A prestação de contas de condomínio é uma das atividades que mais consomem tempo e esforço nas administradoras de condomínios.
Para as empresas que gerenciam dezenas de empreendimentos, cumprir os prazos e manter a qualidade das informações pode se transformar em um grande desafio. Afinal, qualquer atraso ou erro pode gerar insatisfação dos condôminos, reclamações formais e até mesmo questionamentos jurídicos.
Por isso, é fundamental que as administradoras busquem formas de tornar esse processo mais eficiente, reduzindo o retrabalho e garantindo transparência, organização e agilidade.
Neste artigo, reunimos as principais dicas para evitar erros, cumprir as obrigações legais e facilitar a rotina de prestação de contas, mesmo em condomínios de grande porte.
Para saber mais, é só continuar a leitura!
O que a legislação exige para a prestação de contas de condomínio?
A prestação de contas de condomínio não é apenas uma boa prática de gestão: trata-se de uma obrigação legal prevista no Código Civil.
Segundo o artigo 1.348 da legislação, o síndico deve apresentar aos condôminos um relatório financeiro detalhado pelo menos uma vez por ano, na assembleia geral ordinária, e sempre que solicitado.
No entanto, embora a responsabilidade formal recaia sobre o síndico, o Código Civil também prevê a possibilidade de transferência das funções administrativas do condomínio para uma administradora. Assim, passa a ser papel da empresa, entre outras atividades, elaborar, organizar e entregar a pasta de prestação de contas.
Independentemente de quem seja a responsabilidade, é importante destacar que falhas nesse processo podem gerar sérias consequências. Afinal, a falta de transparência pode levar a insatisfação dos condôminos, reclamações formais, rescisões contratuais e até mesmo processos judiciais.
Erros mais comuns cometidos na prestação de contas de condomínio
Mesmo com as exigências legais, muitas administradoras e síndicos ainda enfrentam dificuldades recorrentes na prestação de contas de condomínio.
E, embora nem sempre sejam intencionais, esses erros podem acabar prejudicando a qualidade do serviço e gerando desconfiança entre síndico, condôminos e conselhos.
Por isso, levantamos alguns dos erros mais comuns no processo de prestação de contas para que você possa ficar atento.
Falta de organização da documentação
Um dos principais desafios enfrentados por administradoras que gerenciam diversos condomínios é manter a documentação sempre atualizada e acessível.
Afinal, são diversos documentos, como:
- extratos bancários;
- comprovantes de pagamento;
- notas fiscais;
- relatório de orçamento;
- relatório de receitas;
- relatório de despesas;
- balancete;
- relação de inadimplências.
E, caso exista falta de organização na coleta e arquivamento desses documentos, o trabalho de montar a pasta de prestação de contas se torna mais demorado e propenso a erros.
Não cumprir os prazos
Outro erro frequente é o atraso na entrega da pasta de prestação de contas, que pode ocorrer por conta de retrabalho, falta de controle de prazos ou processos manuais demorados.
Afinal, embora seja comum demorar alguns dias, um atraso de semanas ou até mesmo meses para entregar a pasta pode se tornar um grande problema — e colocar, inclusive, a confiabilidade da administradora em xeque.
Relatórios mal-elaborados ou confusos
Mesmo quando a documentação está completa e o prazo é respeitado, a qualidade da apresentação dos relatórios pode comprometer a experiência de síndicos, condôminos e conselho.
Por exemplo, relatórios com informações desorganizadas, linguagem técnica excessiva ou falta de categorização clara podem dificultar a interpretação dos dados e reduzir a transparência do processo.
Vale prestar atenção a aspectos como:
- falta de distinção entre receitas e despesas;
- ausência de saldos finais;
- relatórios sem comparativos com meses anteriores;
- balancetes incompletos.
Falha no atendimento aos condôminos
Por fim, uma das reclamações comuns entre condôminos é a dificuldade para obter esclarecimentos sobre a prestação de contas.
Isso acontece, sobretudo, quando a administradora não oferece canais de comunicação e atendimento adequados ou demora a responder às solicitações, o que pode gerar uma imagem negativa da gestão.
Por isso, é essencial que as administradoras tenham um fluxo de atendimento estruturado para esclarecer dúvidas de forma mais rápida e eficiente.
