Se você já sabe o que é uma assembleia, o próximo passo é aprender como fazer uma assembleia de condomínio de forma eficiente. Até porque, a organização, a objetividade e a informação são os três pilares de uma assembleia condominial de sucesso.
Durante a reunião, são decididas questões de interesse dos condôminos, como prestação de contas, aprovação de decisões importantes e esclarecimento de dúvidas sobre a administração do condomínio.
Assim, quando conduzida de a partir de uma estrutura, a assembleia ajuda a resolver pendências, melhorar a gestão e valorizar o patrimônio de todos.
Neste guia, separamos um passo a passo para que administradores e síndicos consigam conduzir assembleias de condomínios objetivas e eficazes!
Como fazer uma assembleia de condomínio?
Para realizar uma assembleia de condomínio é preciso definir a pauta e elaborar uma convocação com data, hora e local. Em seguida, é necessário enviar todos esses detalhes aos condôminos com antecedência mínima de oito dias, de acordo com o prazo da convenção do condomínio.
Em geral, o síndico é responsável por convocar a assembleia, mas, em casos específicos, também pode ser organizada por condôminos que representam a fração mínima prevista em convenção.
Além disso, a convocação deve ser feita por canais de comunicação formais, geralmente por aviso impresso, e-mail ou outros meios definidos na convenção.
Como convocar uma assembleia de condomínio?
Para convocar uma assembleia de condomínio, o síndico deve enviar um edital de convocação claro e completo, com data, horário, local e pauta. Para isso, também é importante utilizar canais de comunicação acessíveis aos condôminos, como mural, aplicativo, e-mail ou grupo de WhatsApp.
Enviar por mais de um canal e usar lembretes recorrentes também ajuda a gerar mais aderência entre os condôminos.
Para facilitar essa gestão, existe o Group COM, o super app da Group Software, pensado para simplificar os processos de gestão no condomínio de forma intuitiva e acessível.
Ele facilita a comunicação entre os moradores e a organização de reuniões no condomínio, inclusive, com a opção de convocar assembleias virtuais.
Tipos de assembleia: presencial, virtual e híbrida
As assembleias podem ser presenciais, virtuais ou híbridas, que são modelos regulamentados pela Lei 14.309/2022.
Para saber como fazer assembleia de condomínio, você precisa lembrar que cada formato possui características próprias, com vantagens e limitações:
- Presencial: em que todos os participantes se reúnem fisicamente em um local;
- Virtual: realizada exclusivamente pela internet, com participação remota de todos os envolvidos;
- Híbrida: que combina a participação física e virtual.
Vantagens e desvantagens de cada tipo de assembleia
Entre as vantagens da assembleia presencial, se destacam a maior interação pessoal e fácil percepção de decisões coletivas.
Alguns de seus contras são que exige deslocamento e pode ter menor adesão, limitado a quem pode comparecer.
Já em relação à assembleia híbrida, oferece flexibilidade, e atende condôminos presenciais e remotos. Por outro lado, ela exige maior preparação, já que demanda uma infraestrutura tecnológica e atenção à segurança dos votos.
Contudo, é preciso deixarmos claro que, dentre esses três métodos de aplicação, a assembleia virtual é o melhor deles. Isso porque, este é o ambiente mais conveniente para a participação do condômino.
No meio online, a participação dos envolvidos é otimizada, uma vez que por lá, a assembleia pode ser acessada de qualquer lugar.
Sendo assim, o condômino pode participar mesmo que não esteja se sentindo tão bem, fora de casa e ultrapassando muitos outros fatores que impossibilitaram sua participação em uma assembleia convencional.
Seus únicos pontos de atenção são que requer acesso à tecnologia, depende de conexão estável e alguns condôminos podem ter dificuldade de adaptação, o que pode ser resolvido com treinamentos simples.
Confira mais detalhes sobre esse modelo no nosso vídeo completo:
Assim, a lei que comentamos anteriormente assegura que as assembleias virtuais e híbridas têm a mesma validade legal que as presenciais, desde que respeitados os requisitos de convocação e registro de presença e votação.
Como fazer assembleia de condomínio com quórum e participação dos condôminos
Para garantir quórum e participação, o condomínio deve utilizar múltiplos canais para convocar e informar sobre a assembleia de condomínio. Também é necessário divulgar o evento de forma completa, e deixar claros detalhes como tempo de fala, pauta e local.
Algumas outras dicas ajudam a garantir a aderência e engajamento dos moradores. Listamos elas a seguir.
