
Porém, fique atento: todo mês é necessário cumprir o prazo de envio de dados referente à folha de pagamento para dentro da plataforma.
Como a folha de pagamento é elaborada?
Não existe fórmula mágica para a elaboração da folha de pagamento, mas por se tratar de um documento que faz parte do processo gerencial, também conta com certas especificações, então contanto que o seu modelo não conflite com os requisitos legais, você pode escolher os critérios.
Diante disso, é obrigatório que seja discriminado na folha de pagamento os seguintes pontos:
- nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
- cargo, função ou serviços prestados;
- parcelas integrantes da remuneração.
- parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, por exemplo);
- nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- todos os descontos legais;
- indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Quais são os descontos da folha de pagamento?
Você conferiu acima quais pontos devem estar obrigatoriamente apontados na folha de pagamento para controle da empresa e ciência do colaborador. Mas, e em relação aos descontos, quais são eles? Veja abaixo:
Desconto da previdência
O desconto da Previdência corresponde à tributação das contribuições sociais que são destinadas à Previdência Social, de acordo com a IN 971/2009. Ou seja, a empresa desconta de 8% a 11% do salário do colaborador para criar um fundo de aposentadoria.
Esse desconto é obrigatório para registrados pela CLT, empregados domésticos, contribuintes individuais com atividade remunerada e trabalhadores avulsos.
Imposto de renda
O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF é a tributação devida sobre os rendimentos de um colaborador, que deve ser retido e ter sua declaração apurada pela empresa responsável por realizar o pagamento ou declaração dos valores para a Receita Federal.
As alíquotas correspondentes ao imposto de renda variam em relação à faixa salarial de cada colaborador. Atualmente, a declaração do IRRF é obrigatória para quem ganha, pelo menos, R$ 28.559,70 anualmente.
Adiantamentos
O adiantamento pode ser solicitado por um funcionário, mas ele só o receberá caso aprovado pelo financeiro da empresa. Desse modo, haverá a necessidade de desconto em folha no mês seguinte.
Contribuição sindical
Esse desconto só é obrigatório caso o empregado queira colaborar com o sindicato de sua categoria profissional. Assim, 1/30 do salário deve ser retido e apontado em folha.
Faltas e atrasos
Em caso de faltas e atrasos sem aviso prévio, o empregador pode descontar o percentual referente à hora/trabalho do colaborador.
Vale-alimentação
Algumas empresas não retêm esse benefício do salário, porém a legislação indica que, em casos de descontos, não é permitido exceder mais que 20% do montante mensal.
Vale-transporte
A empresa é obrigada a fornecer o vale-transporte para o colaborador, entretanto as leis trabalhistas não permitem que o desconto do benefício seja superior a 6% do salário.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Antes de tudo, é necessário coletar todas as informações como:
- salário bruto;
- dias e horas trabalhadas;
- acréscimos;
- descontos;
- benefícios.
O cálculo é bastante simples, primeiro divida o salário do empregado pelas horas em que ele trabalhou no período, chegando assim a sua remuneração por hora trabalhada.
Depois, use como base o salário bruto, as horas trabalhadas (incluir adicional, se for o caso) e faça a subtração pelos descontos obrigatórios, que são INSS, imposto de renda e vale-transporte.
É possível automatizar esse processo?
Felizmente a resposta é “sim”! Para isso, basta utilizar os benefícios de um software de gestão.
Com esse recurso, a empresa trabalha com dados precisos de forma automatizada, consegue controlar melhor a folha de pagamento e ainda conta com relatórios gerenciais inteligentes que minimizam erros operacionais e facilitam a tomada de decisão!
Como fazer a gestão da folha?
A necessidade de organização pode ser complicada, dependendo do tamanho da empresa, então a terceirização do serviço é algo bem comum. Várias empresas contam com os serviços de escritórios de contabilidade para cuidar de todas estas informações, o que acaba por agilizar o processo, e mantendo a segurança necessária.
Mesmo com a terceirização deste serviço, é altamente indicado o uso de um software de gestão para centralizar os processos, e economizar tempo com as rotinas. A escolha de uma programa especializado facilita a rotina administrativa, otimiza o trabalho da equipe de RH e aumenta a produtividade.
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