Entenda as diferenças entre Assembleia Ordinária e Extraordinária

É dever do síndico fazer a convocação de assembleia ordinária e extraordinária no condomínio e sabemos que isso não é uma novidade para ninguém. Ocorre que, por vezes, o gestor de propriedade comum confunde a distinção dos tipos de assembleia.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo a fim de simplificar a distinção entre assembleia ordinária e extraordinária e, além disso, trazer informações sobre como devem ocorrer suas respectivas convocações. Acompanhe!

Tipos de Assembleia de condomínio

Como sabemos, existem dois principais tipos de assembleias em condomínios, as ordinárias e as extraordinárias. Porém, o que nem todo mundo sabe são as diferenças entre elas e como lidar em cada caso.

Existem partes do processo que muitos síndicos e administradores de condomínio acreditam possuir trâmites diferentes em relação ao outro tipo de assembleia e, em várias situações, essa diferença não existe. Contudo, esse comportamento de questionar as diferenças entre os tipos de assembleia é importante, pois em determinados âmbitos elas são reais e é essencial que os envolvidos na situação tomem a decisão correta.

A diferença mais clara e a primeira que devemos reconhecer é o fato de que as Assembleias Ordinárias, por exemplo, são definidas em convenção de condomínio e devem ocorrer pelo menos uma vez ao ano para a prestação de contas.

Já as Extraordinárias podem ocorrer sem uma periodicidade pré-definida e tratar de assuntos diversos.

Mas, ainda assim, existem diversas outras diferenças e especificidades que vamos destacar ao longo do texto.

Como deve se dar a convocação de assembleia?

Antes de diferenciarmos a assembleia ordinária da assembleia extraordinária, vamos falar da convocação para a assembleia de condomínio como um todo. 

O Código Civil, em seu artigo de número 1350, especifica como deve ser feita a convocação para as reuniões ordinárias. Essas mesmas orientações, no entanto, podem ser aplicadas para todos os tipos de assembleias condominiais já que o inciso III, do art. 1.334, do Código Civil, explica que o quórum é específico das deliberações e não da assembleia em si.

As assembleias ordinárias e extraordinárias podem ser convocadas pelo síndico do condomínio e também pelos condôminos, caso seja a vontade de ao menos 25% destes.  Para isso, é preciso que todos os moradores estejam cientes da reunião. Do contrário, a assembleia e todas as decisões tomadas nela podem ser invalidadas.

Geralmente, o chamado é feito com a entrega do documento mediante assinatura que comprove o seu recebimento. Assim, é possível não só realizar a convocação de maneira mais ampla, mas também evitar o embargo às reuniões.

Para que não ocorra o cancelamento de uma assembleia por alegação de não recebimento do comunicado, é conveniente deixar as informações referentes à sua convocação bastante expostas no condomínio. Isso pode ser feito por meio de cartazes em murais informativos, bem como através do envio de avisos nos aplicativos de condomínio.

Outro ponto importante a ser observado é em relação ao prazo de envio antes do acontecimento da assembleia. Esse período deve ser previsto na convenção do condomínio, mas há casos em que isso não ocorre. Se essa for a situação, recomenda-se uma antecedência de, pelo menos, dez dias.

Como funciona o quórum para as assembleias ordinárias e extraordinárias

O quórum, assim como a convenção, será abordado antes de diferenciarmos os tipos de assembleia. Isso porque não existe a necessidade de quórum para a convocação de assembleia, como alguns pensam.

Os quóruns serão específicos de cada assunto para sua tomada de decisão, ou seja, independente de qual seja a assembleia, cada assunto nela abordado terá uma necessidade de quórum específico. Aqui vão alguns exemplos:

• Obras necessárias - maioria dos presentes na assembleia;
• Obras úteis - maioria do todo (todos os condôminos do condomínio);
• Obras voluptuárias - 2/3 do todo (todos os condôminos do condomínio);
• Alterações no Regimento Interno - maioria dos presentes;
• Alterações na Convenção de condomínios - 2/3 do todo;
• Destituição do síndico  - Maioria dos presentes.

Assembleia ordinária

Em síntese, a assembleia é a forma pela qual condôminos decidem assuntos relacionados ao condomínio. A Assembleia Ordinária é aquela realizada uma vez ao ano, mediante convocação do síndico, de acordo com o artigo 1350 do Código Civil:

“Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.”

Ainda nesse sentido, há alguns casos em que o síndico acaba não realizando a convocação. Nessas situações, há duas opções:

• 1/4 dos condôminos poderá realizar a convocação.
• caso a assembleia não se reúna, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.

A assembleia ordinária tem como temas a serem debatidos os tópicos que se seguem.

• eleição de síndico.
• prestações de contas.
• orçamento.

Assembleia extraordinária

A assembleia extraordinária é realizada em qualquer tempo, podendo ser convocada pelo síndico e pelos condôminos, utilizando a mesma regra de 1/4 dos moradores, como demonstrado a seguir.

“Art. 1.355. Assembleias Extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.”