Dicas para tornar a prestação de contas de condomínio mais eficiente
Além da obrigatoriedade legal, o processo de prestação de contas de condomínio envolve certa complexidade operacional. Afinal, são diversos documentos e relatórios, e qualquer erro pode gerar retrabalho e atrasos, sobretudo quando as tarefas são realizadas de forma pouco estruturada ou sem apoio da tecnologia.
Por isso, adotar boas práticas de gestão é fundamental para que a administradora consiga manter a qualidade das entregas e a satisfação dos síndicos e condôminos.
A seguir, reunimos 5 dicas que vão te ajudar a tornar a prestação de contas mais ágil, padronizada e segura. Confira.
1. Estruturar relatórios de forma padronizada e visual
Um dos principais fatores que impactam a satisfação dos síndicos e condôminos é a clareza das informações apresentadas. Por isso, a administradora deve adotar modelos de relatórios padronizados e com categorias bem-definidas, como receitas, despesas, saldo anterior, saldo final e inadimplência.
Além disso, o uso de elementos visuais, como gráficos, tabelas e quadros de resumo facilita a leitura e permite que os condôminos compreendam rapidamente a situação financeira do condomínio.
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2. Utilizar comparativos e históricos financeiros
Outra prática importante é incluir comparativos entre o período atual e meses anteriores. Isso permite que os condôminos acompanhem a evolução das receitas, despesas e inadimplência, identificando possíveis aumentos ou reduções de custos.
Esse tipo de análise ajuda a demonstrar transparência e, ainda, permite oferecer uma gestão mais previsível, estratégica e confiável, reforçando o papel da administradora como parceira do condomínio.
3. Criar cronogramas internos
Quando a administradora gerencia vários condomínios ao mesmo tempo, ter um cronograma interno bem-definido é essencial para garantir que todas as pastas de prestação de contas sejam entregues no prazo.
A recomendação é que a equipe estabeleça datas e prazos para atividades como coleta de documentos e conferências internas, assim como um calendário de envio para cada cliente, considerando também os períodos de maior volume de trabalho.
4. Automatizar processos
A automatização é uma das formas mais eficazes de ganhar agilidade e eficiência na prestação de contas.
Por exemplo, utilizar soluções de gestão condominial, como o Group Condomínios, permite gerar relatórios de forma automática, buscar notas fiscais direto na base nacional com ajuda de Inteligência Artificial e até mesmo criar a pasta de prestação de contas com poucos cliques.
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Além disso, aplicativos de comunicação para condomínio, como o Group COM, oferecem a possibilidade de enviar a pasta de forma digital para os condomínios, com opção, inclusive, de assinatura digital do documento.
Dessa forma, a administradora consegue economizar tempo sem perder qualidade e sem sobrecarregar a equipe, garantindo condôminos, síndicos e conselho mais satisfeitos.
5. Implantar checklists internos de conferência
Mesmo com o apoio da tecnologia, é essencial manter um checklist interno de conferência antes de finalizar cada pasta de prestação de contas.
Com essa prática, a equipe garante que todos os documentos obrigatórios estão presentes, que as informações financeiras estão corretas e que nenhum detalhe importante foi esquecido.
Esse checklist pode incluir itens como:
- verificação de todos os documentos fiscais e financeiros;
- revisão dos saldos e dos lançamentos de receitas e despesas;
- conferência dos relatórios de inadimplência;
- validação de dados bancários e comprovantes de pagamento;
- checagem de anexos complementares solicitados por conselhos fiscais ou síndicos.
Assim, administradora reduz o risco de erros, evita retrabalho e transmite mais segurança para os condomínios atendidos.
Caminhos para uma gestão financeira mais organizada
A prestação de contas mensal faz parte da rotina de toda administradora de condomínios, mas a forma como ela é conduzida pode gerar impactos muito diferentes na percepção de qualidade dos serviços prestados.
Afinal, uma administradora que investe em melhorias nos seus processos destaca-se no mercado e agrega valor à gestão condominial.
Práticas como padronização de documentos, uso de tecnologia e criação de fluxos de conferência ajudam a construir uma relação de maior confiança com síndicos e condôminos. Desse modo, a administradora fortalece sua posição no mercado e contribui para a satisfação e fidelização dos clientes.
