Conheça o Group Pay, solução completa para captura e organização de despesas para administradoras de condomínios. Saiba mais!
A automação é benéfica para todos os tipos de empresas, e para as administradoras de condomínios não é diferente. Pensando nisso, a Group vem investindo cada dia mais em inovação e tecnologia para simplificar a vida dos clientes. E um bom exemplo disso é o Group Pay.
O Group Pay é uma solução completa para captura e pré-tratamento de despesas, reduzindo o trabalho manual e aumentando a produtividade da equipe de contas a pagar das administradoras.
Neste artigo, vamos falar sobre o que é o Group Pay, como ele funciona e quais os seus benefícios para a gestão condominial. Boa leitura!
A gestão do contas a pagar
O contas a pagar dos condomínios é, sem dúvidas, um dos grandes desafios das administradoras.
Afinal, além da obrigação de levantar e organizar todas as despesas dos condomínios administrados, também é necessário garantir uma prestação de contas transparente e ágil para os síndicos e condôminos — até porque, é do dinheiro deles que a empresa cuida.
Leia também: 5 desafios do controle de contas a pagar no condomínio e como superá-los
No entanto, é comum que esses processos não sejam tão ágeis e organizados quanto deveriam. Trabalho manual e demorado, erros nos registros, falta de organização dos processos e retrabalho são alguns dos desafios que podem prejudicar a produtividade da administradora e, consequentemente, a satisfação dos clientes.
Por isso, a Group criou o Group Pay: para organizar processos, reduzir o trabalho manual, aumentar a produtividade e otimizar a rotina das administradoras de condomínios.
Para conhecer melhor esse recurso, é só continuar a leitura!
O que é o Group Pay e como ele funciona?
O Group Pay é uma solução baseada em inteligência artificial que captura notas fiscais e facilita o lançamento de despesas no sistema financeiro.
A solução tem como base o uso de robôs inteligentes que fazem a busca automática das despesas lançadas sob o CNPJ dos condomínios, sejam elas notas fiscais de produtos e serviços, boletos DDA ou contas de concessionárias, como água e energia.
Assim, a administradora tem total controle dos compromissos financeiros de todos os condomínios administrados de forma muito mais ágil e prática.
Identificação das despesas
A captação das notas fiscais é o ponto inicial do funcionamento do Group Pay. Mas, para completar o objetivo da automação do contas a pagar, é preciso, ainda, identificar e extrair as informações relevantes da nota fiscal, para que elas sejam incorporadas ao ERP.
Para isso, foram desenvolvidos algoritmos específicos que conseguem extrair dados como o número da nota, data de emissão, valores, produtos, quantidade de parcelas e informações do fornecedor.
Com isso, fica a cargo da equipe apenas completar os dados específicos da operação da administradora, como conta de provisionamento, classe de contas e descrição.
Pasta de prestação de contas automatizada
Com a captação automática das notas fiscais, outro processo que se torna mais simples nas administradoras é a prestação de contas.
Afinal, após a captura, identificação e vinculação das notas ao ERP, a geração da pasta de prestação de contas digital é feita com poucos cliques.
Além disso, ainda é possível personalizar a capa e selecionar quais relatórios, entre mais de 20 modelos, serão incluídos na pasta. Ou seja, a administradora não precisa abrir mão da qualidade em prol da produtividade.
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Segurança de dados
Além da identificação das informações e da agilidade e eficiência na busca das notas, o que a Group adotou como premissa principal para o Group Pay foi a segurança da informação.
Por isso, foram implementadas medidas de segurança robustas para proteger os dados sensíveis contidos nas notas fiscais durante o processo de captação e armazenamento.
Vale ressaltar que cada software que integra com o Group Pay tem a sua particularidade quanto às validações, consistências e autenticidade dos dados extraídos. Porém, todos eles prezam por garantir a integridade das informações sem prejudicar a experiência na usabilidade da ferramenta.
Benefícios do Group Pay para a gestão de condomínios
Para além dos aspectos técnicos o Group Pay também oferece, na prática, um grande impacto na rotina da administradora e na relação com os síndicos e condôminos.
Com o Group Pay, a gestão financeira condominial se torna mais previsível, confiável e produtiva, permitindo que a administradora ofereça um serviço mais eficiente e competitivo.
Para exemplificar, listamos alguns dos impactos diretos da solução no dia a dia da administração condominial. Veja a seguir!
1. Mitigação de erros
Robôs são capazes de processar dados de forma consistente, reduzindo a probabilidade de erros e falhas humanas causadas por processos manuais.
Por isso, o Group Pay ajuda a evitar erros e, consequentemente, diminuir o retrabalho da equipe da administradora.
2. Crescimento do negócio
Automatizar a busca de notas fiscais por meio do Group Pay, pode resultar em redução de custos operacionais, uma vez que menos recursos humanos são necessários para executar tarefas repetitivas.
Assim, é possível aumentar a eficiência operacional e expandir a administradora sem a necessidade de novas contratações.
3. Economia de papel
Com a captação digital das notas e inserção automática no sistema, é possível fazer o controle de contas a pagar e a prestação de contas sem a necessidade de documentos físicos.
Assim, o custo com papel e impressão diminui e a empresa se torna mais sustentável.
4. Agilidade na captura de dados
O bot do Group Pay consegue processar um grande volume de dados em menos tempo.
Com isso, é possível buscar e registrar as despesas de múltiplos condomínios de forma muito mais ágil, acelerando a gestão de contas a pagar e a prestação de contas.
5. Gestão mais estratégica
Com o Group Pay, é possível ter acesso rápido e preciso a informações relevantes do contas a pagar.
Dessa forma, a administradora pode tomar decisões gerenciais de maneira mais informada e estratégica.
Gestão financeira mais eficiente e sem complicações
Em síntese, a rotina das administradoras de condomínios envolve uma série de desafios, especialmente quando se trata da organização do contas a pagar e da prestação de contas.
Processos manuais, erros no lançamento de despesas e a demora na organização de notas fiscais e montagem da pasta de prestação de contas podem comprometer a produtividade da equipe, a transparência da gestão e a satisfação dos clientes.
Foi pensando nisso que a Group desenvolveu o Group Pay: para simplificar essa operação, trazendo automação, segurança e eficiência para as administradoras de condomínios.
Afinal, além dos ganhos operacionais, o uso de tecnologia também se traduz em um serviço mais confiável e competitivo, que agrega valor ao trabalho da administradora e melhora a experiência dos clientes.
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