Tenha encontros frequentes e objetivos
Uma assembleia deve ser rápida, dinâmica e eficiente. Normalmente, os condomínios realizam assembleias anuais, porém, essa prática pode fazer com que se acumule vários assuntos e que a reunião fique extensa e perca o foco.
O mais comum entre as administradoras é organizar assembleias menores e mais objetivas, de modo a separar as prioridades condominiais. Dessa forma, as assembleias se tornam uma tarefa menos cansativa para os condôminos e com certeza fará com que o quórum da assembleia seja alto nos demais encontros.
Uma boa estratégia é fazer pesquisas sobre quais pontos os condôminos têm mais interesse de discutir na assembleia, e assim, incluí-los na pauta.
Além disso, estipule uma média de duração para a reunião, que não ultrapasse duas horas, sendo assim, os condôminos já têm mais segurança de que a assembleia será objetiva.
Facilite a presença dos condôminos
Uma ótima solução para facilitar a presença nas assembleias são os aplicativos para condomínio. Isso porque, por meio deles, é possível realizar a assembleia até por meio do celular, tornando o acesso à ela ainda mais fácil para o participante.
Sua utilização facilita desde o envio da pauta até a condução da reunião. Todos os processos de uma assembleia devem ocorrer da melhor forma, para que o quórum seja superior nas seguintes. Nesse quesito, a assembleia virtual que falamos anteriormente é perfeita.
Se atente à data escolhida
Dependendo da quantidade de unidades no condomínio, você consegue negociar uma boa data para a assembleia com os condôminos. Porém, se não conseguir, se atente para não marcar próximo a algum feriado prolongado ou em época de férias escolares, por exemplo.
Prepare o local e os recursos da assembleia
Em prédios de menor porte, é possível realizar a assembleia no próprio apartamento do síndico. Mas, caso o número de condôminos seja alto, utilize as estruturas do prédio, como espaço para reuniões, convenções, etc.
Prepare o local com antecedência, veja se há lugares suficientes e outros materiais que sejam necessários para a assembleia, como, por exemplo, recursos multimídia, para a apresentação de slides com os pontos que serão apresentados na reunião.
Dicas práticas de como fazer assembleia de condomínio
Para recapitular, algumas boas práticas para fazer assembleia de condomínio incluem:
- Mantenha uma comunicação clara e um bom relacionamento com os moradores;
- Tenha uma pauta objetiva;
- Evite feriados e datas comemorativas;
- Sirva um café ou um lanche para os condôminos;
- Escolha um ambiente adequado;
- Seja pontual.
Como fazer a assembleia ser mais eficiente e objetiva
Para ter uma assembleia mais eficiente e objetiva, defina uma pauta clara com temas prioritários e envie-a com antecedência para que os participantes se preparem.
Durante a reunião, limite o tempo de fala de cada um e evite discussões que não foquem no tema central.
Na visão dos condôminos, estar em uma assembleia é algo cansativo e não está em suas prioridades. Isso acontece muito por conta do tempo em que a reunião dura.
Quando os encontros são anuais, os assuntos são acumulados ao longo de 12 meses. Com isso, temos assembleias que duram quatro, cinco e até seis horas. Isso desmotiva o condômino de estar presente e pode causar dispersão.
Portanto, o ideal é termos assembleias com pautas menores e objetivas, que durem no máximo duas horas, mesmo que seja necessária a marcação de outra chamada, para tratar demais assuntos.
Como contornar objeções e manter a ordem na assembleia
Para concluir os objetivos da assembleia de condomínio, é importante evitar tópicos fora do objetivo da reunião de condomínio. Isso porque, eles abrem espaço para diversos assuntos que não são o foco de discussão da assembleia.
Logo, se há algum tema abordado por um condômino que não faz parte da pauta, ele deve ser anotado pelos responsáveis da assembleia, para ser tratado em outro encontro, ou de outra forma.
Por fim, a postura do presidente da reunião faz a diferença. Para que nenhum condômino se sinta despriorizado, após o encontro, você também pode usar um canal de devolutiva pós-assembleia, por aplicativos e-mails.
Desta forma, as informações ficam acessíveis para todos de forma organizada.
Como presidir e conduzir uma assembleia de condomínio
Para presidir uma assembleia de condomínio, o presidente deve ser pontual, conduzi-la de forma imparcial, incentivar a participação de todos, manter a ordem e garantir que todas as decisões e discussões sejam registradas em uma ata.
