Desde 2013, a certificação digital para condomínios se tornou obrigatória, funcionando como a identidade eletrônica do CNPJ do empreendimento.
Sem esse certificado, o síndico não consegue enviar dados importantes sobre os funcionários para a Caixa Econômica Federal, colocando o condomínio em risco de multas e processos trabalhistas.
Apesar dessa exigência, muitos condomínios ainda operam de forma irregular, e diversos profissionais do setor têm dúvidas sobre como usar a certificação digital para tornar a gestão mais ágil e segura.
Por isso, preparamos este conteúdo com as principais informações sobre a certificação digital para condomínios, mostrando como ela facilita a administração e garante validade jurídica para os documentos do empreendimento.
O que é a certificação digital para condomínios?
A certificação digital é um documento eletrônico que tem a função de comprovar quem executa uma ação virtual. Essa ferramenta não é usada apenas pelos condomínios, mas também por empresas e pessoas físicas. Em outras palavras, pode se dizer que esse documento serve como uma identidade virtual da pessoa física ou jurídica e tem diversas vantagens:
- permite realizar uma série de serviços de forma online;
- contribui para redução de custos;
- agiliza os processos;
- promove a sustentabilidade;
- proporciona mais agilidade e menos burocracia;
- possibilita que o administrador do condomínio resolva assuntos do empreendimento sem comparecer pessoalmente.
Para você entender melhor, basta imaginar o seguinte exemplo:
O administrador ou o síndico precisa realizar ações referentes à administração do condomínio, como:
- emitir imposto de renda;
- obrigações fiscais;
- efetuar transações de forma virtual, por meio do celular ou computador.
Mas como garantir que ele está executando a ação?
Nesse caso, a certificação digital serve para garantir a autenticidade, integridade e a confiabilidade das informações fornecidas durante a realização das operações.
Além disso, esse documento é utilizado para que a administradora ou o síndico possa acessar o canal denominado “Conectividade Social”, que serve para enviar os dados previdenciários pertencentes aos funcionários que trabalham no condomínio. Ou seja, o envio das informações referentes ao INSS, FGTS, RAIS e outras obrigações trabalhistas só será possível por meio dessa ferramenta.
Condomínio é obrigado a ter certificação digital?
Desde 2013, os condomínios precisam do certificado digital (e-CNPJ) para enviar obrigações como GFIP, eSocial e outras declarações acessórias. Porém, existem exceções.
Condomínios que não têm empregados não precisam obrigatoriamente do certificado digital, já que não precisam enviar essas declarações. Por isso, cada condomínio deve avaliar sua situação antes de buscar a certificação.
A obrigatoriedade está prevista na legislação que trata do eSocial e da GFIP, garantindo que as informações sejam enviadas de forma segura e autenticada.
Porém, se o condomínio utilizar RPA (Recibo de Pagamento a Autônomos), mesmo que não tenha funcionários, será necessário o uso do sistema Conectividade Social da Caixa, que exige certificação digital.
Ter o certificado digital evita problemas com órgãos fiscalizadores e facilita a gestão das responsabilidades legais do condomínio.
Como fazer certificado digital para condomínio?
Agora que você já entendeu o conceito de certificação digital para condomínios, vamos explicar o passo a passo de como obter esse documento na prática. Confira:
- Escolher a Autoridade Certificadora
Entre em contato com uma Autoridade de Registro (AR) ou Autoridade Certificadora (AC), como Caixa Econômica Federal, Certisign ou SERPRO.
- Reunir a documentação
Separe todos os documentos exigidos pelo órgão, incluindo informações do condomínio e do administrador responsável.
- Comparecer pessoalmente
Vá ao AR ou AC com toda a documentação para validação e expedição da assinatura eletrônica.
Lembrando que esses órgãos têm a autorização para emitir certificados digitais, além de serem credenciados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Documentos necessários
Para solicitar a emissão do certificado digital para condomínios, é necessário apresentar os documentos a seguir:
- cartão de CNPJ do condomínio;
- convenção do condomínio;
- instituição do condomínio, disponível por meio do cartório de imóveis;
- especificação do condomínio ― documento referente ao projeto do empreendimento feito pela construtora;
- ata de eleição registrada e assinada com firma reconhecida do atual síndico;
- comprovante de residência do síndico;
- RG e CPF (ou CNH) do síndico.
