Como fazer um comunicado aos condôminos: modelos, estrutura e boas práticas

A comunicação é a base para a convivência social, pois contribui para evitar mal-entendidos e gerar confiança em relacionamentos pessoais e profissionais. Em um ambiente residencial é ainda mais importante, por isso é essencial dar atenção para comunicado aos condôminos.

Nesse contexto, desenvolver um processo de comunicação claro e objetivo com os moradores é fundamental para criar ambientes harmoniosos, além de otimizar o tempo dos síndicos e administradoras, torna mais fácil a tomada de decisões.

Se você sente que a comunicação com os moradores poderia ser mais eficiente, fizemos este guia para você. Aqui, reunimos um passo a passo prático, modelos prontos de comunicados, boas práticas de linguagem e canais!

Quando emitir um comunicado aos condôminos?

O comunicado aos condôminos deve ser utilizado sempre que houver informações sobre um evento importante, uma alteração de rotina, uma manutenção ou emergência ou uma infração de regras que afete a todos.

Portanto, é importante você enviar um aviso aos condôminos em situações como:

• obras ou manutenções: informar datas, horários, possíveis transtornos e prazos de conclusão;
• mudanças nas regras de convivência: como alteração no uso de áreas comuns, novos regulamentos ou ajustes no regimento interno;
• inadimplência e notificações: com envio de comunicados individuais ou gerais sobre prazos, negociações e consequências do não pagamento;
• eventos e assembleias: sempre que houver convocação para reuniões, festas ou atividades coletivas;
• situações emergenciais: em relação a problemas elétricos, de abastecimento de água, segurança ou qualquer ocorrência que exija ação imediata.

Assim, alguns exemplos de comunicados enviados em situações como essas são:

• “aviso de interrupção no fornecimento de água para manutenção preventiva”;
• “comunicado sobre novas regras de uso da piscina”;
• “notificação de atraso no pagamento da taxa condominial”;
• “convocação para Assembleia Geral Ordinária”.

Como deve ser um comunicado eficiente para os moradores?

O comunicado destinado aos moradores feito de forma agradável e humanizada é capaz de estreitar o relacionamento com os moradores, além de auxiliar a alinhar as ações e promover um dia a dia livre de conflitos e surpresas.

Para que o comunicado cumpra seu papel, alguns elementos não podem faltar são:

• título claro: destaque o assunto de forma simples e direta;
• data e destinatário: registre a data de emissão e indique a quem se destina;
• texto objetivo: apresente a mensagem sem rodeios, com as informações principais, como o quê, quando, onde e por quê;
• tom cordial e respeitoso: mesmo em casos delicados, como inadimplência, mantenha a formalidade sem perder a empatia;
• informações de contato ou próximas etapas: oriente os moradores sobre como esclarecer dúvidas ou o que deve ser feito após o comunicado;
• forma de envio: dê preferência ao envio digital, por e-mail, aplicativo de gestão ou grupo oficial. quando for impresso, utilize papel timbrado do condomínio para reforçar a credibilidade.

Modelo de comunicado aos condôminos

Confira um modelo de comunicado que contém essas informações:

[Logotipo ou nome do condomínio]   [Data]   Comunicado aos Condôminos do [nome do condomínio]  Título: [Assunto do comunicado]   Prezados(as) moradores,  [Explique de forma objetiva o motivo do comunicado: o que vai acontecer, quando, onde e por quê. Evite rodeios e vá direto ao ponto, mas mantendo um tom cordial e respeitoso.]    Caso tenham dúvidas ou necessitem de mais informações, favor entrar em contato pelo [telefone/e-mail/aplicativo de gestão].   Agradecemos a compreensão e a colaboração de todos.   Atenciosamente,   [Nome do síndico ou administrador]   [Cargo]   [Contato]

Mantenha registros das reuniões, comunicados e decisões

As decisões coletivas e o histórico de comunicados de condomínio devem ser mantidas em um arquivo, para consultas futuras caso seja necessário. Além das questões financeiras, é uma forma de organizar melhor a gestão do condomínio.

É uma parte importante para criar comunicados bem-estruturados e embasados em fatos, sobretudo, em relação aos seguintes fatores:

• comunicados de obras e reformas;
• regras para animais no condomínio;
• limpeza e organização dos espaços coletivos;
• horários permitidos para ruídos;
• regras para alterações estruturais;
• questões de segurança.