Antes de iniciar, o condomínio deve escolher um presidente da mesa neutro, respeitado e com conhecimento das regras do condomínio. Ela será o responsável pelo andamento das pautas e pelo controle do tempo.
Assim que a assembleia começar, ele deve abrir a reunião apresentando a pauta completa e destacar os assuntos que serão discutidos, assim como suas prioridades.
Outra boa prática é distribuir cópias ou disponibilizá-las digitalmente para todos os condôminos. Essa prática ajuda a diminuir as dúvidas durante a reunião.
Intervenha com educação quando houver discussões paralelas ou interrupções. Nesses momentos, também é útil lembrar os condôminos da pauta e do tempo disponível.
Além disso, como falamos, solicitações fora da pauta devem ser registradas pelo secretário para tratamento posterior. Informe ao condômino o canal e o momento em que a questão será discutida, garantindo devolutiva sem comprometer o andamento da reunião.
Para você que quer se aprofundar no tema, separamos um vídeo explicando como conduzir a primeira assembleia do condomínio:
Como registrar a ata da assembleia de condomínio
A ata da assembleia é o documento oficial que registra todas as decisões tomadas na reunião. É ela que garante a validação jurídica e referência futura para condôminos e administradores.
Para você saber registrar uma ata de assembleia de condomínio, montamos um passo a passo:
- Identifique os temas
Descreva os assuntos discutidos, decisões tomadas, resultados das votações e eventuais demandas fora da pauta.
- Coloque as informações básicas
Inclua informações obrigatórias, como data, horário, local, lista de presenças, pautas e decisões aprovadas
- Revise o documento
Antes de aprovar, reveja e registre devidamente tudo o que discutiram.
- Colete assinaturas
Garanta as assinaturas, que precisam ser as do presidente da mesa, secretário da assembleia e síndico, quando aplicável.
- Guarde a ata
Mantenha-a em arquivo físico ou digital seguro, com fácil acesso para condôminos e para a administradora.
Checklist prático: como fazer uma assembleia de condomínio do início ao fim
Por fim, confira um checklist com tudo que falamos sobre como conduzir uma assembleia:
- O síndico ou condôminos autorizados devem enviar o edital de convocação;
- Inclua data, horário, local, pauta e envie por mural, e-mail, app ou WhatsApp com antecedência mínima de 8 dias;
- Reforce a comunicação com lembretes recorrentes;
- Eleja presidente da mesa e secretário;
- Disponibilize a pauta completa para todos os condôminos;
- Prepare materiais, listas de presença e sistemas de votação, principalmente se for uma assembleia virtual ou híbrida;
- Abra a reunião com leitura da pauta;
- Controle o tempo por item e modere debates e conflitos;
- Registre demandas fora da pauta para devolutiva após a reunião;
- Mantenha a reunião objetiva, dinâmica e participativa.
- Redija a ata com decisões, votações e presenças;
- Leia a ata para a aprovação ao final da assembleia;
- Obtenha assinaturas do presidente, secretário e, se necessário, síndico;
- Arquive a ata em formato físico ou digital, com acesso seguro e backup;.
- Envie a ata aprovada aos condôminos;
- Dê devolutiva sobre demandas registradas fora da pauta;
- Utilize sistemas de gestão de condomínios, como os da Group, para acompanhamento e comunicação.
Fazer uma assembleia de condomínio mais eficaz começa com planejamento
Uma assembleia de condomínio eficiente depende de planejamento e uma boa condução. Defina claramente data, horário, pauta e responsáveis, garanta a convocação dentro do prazo legal e prepare todos os materiais necessários para a reunião.
Até porque, seguir um passo a passo permite que a assembleia seja mais objetiva, organizada e produtiva.
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O que mais você precisa saber sobre como fazer uma assembleia de condomínio
Confira mais respostas para dúvidas sobre como fazer uma assembleia de condomínio.
O síndico ou condôminos que representam a fração mínima prevista na convenção podem convocar uma assembleia de condomínio.
A ata deve conter decisões sobre contas, obras, regulamentos, eleição de cargos e assuntos de interesse coletivo.
Escolha presidente da mesa e secretário, siga a pauta, controle tempo, modere debates e registre demandas fora da pauta.
Sim, precisam registrar a ata da assembleia, pois ela reúne decisões, votos e presenças, garantindo validade jurídica e servindo como referência futura.
Sim, conforme a Lei 14.309/2022, assembleias virtuais e híbridas têm a mesma validade que as presenciais.
