A gestão de compras é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento, seja ele pequeno ou grande. Para o setor varejista, a questão costuma ser mais complexa, uma vez que lida diretamente com o consumidor final. Por isso, é importante otimizar esse processo, trabalhando para reduzir custos e aumentando a produtividade.
Em resumo, a gestão de compras nada mais é que a organização e planejamento do processo de compras de uma empresa. Essa atividade é integrada aos setores de produção, manutenção e logística, ou seja, é responsável por administrar toda a cadeia de suprimentos, seja para uso interno, produção, execução de serviços ou revenda.
Como essa é uma atividade presente na grande maioria das empresas, veja a seguir 3 dicas para otimizar seu processo de compras:
Planejamento
Falar de gestão é falar de planejamento, e quando se trata de compras essa atividade precisa ser ainda mais cuidadosa. O primeiro passo para um bom planejamento é estruturar o departamento de compras, isto é, organizar as informações referentes às compras em um único lugar em que podem ser consultadas e analisadas sempre que for preciso e por quem precisa.
Outro ponto importante para um bom planejamento é conhecer a demanda, afinal, não pode sobrar e nem faltar, tudo precisa ser na medida certa. Através da análise de dados, é possível verificar em que momento há uma demanda maior, aumento no preço de algum produto, melhores épocas de vendas, entre outros aspectos que podem fazer total diferença em sua gestão. Fazer previsões é a melhor estratégia para um planejamento de qualidade. Veja neste artigo as possibilidades da análise preditiva no varejo.
Em consonância ao planejamento, está a revisão das estratégias, que trará um olhar mais detalhado sobre o processo. Assim, será mais fácil identificar onde é possível fazer reajustes, cortar gastos, trazer mais investimentos, entre outras ações. Por esses motivos, planejamento é essencial para quem deseja enxugar gastos e aumentar a lucratividade.
Relacionamento com fornecedores
Se tratando de compras, é praticamente impossível não falar de fornecedores, não é mesmo? Por isso, é importante transformar essa relação em uma parceria estratégica. Para escolher um fornecedor, 3 pontos precisam ser levados em consideração: preço, prazo e confiança.
Para conhecer os preços, o caminho é o orçamento. O ideal é que antes de fechar o contrato, ao menos 3 fornecedores devem ter sido consultados. Além de conhecer os valores, através do orçamento é possível ter uma média do preço de mercado. Outro fator importante a se levar em consideração é a flexibilidade e disponibilidade para negociação, formas e condições de pagamento.
O segundo ponto diz respeito ao prazo, afinal, só o valor não fará o fornecedor ser o ideal. Por isso, veja se os prazos atendem às suas necessidades.
Por fim, fique atento quanto a confiabilidade do fornecedor. Como já dito, essa precisa ser uma parceria estratégica e por isso que é essencial que confie no fornecedor ao ponto de estabelecer uma relação comercial, ou seja, ter segurança quanto ao cumprimento do que foi acordado.
Saiba mais sobre o assunto no vídeo abaixo:
Automatize sua gestão de compras
Como já falado, a gestão de compras envolve vários processos e setores, além de ter que lidar com vários números diariamente. Além disso, as informações a respeito das compras podem e precisam ser vistas por várias partes da empresa, a depender da operação. É possível fazer o controle por planilha, no entanto, atualmente, no mercado, há muitos sistemas que podem tornar a gestão de compras ainda mais simples e eficiente, integrando as informações de vendas e do estoque, facilitando a tomada de decisão sobre as compras.
Com um sistema, é possível organizar os processos internos e criar um ambiente único de comunicação, tornando possível traçar estratégias para redução de custos e aumentar a lucratividade.
Conheça o Group Compras
O Group Compras foi desenvolvido para atender às necessidades de organização e formalização do processo de compras de materiais e serviços da sua empresa. É uma ferramenta completa para a realização de todo o processo de compras desde o registro do pedido até a baixa no estoque ou no almoxarifado organizando e formalizando todas as demandas.
Dentre suas principais funcionalidades, destacamos:
- Cadastro de produtos e centros de armazenamento;
- Inclusão de solicitação de compra por vários usuários ao mesmo tempo;
- Envio de e-mails ao fornecedor solicitando cotações;
- Controle de alçada para autorização da ordem de compra com variáveis configuráveis;
- Impostos por Item ou Total utilizando configurações de impostos previamente cadastradas no sistema financeiro;
- Saída automática do estoque;
- Regras de pontuação de cotação considerando diferentes variáveis, dentre elas: melhor preço, menor frete, qualificação do fornecedor e outras.