Sendo assim, os administradores e síndicos do condomínio poderão contar com dados relevantes sobre todos os aspectos do condomínio. O que é importante para evitar conflitos e facilitar a comunicação interna.

Quais canais usar para comunicar os condôminos?

Para comunicar-se com os condóminos, utilize uma combinação de canais: aplicativos de gestão condominial, e-mails, grupos de WhatsApp, quadros de avisos e assembleias.

A seguir, explicamos mais sobre as vantagens e desvantagens de cada:

Murais físicos

Garantem que todos os moradores tenham acesso, mesmo os que não usam meios digitais, e funcionam bem para comunicados gerais.

Entretanto, dependem da circulação dos moradores pelos espaços comuns, por isso, podem passar despercebidos se não forem posicionados em locais estratégicos.

E-mail

É um meio rápido, formal e permite anexar documentos, como atas e relatórios.
Por outro lado, muitos moradores não verificam a caixa de entrada com frequência ou podem não abrir a mensagem. 

Também há o risco de alguns comunicados serem classificados como spam e passarem despercebidos.

Grupos de WhatsApp

Grupos de mensagens possibilitam uma comunicação imediata, com maior alcance.

Porém, requer atenção, pois o excesso de mensagens pode gerar ruído e conflitos. 

Nesses casos, deve haver regras claras para evitar conversas paralelas e desorganização, o que pode gerar trabalho adicional para administradoras e síndicos.

Aplicativos e softwares específicos para condomínios

São populares porque centralizam avisos, reservas de áreas comuns, boletos e protocolos de manutenção.

Oferecem comunicação integrada com gestão financeira, administrativa e documental. Também permitem envio de comunicados individuais ou coletivos, com registro de leitura.

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Portanto, o uso de meios digitais para realizar comunicados são indispensáveis, entretanto, não devem ser os únicos. 

É importante colocar avisos físicos em locais estratégicos, com maior fluxo de pessoas e instalados à altura dos olhos, facilitando a leitura de todos os moradores, seja ao sair ou chegar em casa.

Determine como as situações urgentes serão comunicadas

Alguns assuntos são urgentes e não podem esperar a realização de uma assembleia extraordinária para serem tratados. Sendo assim, é preciso alinhar com todos os moradores, um canal de comunicação direto, para ser utilizado em caso de alguma urgência.

Além disso, é preciso tratar em reuniões como será o procedimento para ter agilidade em situações emergenciais. 

Nesse contexto, é fundamental ter mais de um canal para comunicação, inclusive, com uma lista de contatos de todos os familiares, caso não consiga acionar o responsável direto.

Como notificar um morador em caso de inadimplência ou infração?

Para notificar um morador por inadimplência ou infração, emita uma mensagem formal por escrito. 

Ela deve ter os detalhes do ocorrido, a base legal de onde vem a justificativa (regimento interno, Código Civil ou convenção), e os prazos e consequências da não regularização, como multas ou ações judiciais.

É importante lembrar que esse tipo de aviso é diferente de um comunicado coletivo e deve ser uma notificação individual, e deve ser direcionada exclusivamente ao morador envolvido, com a devida formalidade e discrição.

Para isso, algumas práticas também ajudam a lidar com o desconforto do momento, como a utilização de uma linguagem neutra e respeitosa. 

Junto a isso, é importante adotar um processo de escalonamento. Ou seja, caso a advertência não seja respondida, é preciso ter um passo a passo definido, que aplica uma multa em caso de reincidência e, se necessário, medidas jurídicas. 

Por fim, é necessário registrar as informações formalmente. Para maior segurança e facilidade de acesso aos dados, isso pode ser feito por meio de um software de gestão condominial e protocolos internos.

Lidar com a inadimplência sempre é uma situação desagradável, por isso, os síndicos e administradores devem ter atenção redobrada. Sendo assim, defina uma forma de notificação aos inadimplentes que seja discreta e humanizada, buscando formas para resolver o problema sem criar conflitos e desgastes na relação pessoal.

Exemplos e modelos de comunicado aos condôminos

A seguir, separamos alguns modelos que você pode usar para mandar comunicados nos canais de comunicação condomínio:

Comunicado sobre obra

O comunicado sobre a obra deve conter os detalhes de horários e local afetado.