Lembrando que, para emitir o certificado digital, é preciso que o cadastro do síndico esteja atualizado no sistema da Receita Federal.
Além disso, se o condomínio foi construído antes de 1964 e, por isso, não possui a convenção, a solicitação pode ser feita por meio da matrícula-mãe do empreendimento.
Custo e validade do certificado digital
Os gastos com a emissão do certificado digital podem variar entre R$ 179,00 a R$ 249,00. Isso porque os preços alteram conforme o prazo de validade e o formato do certificado:
- prazo de validade da ferramenta: que pode ser de um mês a três anos.
- formato do certificado, são três tipos: cartão inteligente, cartão inteligente + leitora e token USB.
Vale ressaltar que o cartão inteligente se adequa a condomínios que utilizam os serviços de uma administradora.
Agora, se a gestão do condomínio fica sob a responsabilidade do síndico, o ideal é optar pelo cartão inteligente + leitora ou token USB.
Além disso, é importante entender as diferenças entre os tipos A1 e A3:
- certificado tipo A1: gerado e armazenado no computador, tem validade menor (geralmente 1 ano) e permite uso remoto sem precisar de dispositivo físico.
- certificado tipo A3: armazenado em cartão inteligente ou token USB, tem validade maior (até 3 anos) e oferece mais segurança, exigindo presença física do dispositivo para autenticação.
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Assinatura eletrônica é diferente de certificado digital?
A assinatura eletrônica é qualquer forma digital de registrar a concordância de alguém com um documento. Já a assinatura digital com ICP-Brasil usa criptografia e certificados digitais reconhecidos oficialmente.
A assinatura digital é um recurso originado a partir da certificação digital, que tem valor jurídico garantido pela legislação brasileira. Por isso, é usada para formalizar documentos e pedidos.
Você pode realizar a assinatura eletrônica simples, como a feita via e-mail, na tela de um celular ou tablet para obter o certificado digital para o condomínio.
Quais são as vantagens da certificação digital para condomínios?
A certificação digital não só evita o risco de penalização pela Justiça do Trabalho com multas ou processos trabalhistas, mas também traz algumas vantagens para o condomínio, como:
- manter o condomínio compliance com a legislação;
- garantir a segurança das informações e transações do condomínio contra fraudes;
- permitir que o síndico possa assinar documentos de forma ágil;
- facilitar a verificação das contribuições previdenciárias dos funcionários;
- viabilizar as obrigações fiscais, como a declaração de Imposto de Renda, sejam emitidas de forma eletrônica;
- reduzir os gastos com papel;
- aumentar ganho de tempo e rastreabilidade;
- diminuir burocracia;
- estar em conformidade com as leis fiscais;
- permitir que se verifique se a administradora está respeitando os direitos dos colaboradores do condomínio.
Fique por dentro das novidades sobre certificação digital para condomínios
Os condomínios que possuem colaboradores já incorporaram a certificação digital em sua rotina, pois a exigem para o envio de GFIP, eSocial e outras obrigações acessórias
Ou seja, a certificação não é apenas uma formalidade: ela garante agilidade, redução de custos e mais segurança jurídica na gestão condominial.
Além disso, o certificado digital permite que o administrador resolva diversas questões do condomínio online, sem a necessidade de deslocamento, tornando os processos mais rápidos e menos burocráticos.
Para modernizar a gestão do seu condomínio, contar com soluções tecnológicas é o caminho.
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Perguntas frequentes sobre certificação digital para condomínios
Ainda com dúvidas sobre o tema? Separamos algumas respostas para perguntas mais procuradas sobre o tema.
Os condomínios são obrigados a ter certificado digital?
Sim, a certificação digital é obrigatória para todos os condomínios. Ela garante a autenticidade e segurança nas transações e na assinatura de documentos eletrônicos.
Quanto custa uma certificação digital?
O custo da certificação digital varia de acordo com o tipo de certificado e o fornecedor. Em média, o valor pode ficar entre R$ 100 e R$ 500 por ano.
O que diz o artigo 1356 do Código Civil?
O artigo 1356 do Código Civil trata da necessidade de regularização e formalização das decisões no âmbito condominial, reforçando a importância de um sistema digital seguro para a gestão e comunicação interna, como o uso de certificação digital.
