Saiba mais sobre despesas ordinárias e extraordinárias em condomínios. Quem paga e como elas afetam o dia a dia do condomínio.
As despesas ordinárias e extraordinárias de um condomínio devem estar sempre devidamente escrituradas. Para isso, deve-se conhecer exatamente qual é a classificação de cada uma delas. Um síndico de um condomínio pode sempre contar com a ajuda de uma administradora para desempenhar essa tarefa.
Este artigo irá mostrar a você o que são essas despesas, suas diferenças e de quem é a responsabilidade pelo seu pagamento. Ficou interessado na leitura? Então, prossiga!
O que são despesas ordinárias e extraordinárias?
No dia a dia de uma administradora condominial, vários gastos são necessários a fim de manter a qualidade do serviço oferecido aos condôminos. Nesse sentido, existem dois tipos básicos de despesas: as ordinárias e as extraordinárias.
As despesas ordinárias são aquelas que dizem respeito ao funcionamento básico do condomínio, ou seja, são despesas sem as quais ele não tem pleno funcionamento. Nesse caso, estão incluídas contas de energia elétrica e consumo de água das áreas comuns, por exemplo.
Já as despesas extraordinárias são aquelas relativas a gastos não provisionados anteriormente. Entram nessa conta os dispêndios emergenciais e melhorias estruturais, como reformas de fachada ou instalação de novos sistemas de segurança, por exemplo. Cada uma dessas despesas, ordinária e extraordinária, tem suas particularidades e devem ser tratadas conforme previsão legal, como veremos adiante.
Quais são os tipos de despesas ordinárias?
Conforme já explicitado, os gastos desse tipo são aqueles recorrentes, os quais não se pode abrir mão para o funcionamento do condomínio. Como tal, devem ter previsão anual, cuja elaboração é uma obrigação do síndico. Como a maioria dessas despesas incorrem em gastos fixos, devem ter seu provisionamento feito no ano anterior.
Entram nessa relação o pagamento previsto para os colaboradores e prestadores de serviços, os tributos fiscais e trabalhistas advindos da contratação de funcionários próprios, as despesas de consumo recorrente, como água e energia, bem como seguros e pagamentos administrativos.
Quais são os tipos de despesas extraordinárias?
Esse custo está entre aqueles não previstos, como gastos com manutenções emergenciais, substituição de equipamentos que apresentam defeitos e também para constituição do fundo de reserva. Muitas vezes, esses fundos são direcionados para obras civis nos condomínios.
Esse tipo de despesa pode, ainda, ter três diferentes subdivisões. Listamos cada uma delas a seguir, com sua respectiva explicação.
| Despesas Ordinárias | Exemplos | Despesas Extraordinárias | Exemplos |
|---|---|---|---|
| Manutenção de funcionários | Salários, encargos trabalhistas, 13º salário, férias de porteiros, faxineiros, jardineiros | Reformas estruturais | Obras na fachada, modernização de elevadores |
| Contas mensais | Água, luz, gás das áreas comuns | Indenizações trabalhistas | Pagamento de demissões e rescisões |
| Manutenção preventiva | Reparos regulares de elevadores, portões automáticos, sistemas de segurança | Obras de ampliação | Construção de novas áreas de lazer, salão de festas, etc. |
| Materiais de limpeza | Produtos de limpeza, sacos de lixo, insumos para higienização | Instalação de novos sistemas | Câmeras de vigilância, sistemas de alarme, portões eletrônicos |
| Serviços rotineiros | Limpeza de áreas comuns, jardinagem, manutenção de piscinas | Paisagismo e decoração | Projetos de paisagismo e decoração de áreas externas e halls |
| Honorários da administradora | Taxas administrativas e honorários para gestão do condomínio | Fundo de obras | Reserva para futuras obras e melhorias estruturais |
| Seguros obrigatórios | Seguros contra incêndio e responsabilidade civil | Obras de urgência | Conserto de danos causados por desastres naturais |
Despesas extraordinárias necessárias
Esse tipo de despesa não pode ser prevista exatamente, mas se sabe que vai ocorrer. É necessária também para o bom funcionamento do condomínio. Estão incluídas, portanto, despesas de manutenção, consertos, reparos hidráulicos e elétricos, além de reformas com vistas a atendimento legal, como acessibilidade por exemplo.