[Logotipo ou nome do condomínio]   [Data]   Comunicado aos Condôminos – Manutenção no Elevador   Prezados(as) moradores,  Informamos que o elevador social ficará em manutenção entre os dias [xx/xx] e [xx/xx], das [horário] às [horário]. Durante esse período, pedimos a compreensão de todos, pois o acesso poderá ser feito apenas pelo elevador de serviço.   Em caso de dúvidas, favor contatar a administração pelo [telefone/e-mail/app].   Atenciosamente,   [Nome do síndico ou administrador]

Comunicado sobre uso de áreas comuns

No comunicado sobre uso de áreas comuns, coloque todas as atualizações sobre regras internas e a base legal delas.

[Logotipo ou nome do condomínio]   [Data]   Comunicado aos Condôminos – Regras de Uso da Piscina   Prezados(as) moradores,   A partir de [data], o uso da piscina terá novas regras de segurança, conforme o Regimento Interno:  - É obrigatório o uso de trajes adequados;   - Crianças menores de 12 anos devem estar acompanhadas por um responsável;   - Não é permitido o consumo de bebidas em garrafa de vidro no local.   Contamos com a colaboração de todos para manter o espaço seguro e agradável.    Atenciosamente,   [Nome do síndico ou administrador]

Comunicado sobre reunião

Para fazer um comunicado sobre reunião, adicione detalhes como horário, data, local e pauta.

[Logotipo ou nome do condomínio]   [Data]   Convocação para Assembleia Geral Ordinária   Prezados(as) condôminos(as),   Convidamos todos para a Assembleia Geral Ordinária que será realizada no dia [xx/xx], às [horário], no salão de festas do condomínio.   Pauta:   1. Prestação de contas   2. Aprovação do orçamento   3. Eleição do síndico   Sua participação é importante para as decisões coletivas.   Atenciosamente,   [Nome do síndico ou administrador]

Comunicado de inadimplência

O comunicado de inadimplência deve ser enviado individualmente e conter datas limites de pagamento.

[Logotipo ou nome do condomínio]   [Data]  Notificação Individual – Regularização de Pagamento   Prezado(a) condômino(a),   Identificamos a ausência de pagamento da taxa condominial referente ao mês de [mês/ano]. Solicitamos, por gentileza, que a regularização seja feita até o dia [xx/xx].   Lembramos que o pagamento em dia é importante para a manutenção dos serviços e despesas coletivas do condomínio. Caso já tenha efetuado o pagamento, favor desconsiderar esta mensagem.   Em caso de dúvidas ou necessidade de negociação, entre em contato conosco pelo [telefone/e-mail/app].   Atenciosamente,   [Nome do síndico ou administrador]

Como a tecnologia facilita a comunicação com os moradores?

O avanço tecnológico proporcionou benefícios imprescindíveis para todas as atividades humanas, especialmente para a comunicação. Seja para questões pessoais ou profissionais, o uso de tecnologias é indispensável para garantir agilidade e eficácia.

Diante desse fato, a utilização de softwares e aplicativos para condomínios é uma grande evolução, que torna fácil não apenas a comunicação. 

Eles otimizam todo o gerenciamento e possibilitam um controle preciso das ações.

Além da possibilidade de enviar notificações intuitivas em diversas plataformas, os softwares proporcionam a transparência da gestão de forma automatizada. 

Uma maneira prática de lidar com questões pessoais, garantindo o sigilo necessário para evitar desgastes e constrangimentos que são um risco para as relações no condomínio.

Com ferramentas como o Group COM, a comunicação condominial se torna estratégica, porque possibilita acesso a benefícios como:

• histórico de mensagens;
• notificações instantâneas;
• centralização da comunicação.

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Um comunicado aos condôminos eficiente evita conflitos e fortalece a gestão

Como você percebeu, um comunicado aos condôminos adequados fortalece o relacionamento com os moradores e é um grande passo para uma gestão eficiente. É o que promove um clima agradável, participativo, transparente e evita diversos transtornos.

Para facilitar essa tarefa e tornar a comunicação mais ágil e completa, conheça o Group COM: um aplicativo pensado para condôminos, com atendimento 24h via inteligência artificial, integração com WhatsApp, SMS e e-mail, envio de boletos, enquetes, assembleias virtuais e muito mais.

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Dúvidas comuns sobre comunicado aos condôminos

Confira mais respostas para dúvidas que administradoras e síndicos podem ter sobre comunicados aos condôminos: