previsão orçamentária

6 dicas para uma previsão orçamentária excelente

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Índice

Realizar uma previsão orçamentária de qualidade é a base para garantir uma boa administração das contas do condomínio ao longo do ano. Isso porque, com um planejamento correto, evita-se o déficit nas contas ao fim do mês. Também, torna-se possível programar um fundo de caixa que, por sua vez, traz uma maior segurança para os condôminos no momento de planejarem os seus próprios orçamentos.

Essa previsão orçamentária faz parte do planejamento e gerenciamento das atividades financeiras de um condomínio. É possível prever com quais despesas o condomínio vai arcar ao longo do ano, bem como as receitas que podem entrar. Ela vai definir o destino dos investimentos, fixando um valor na taxa condominial.

A partir da ideia de se realizar uma previsão orçamentária bem planejada e executada, estabelecemos importantes medidas que auxiliam na elaboração delas. Confira!

1. Organize e controle as contas a receber e a pagar

É muito importante que você crie o hábito de fazer um planejamento financeiro para o condomínio. As chances de esquecer algum tópico ou gasto importante torna-se menor quando você estabelece um momento da sua rotina para se dedicar a essa atividade. Ter um planejamento mensal e até anual de tudo que entrará para o caixa do condomínio e tudo que precisará ser pago é enxergar a longo prazo e evitar futuras surpresas financeiras.

Também é necessário conhecer e separar todas as contas do condomínio, para saber ao certo quais são todos os gastos que envolvem o prédio. Com isso, você consegue fazer uma previsão mais certeira sobre quanto é necessário ter em caixa para arcar com todos os gastos.

Esses gastos geralmente são as contas de luz, água, gás, salários dos funcionários, serviços mensais — como limpeza dos jardins e piscinas — e também o pagamento do serviço de gestão feito pela administradora. Isso deve estar sempre na ponta do lápis, pois essas despesas fazem o funcionamento do condomínio e garantem as necessidades básicas do prédio.

2. Esteja preparado para imprevistos e gastos extras

Determinados imprevistos são passíveis de acontecer ao longo do tempo. Obras emergenciais e aumento dos gastos em decorrência de um período que demande maior uso de energia ou de água devem ser considerados.

Por isso, ao realizar a previsão, tenha em mente que é essencial programar um fundo de caixa para pagar imprevistos e gastos extras sem precisar ficar no vermelho ou cobrar taxas extras dos condôminos. Logicamente, dependendo da complexidade e custo da ação a ser realizada, pode ser inevitável a cobrança de um valor extra. Contudo, para gastos de menor escala, essa atitude pode ser evitada com uma gestão bem realizada sobre as contas do condomínio.

3. Elabore um planejamento financeiro para o próximo ano

Um planejamento financeiro é um importante passo para conseguir administrar as atividades financeiras com mais facilidade. Se planejar permite que tanto a administradora quanto o síndico possam investir com mais segurança, garantindo que o caixa do prédio vai suprir todas essas despesas, trazendo tranquilidade e bem-estar para todos os moradores.

É sempre importante se planejar pensando no próximo ano de exercício, para que o condomínio não comece o novo ciclo com dívidas ou problemas financeiros. É sempre bom se preparar para começar um ano com o caixa tranquilo, tendo controle das receitas e despesas.

Esse planejamento começa com uma verificação dos possíveis gastos e receitas extras que podem entrar. Isso porque não tem como se planejar com os cofres vazios e os investimentos a longo prazo necessitam de uma garantia financeira.

4. Fique atento ao surgimento de inadimplentes

Também, é muito importante sempre ficar atento aos possíveis moradores com inadimplência. Quando se acumulam as dívidas e as pessoas não pagam a taxa de condomínio, fica difícil manter uma boa arrecadação e acaba desestimulando aqueles que mantêm o pagamento em dia.

As dívidas altas podem comprometer bastante o orçamento do condomínio e atrapalhar a sua previsão orçamentária. Quando você detecta o problema com inadimplência logo no início, fica muito fácil controlar e tentar resolver.

Sendo assim, é muito importante que você mantenha um fluxo de caixa organizado, para não ter dívidas muito altas. Sempre faça cobranças devidas e lembretes sobre o pagamento da taxa condominial, para evitar ao máximo o surgimento de inadimplentes.

Uma boa dica é conversar com os condôminos que enfrentam esses problemas com o pagamento. Proponha negociações e ofereça a possibilidade de dividir o pagamento. Caso não sejam respeitados os 30 dias oferecidos para regularizar a situação com o condomínio, o melhor é acionar instâncias jurídicas para resolver o problema de inadimplência.

5. Mantenha uma reserva financeira

Outro passo bastante importante é sempre manter uma reserva financeira, visto que ela é uma forma bastante eficiente de garantir que o condomínio possa se prepara para imprevistos. Essa reserva poderá ser útil em uma reforma de emergência ou serviço que seja necessário para resolver algum problema urgente no prédio.

Sendo assim, é necessário informar os moradores sobre esse montante, que será utilizado apenas para incidentes que comprometam o orçamento principal. Ou seja, a reserva é emergencial, não devendo ser usada para gastos arbitrários e recorrentes do condomínio. Essa reserva pode ser feita por meio de uma taxa separada que será paga mensalmente ou até mesmo um valor incluso na taxa condominial que já é cobrada todos os meses. A diferença é que esse valor será revertido para a reserva do condomínio.

6. Utilize um software para auxiliar nesse processo

Utilizar um sistema com o maior número de recursos para a área financeira de condomínios é essencial para ter um planejamento eficiente, economizar tempo, reduzir a taxa de erros e retrabalho e automatizar processos como o de pagamento ou emissão de boletos de 2ª via. Ao adquirir um bom sistema voltado para a gestão de condomínios, o trabalho passa a ser realizado a partir de uma plataforma de forma otimizada, intuitiva e integrada. Tudo isso facilita o processo e permite a você uma visão mais ampla acerca do panorama das contas do condomínio.

Além disso, esses sistemas de gestão permitem que você realize as previsões e, posteriormente, justifique caso elas não tenham saído como o planejado. Isso ajuda a manter o controle não só sobre o que é previsto, mas sobre o que realmente foi gasto, integrando esses dois processos em uma mesma área e permitindo uma comparação entre elas. O nosso sistema consegue fazer uma previsão orçamentária em apenas um clique, o que ajuda demais na rotina de uma administradora.

Gostou de entender um pouco mais sobre como fazer uma previsão orçamentária de administradora de condomínios? Ao seguir esses passos você tem uma menor chance de erro, maior tranquilidade e economia de tempo e dinheiro.

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