Esse tipo de intervenção no condomínio pode ser feito pelo síndico sem prévia consulta aos condôminos por meio de assembleia. Ele deve apenas prestar atenção ao fato de ter vários orçamentos para comprovar que escolheu aquele com melhor oferta de preço. Caso a intervenção seja feita diretamente pelo condômino, ele deverá ser reembolsado.
No entanto, se a intervenção tiver um caráter bastante oneroso, deve obrigatoriamente ser convocada assembleia para dar ciência aos condôminos e discutir outras informações.
Despesas extraordinárias úteis
As despesas úteis são aquelas caracterizadas por promover facilidades no condomínio, mas que não são estritamente necessárias ao funcionamento do mesmo.
Como exemplo, podemos citar uma cobertura para carros na garagem (caso não seja subterrânea), construção de uma churrasqueira, melhoria de um salão de festas, dentre outros.
Para despesas desse tipo, deve obrigatoriamente ser convocada assembleia. A aprovação se dá pela maioria dos presentes, prestando atenção ao o fato de que se a obra tiver a finalidade de construção de prédio anexo ou pavimento extra, deve ter unanimidade.
Se for para ampliação de espaço já existente, a aprovação deve vir de ao menos um terço dos presentes.
Despesas extraordinárias voluptuárias
Essas despesas são aquelas que não são necessárias nem úteis. Pode ser bastante curioso, mas dizem respeito à estética do local. Pense bem, não é necessário nem útil, mas deixa o ambiente bem mais bonito.
Nessa categoria de gastos, estão incluídos os custos de pinturas de fachadas, projetos paisagísticos, decoração e eventuais trocas de pisos e revestimentos. Vale ressaltar que esse tipo de despesa deve ter a aprovação de dois terços dos condôminos para ser efetivada.
Quem tem responsabilidade sobre cada tipo de despesa?
Esse ponto merece bastante atenção. No caso das despesas ordinárias, o pagamento deve é de responsabilidade do inquilino. Já as despesas relacionadas aos gastos extraordinários, a conta deve ser arcada pelo proprietário do imóvel. No entanto, existem algumas situações especiais que devem ser analisadas caso a caso.
Uma situação clássica diz respeito ao encanamento: quando da ocorrência de um vazamento, deve ser verificado qual o segmento foi afetado: se foi o trecho vertical (que leva água da caixa aos apartamentos), a responsabilidade será do condomínio.
No entanto, se o problema for constatado na tubulação horizontal, o gasto deverá ser arcado pelo proprietário do imóvel, pois esse trecho é de uso privado.
Merece especial atenção, no entanto, a correta diferenciação de cada um dos tipos de gastos. O síndico deve manter escrituração escrupulosa de todos os registros para manter uma prestação de contas clara a todos os condôminos.
No caso das despesas ordinárias, basta a simples prestação de contas. Já se os gastos forem extraordinários, é necessário que seja verificado qual é o seu tipo: se for necessário, segue o rito das despesas ordinárias. Caso seja do tipo útil ou voluptuosa, a prestação de contas deve seguir aquilo que foi acordado em assembleia.
Dessa forma, evitam-se quaisquer tipos de litígios entre os envolvidos.
Prestar atenção à correta classificação das despesas ordinárias e extraordinárias é fundamental para uma gestão condominial clara e transparente. Cabe ao síndico tornar esses registros o mais claros possível, podendo contar com a ajuda de uma administradora para essa tarefa.
O importante é sempre manter o bom relacionamento entre os envolvidos, fornecendo uma correta prestação de contas.