Normalmente é marcada quando surgem demandas urgentes que precisam ser deliberadas o mais rapidamente possível. Caso seja necessário refazer o sistema de iluminação dos corredores ou apareçam rachaduras na fachada do prédio, por exemplo, uma assembleia extraordinária pode ser convocada.

Vale destacar que obras essenciais com até determinado custo não precisam de aprovação em assembleia. Isso significa que o síndico tem total liberdade para realizá-las. Mais uma vez, uma consulta ao regimento interno é fundamental para os devidos esclarecimentos, pois dessa forma evitam-se problemas futuros.

Iniciada a reunião (qualquer uma delas), é necessário que todos os participantes assinem uma lista de presença. Isso servirá de comprovação para atestar quem estava presente no encontro. 

Com isso em mente, os trabalhos só devem ser iniciados quando metade das frações ideais do condomínio estiverem no local. Podem ser feitas até duas chamadas para essa verificação.

Após isso, é necessário eleger quem será o presidente da mesa. Este indivíduo será responsável pela condução dos trabalhos e deve ser, portanto, alguém neutro com habilidades para conduzir a reunião. Além disso, o presidente também deve indicar um secretário da reunião que será responsável por redigir a ata.

Quais são as principais diferenças entre a Assembleia ordinária e extraordinária?

Como foi mencionado ao início deste texto, a principal diferença entre elas se dá no fato de que as Assembleias Ordinárias são definidas em convenção de condomínio e devem ocorrer pelo menos uma vez ao ano para a prestação de contas, podendo ser abordados outros assuntos caso seja necessário. Por outro lado, as Extraordinárias podem ocorrer sem uma periodicidade pré-definida e tratar de assuntos diversos e pontuais.

Desta forma, entende-se que a Assembleia Ordinária é um dever do síndico, principalmente para realizar a prestação de contas, enquanto a Assembleia Extraordinária passa a ser um recurso disponível ao síndico e aos condôminos caso haja uma necessidade ou desejo pontual.

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O que o Código Civil diz sobre as Assembleias ordinárias e extraordinárias?

Separamos aqui alguns pontos relevantes de assembleias de condomínio exigidos no Código Civil.

 

c) Segundo o Artigo 1352 do Código Civil.
"Salvo quando exigido quorum especial, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais."
"Parágrafo único. Os votos serão proporcionais às frações ideais no solo e nas outras partes comuns pertencentes a cada condômino, salvo disposição diversa da convenção de constituição do condomínio."
d) As aprovações realizadas em Assembleia devem respeitar o quorum estipulado na legislação.
e) Art. 1.333. A convenção que constitui o condomínio edilício deve ser subscrita pelos titulares de, no mínimo, dois terços das frações ideais e torna-se, desde logo, obrigatória para os titulares de direito sobre as unidades, ou para quantos sobre elas tenham posse ou detenção.
f) Art. 1.349. A assembleia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2 o do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.
g) Art. 1.351. Depende da aprovação de 2/3 dos votos dos condôminos a alteração da convenção; a mudança da destinação do edifício, ou da unidade imobiliária, depende da aprovação pela unanimidade dos condôminos.
h) A realização de obras no condomínio depende dos seguintes fatores explanados a seguir.
h.1. se voluptuárias, de voto de dois terços dos condôminos.
h.2. se úteis, de voto da maioria dos condôminos.   

Um morador pode ser representado nas reuniões de assembleia?

Caso algum morador não possa comparecer a uma reunião, ele pode mandar algum representante. Este, por sua vez, deve estar munido da documentação necessária, em especial uma procuração legal assinada pelo morador.

Para que o documento tenha efeito, todos os pré-requisitos legais devem ser atendidos. A especificação dos poderes outorgados e o reconhecimento de firma em cartório são apenas alguns dos pontos que precisam ser atendidos.

Estando tudo certo, o voto em nome do representado pode ser computado sem nenhum problema e deve ser considerado como válido para todos os efeitos.

As assembleias podem ocorrer no formato virtual?

A infeliz pandemia ocorrida recentemente trouxe à tona o tema da assembleia em caráter virtual. Devido às restrições em relação às reuniões de público, foi promulgada uma lei que permitia esse formato de encontro, dando validade jurídica ao acontecimento.

No entanto, a lei expirou e todos se perguntam se ainda é possível fazer as assembleias no formato digital, pois os benefícios são muitos, alcançando muitas vezes até mais efetividade do que as reuniões presenciais.

Pois bem, o detalhe é que as assembleias virtuais podem seguir seu curso normalmente, desde que atendam a dois critérios específicos. O primeiro deles é que o formato de reuniões virtuais deve ser previsto na convenção do condomínio. Para tanto, é necessário que ao menos dois terços dos condôminos a aprovem.

O segundo critério é referente à autenticidade dos participantes. Isso deve ser validado por meio de assinatura eletrônica, pois esta garante a validade de participação de um convocado. Diversas certificadoras disponibilizam a ferramenta para identificação de uma pessoa física em um ambiente digital. Basta que os condôminos a tenham em sua posse.

Para resumir...