Última atualização: 6 de dezembro de 2023
A prestação de contas é uma atividade que faz parte da rotina condominial. Sua importância está na transparência da gestão e na construção de confiança entre a administração e os condôminos.
Ademais, manter o controle financeiro de um condomínio não é uma tarefa simples, pois requer grande responsabilidade. Por isso, é imprescindível adotar uma abordagem transparente em todas as atividades prestadas, visando transmitir solidez e confiabilidade aos seus clientes.
Dessa forma, saber como faz uma prestação de contas faz toda diferença na vida do gestor de condomínio. Além disso, não podemos deixar de fora o quanto a tecnologia por ajudar esse processo.
Então, leia este artigo e entenda mais sobre esse assunto.
Prestação de contas
Em primeiro lugar, vamos entender o que de fato é a prestação de contas.
A prestação de contas é um processo no qual a administração do condomínio apresenta de forma transparente e detalhada o registro financeiro das receitas, despesas e investimentos relacionados à gestão do empreendimento.
Além disso, deve ocorrer regularmente, de forma anual, em assembleias ordinárias ou quando um condômino solicitar.
Essa atividade tem como objetivo fornecer uma visão clara e precisa das transações financeiras realizadas no condomínio. Ela abrange a divulgação de informações sobre arrecadação de taxas, gastos com manutenção, obras, serviços e outros custos pertinentes à manutenção e melhoria das instalações.
Prestação de contas e a legislação
Essa é uma das obrigações do síndico. De acordo com o Código Civil, no artigo 1.348:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
I – convocar a assembleia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.
§ 1 oPoderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
§ 2 o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Portanto, essa é uma tarefa anual e determinada pela legislação brasileira.
Leia também:
Como fazer uma boa prestação de contas
Agora que vimos que esse é um processo obrigatório a gestão condominial, veja como ter assertividade nessa tarefa.
1. Documentação
O primeiro passo para uma boa prestação de contas é a reunião dos documentos. Colete todos os documentos essenciais para a composição dos relatórios de entradas e saídas do condomínio.
Dados a serem compilados:
- Registro das despesas mensais ao longo do ano;
- Anotação das receitas mensais ao longo do ano;
- Apresentação do saldo financeiro ou extrato da conta do condomínio;
- Identificação de eventuais situações de inadimplência condominial, quando aplicável;
- Documentação de seguros e certificados obrigatórios;
- Emissão de certidões negativas do condomínio junto à Receita Federal e ao FGTS;
- Registro dos gastos relacionados a reformas ou manutenções extraordinárias;
- Consideração de quaisquer outras pendências pertinentes.
2. Faça os relatórios
Em seguida, prepare os relatórios a serem apresentados:
- Relatório de orçamento;
- Relatório de receitas;
- Relatório de despesas;
- Relação de inadimplência;
- Balancete.
3. A prestação de contas
Antes da apresentação, os dados dever ser repassados ao conselho fiscal do condomínio. Com a aprovação das contas, é hora de prestar contas ao condômino.
Nesse sentido, cada proprietário recebe um relatório minucioso do documento, acompanhado pelos relatórios pertinentes. Durante a assembleia, é imperativo que a administração se esforce ao máximo para tornar o conteúdo acessível a todos.
Ademais, é recomendável optar por uma apresentação concisa, focando nos aspectos essenciais das contas e fazendo uso extensivo de recursos visuais sempre que possível. Dessa maneira, o administrador previne confusões acerca dos dados fornecidos, tornando a reunião consideravelmente menos fatigante.
Como otimizar a prestação de contas
Uma boa forma de otimizar esse processo, ganhando mais agilidade, rapidez e transparência, é através de um sistema para gestão condominial.
Aqui na Group Software, por exemplo, temos soluções completas que contam com a melhor prestação de contas do mercado.
Nossas soluções condominiais permitem:
- Geração com tipo, modelos e filtros específicos por condomínio;
- Pastas de prestação de contas de todos os condomínios gerados em um único clique;
- Opções de visualização e impressão de todos os anexos e comprovantes;
- Borderô eletrônico.