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Saiba como utilizar o eSocial com foco na gestão de condomínios

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Índice

O eSocial é uma ferramenta adotada pelo Governo Federal para melhorar a gestão de dados. O programa é obrigatório para condomínios desde Julho de 2018, porem sua implementação só será concluída em 2021. Pensando nisso, você conhece as regras do eSocial para condomínios?

Vale lembrar de que o eSocial é um sistema de escrituração digital de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A ferramenta, que visa padronizar o processo de distribuição e armazenamento desses dados, deve agilizar e integrar a gestão do governo no setor.

A ferramenta é responsável pela modernização nas regras de envio de documentos, as mudanças no procedimento de contratação e a centralização dos dados de todos os colaboradores em uma única plataforma. Nesse contexto, o novo sistema deve atuar como uma peça-chave para que o condomínio se mantenha a par da legislação trabalhista.

 

Qual a importância do eSocial?

Essa iniciativa de implementação do eSocial é bastante importante, uma vez que ela vem para reduzir os índices de sonegação fiscal, trazendo mais transparência no repasse de dados de funcionários para a administração federal.

Contudo, para se adequar à essa legislação, é necessário que se tenha ainda mais organização na gestão com relação às responsabilidades das administradoras com direitos trabalhistas, previdenciários e tributários.

Os condomínios que têm a sua administração terceirizada devem entrar em contato com a empresa para que as adequações necessárias da nova legislação sejam realizadas. O síndico deve ficar atento e fiscalizar se todas as obrigações estão sendo cumpridas corretamente, pois caso o contrário, o condomínio poderá ser multado em até 180 mil reais.

Afinal, o que eSocial muda nos condomínios?

A principal diferença que se percebe desde que o eSocial foi declarado obrigatório, são nos processos trabalhistas dentro do condomínio.

Toda admissão, bem como demissão, férias e outras informações trabalhistas, devem ser passadas por uma sequência de responsáveis e com antecedência.

Como exemplo, podemos citar o processo de admissão. Os dados referentes a contração do funcionário, além dos dados pessoais do mesmo, devem ser passados do condomínio para a administradora. Esta, por sua vez, é responsável por registrar essas informações no eSocial

Essa cadeia de responsabilidades nos revelou desde 2018 como é essencial a sintonia entre cada parte do condomínio. Isso porque, uma vez que esse tipo de informação é atrasada, pode prejudicar o responsável pelo atraso, seja condomínio ou administradora.

Em outras palavras, essas organizações passaram a ter um novo posicionamento quanto às normas para as rotinas trabalhistas na gestão de funcionários (tais como admissões, desligamento, pagamento e aviso de férias), que não são mais retroativas, como era antes do eSocial.

O objetivo, nesse sentido, é que todas as informações relativas a esses processos sejam enviadas em tempo real — no caso da admissão de um colaborador, por exemplo, todos os dados envolvidos deverão ser enviados pelo sistema online até o final do dia anterior do começo do trabalho.

Veja as informações que são abordadas pelo portal:

  • Informações de seguridade social;
  • Férias;
  • Admissão e desligamento de colaboradores;
  • Horas extras;
  • Acidentes de trabalho;
  • Informações de imposto de renda retido da fonte;
  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
  • LRE – Livro de Registro de Empregados;
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD – Comunicação de Dispensa;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • Folha de pagamento;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  • GPS – Guia da Previdência Social.

 

Como é interferida a relação da Administradora com o Condomínio?

A principal questão aqui seria, de quem é a responsabilidade de registrar os dados dos funcionários? Neste caso, a responsabilidade é dividida tanto para o condomínio quanto para a administradora. Isso porque a administradora que deverá enviar os dados via eSocial. Contudo, os dados devem ser passados à administradora com antecedência pelo síndico, do contrário, o condomínio estará sujeito a multa.

Vale destacar que será designada uma pessoa totalmente responsável pela conversação e transição de dados entre síndico e administradora. Esta pessoa será um auxiliar do síndico. Em grandes condomínios, essa função tem sido assumida pelo gerente predial. Já em condomínios menores, não há a presença desta pessoa, portanto o próprio síndico será encarregado. Independente de quem seja, deve-se ressaltar ao encarregado da importância de sua função, já que qualquer informação atrasada, errada ou até mesmo a falta de informação pode prejudicar muito o condomínio.

Pensando nisso, é imprescindível a harmonia entre síndico e administradora. Para que todos os dados sejam reportados com antecedência e de forma correta, evitando multas, é preciso que todas as partes estejam alinhados quanto aos prazos.

Quais são os prazos que os empreendimentos devem cumprir para implementar o eSocial?

Por mais que o uso do portal já seja obrigatório desde 2018, sua implementação será totalmente concluída em julho de 2021, conforme o cronograma de fases previsto pelo governo. 

Veja como está o andamento do cronograma:

  • Eventos de tabela e não periódicos – já implantados;
  • Eventos periódicos (folha de pagamento);
    • CNPJ básico com final 0,1,2 ou 3 – 8 de Setembro de 2020;
    • CNPJ básico com final 4,5,6 ou 7 – 8 de Outubro de 2020;
    • CNPJ básico com final 8,9, e pessoas físicas – 9 de Novembro de 2020;
  • Eventos de SST (Saúde e Segurança do Trabalhador) – 8 de Julho de 2021.

 

Quais são as principais providências?

É fundamental que as administradoras estejam devidamente orientadas e em dia com as responsabilidades. Se houver despreparo por parte da gestão, o condomínio corre um alto de risco de receber notificações e multas.

Os condomínios que optam por autogestão, por sua vez, podem contar com o apoio do contador responsável por seus registros, facilitando a interação com o eSocial. 

É importante acrescentar, ainda, que os atestados de saúde só são aceitos caso seja respeitada a periodicidade definida pelo eSocial. As normas de Medicina e Segurança do Trabalho também merecem atenção: os atestados obrigatórios e os laudos médicos devem sempre estar dentro da validade. 

Caso o condomínio ou administradora não possua os documentos apontados no tópico anterior, a orientação é entrar em contato com a contabilidade para providenciá-los.

 

Quais são as punições para o não cumprimento?

Bem, para evitar que ocorram multas, é necessário que as administradoras adequem os condomínios à plataforma do eSocial. Para isso, basta atentar-se às demandas da fase 6 e efetuá-las a partir de julho, cumprindo fielmente as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, além de todos os prazos. Só o fato de não atrasar o envio das informações já evita o surgimento de alguma punição.

Contudo, elas podem aparecer com a não implementação do eSocial. Isso porque a fiscalização no programa é feita em tempo real, não sendo possível adicionar informações retroativas. Portanto, todas as obrigações fiscais do condomínio têm que ser adicionadas antecipadamente ao sistema, tomando cuidado para não ocorrer nenhum erro durante o processo.

Sobre, as multas, confira algumas que podem aparecer:

  • admissão de funcionários: pelo eSocial ela deve ser enviada até o fim do dia que antecede o início do trabalho do trabalhador. Se o prazo não for cumprido, a multa varia, por empregado, entre R$402,53 a R$937;
  • atestado de Saúde Ocupacional: a não realização dos exames médicos por parte dos empregados pode trazer uma multa entre R$402,53 e R$4.025,33;
  • afastamento temporário: não notificar a licença de um funcionário traz punições de R$1.812,87 até R$181.284,63;
  • comunicação de acidente de trabalho: se não for feita a notificação de algum acidente, a multa pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição;
  • alteração de dados cadastrais e contratuais: multa de R$402,54 para alterações de dados que não forem notificadas.
  • folha de pagamento: o não envio dos dados da folha de pagamento dos funcionários traz multas a partir de R$1.812,87.

Qual a importância da certificação digital para essa mudança?

O acesso ao ambiente do eSocial, o envio dos dados e a assinatura dos documentos são possíveis apenas com a posse de um certificado digital. Como faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que requer uma dessas certificações, o eSocial também exige o documento virtual.

É importante que os gestores tenham em mente que o certificado assegura autoridade jurídica — a assinatura registrada nesse arquivo garante segurança para o envio online das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

Lembramos de que a certificação digital pode ser adquirida em uma entidade vinculada à Receita Federal (em geral, a compra é realizada na internet e finalizada na empresa certificadora, que valida o processo). É possível conferir orientações importantes sobre os certificados digitais e sua relação com o eSocial.

Seu software de gestão é compatível com o eSocial?

Caso sua administração faça uso de um sistema de gestão de condomínios online (em especial no que diz respeito à organização das informações trabalhistas dos colaboradores), é importante que ele seja adaptável ao eSocial.

Uma vez que a transmissão das informações se dará de forma totalmente virtual, o ideal é que o software utilizado pelo gestor facilite e agilize o envio de dados. Essa é justamente a proposta da Group Software, que criou o módulo eSocial para otimizar os novos processos.

Integrável ao Group Folha, um sistema voltado à gestão da folha de pagamento, esse módulo permite automatizar o envio direto de todas as informações do eSocial para condomínios, simplificando ainda mais a adaptação às novas regras.

Quer saber mais sobre como a Group Software pode ajudar sua administradora? Entenda as vantagens de um software para condomínios online!

 

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