A transformação digital tem sido um fator decisivo para empresas que atuam no mercado condominial e de serviços, como a CWR, especialmente diante do crescimento da operação e do aumento da complexidade dos processos. Rotinas manuais tendem a gerar retrabalho, riscos operacionais e perda de eficiência. Desse modo, a tecnologia torna-se um elemento estratégico para garantir controle, padronização e escala na gestão.
Ao longo deste artigo, você vai entender como, com o apoio da Group, a CWR conseguiu alcançar mais automação nos processos, a modernização da gestão financeira e a melhoria dos indicadores operacionais da empresa.
A atuação e a evolução da CWR no mercado condominial
Com mais de 20 anos de atuação no mercado, a CWR originou-se como uma empresa dedicada a fornecer soluções para condomínios. Ao longo dos anos, passou a oferecer diversos serviços internamente. Por exemplo, serviços de síndico profissional, administração de condomínios e terceirização de mão de obra para serviços de conservação.
Com o tempo, a empresa concentrou-se cada vez mais na terceirização, descontinuando gradualmente suas outras operações. A primeira operação a ser encerrada foi a síndica profissional, e atualmente, a empresa está em processo de transição na área de administração de condomínios.
No âmbito da gestão e terceirização de mão de obra, a empresa busca atender os condomínios, oferecendo não apenas serviços de terceirização, mas também serviços diretos, como recepção, logística, gestão predial, jardinagem e vigilância.
Além disso, a empresa disponibiliza outras soluções por meio de parcerias. Por exemplo, síndicos profissionais, limpeza de caixas d'água e caixas de gordura e limpeza de fachadas.
O diferencial principal da empresa está em fornecer um hub completo de soluções para condomínios, a fim de atender a todas as suas necessidades.
CWR e os desafios da gestão de condomínios sem automação e centralização
Antes da adoção das soluções da Group, a gestão da CWR era sustentada majoritariamente por processos manuais e controles descentralizados.
As rotinas administrativas e financeiras eram realizadas por meio de planilhas, o que exigia alto esforço operacional e aumentava o risco de falhas no dia a dia, como relatam Pedro Lima, CEO, e Fernanda Moreira, coordenadora financeira da CWR:
“As pastas [de prestação de contas] eram feitas manualmente, reunindo a documentação vinda dos malotes. Montagem manual, usando inclusive um carimbo, do qual nunca nos esqueceremos. Você ficava batendo o carimbo, fazendo barulho em todas as áreas. E na época tínhamos muito condomínios, em torno de 50/60. Era bem complicado, bater carimbo, colocar documentação em ordem, comprovante de pagamento, boleto, nota fiscal."
Como a tecnologia da Group simplifica a rotina da CWR
O processo de transformação digital da CWR começou a partir da busca por mais inovação e eficiência na gestão. Pedro Lima, CEO da empresa, entrou na operação há cerca de 20 anos com a missão clara de modernizar os processos internos, que até então eram conduzidos majoritariamente de forma manual, com forte dependência de planilhas e controles descentralizados.
O primeiro contato com a Group marcou um ponto de virada nesse cenário, e ocorreu de forma quase casual. Em 2003, a empresa recebeu um boleto e, no rodapé do documento, chamou a atenção a marca Group Software.
A partir desse contato inicial, Pedro decidiu conhecer melhor a solução — movimento que marcaria o início de uma parceria que já ultrapassa duas décadas.
A adoção do sistema Condomínio21 representou uma mudança estrutural na forma como a CWR passou a gerenciar suas rotinas administrativas e financeiras. Isso é especialmente verdade em áreas críticas como prestação de contas, controle financeiro e relacionamento com condôminos.
Prestação de contas e expedição de documentos
Se antes a prestação de contas era um desafio, com a Group o processo passou a ser significativamente mais organizado e eficiente. A digitalização da documentação e a automatização das rotinas reduziram o esforço operacional e trouxeram mais padronização para a gestão.
“Melhorou de forma extraordinária. Temos a pasta digital, que já fica na ordem. Praticamente tudo chega por e-mail e WhatsApp. Até as compras que os síndicos fazem, já nos mandam as contas. A chegada da documentação digital já é realidade por aqui."
Além da prestação de contas, a gestão de expedição de documentos também foi simplificada. Com a funcionalidade de malote digital, foi possível eliminar etapas manuais, reduzindo o tempo gasto com conferências e organização física de arquivos. Esse movimento acompanhou a evolução do mercado e reforçou a adoção do modelo digital na gestão condominial.
Rotinas administrativas
As rotinas administrativas que envolvem diretamente os condôminos também passaram por mudanças relevantes. Com a implantação do Group COM, aplicativo para condomínios integrado ao sistema financeiro, processos como reservas de espaços comuns tornaram-se totalmente automatizados, como explica Pedro:
“O morador faz o agendamento do espaço que ele quer, isso já chega no financeiro, já lança o valor da reserva para ele, de forma totalmente automatizada. A margem de erro que tínhamos antes se reduziu a zero. Não tem erro."
Gestão de cobranças
Outro avanço importante ocorreu na gestão de cobranças e inadimplência condominial. O que antes dependia de controles manuais passou a contar com automação diária, notificações e acompanhamento em tempo real, trazendo mais previsibilidade para o caixa e melhorando os indicadores financeiros da empresa.
"Talvez tenha sido aí um dos principais ganhos. Controles diários de inadimplência, envio de notificações automáticas por cartas. Certamente a solução contribuiu para melhoria dos indicadores de inadimplência, pois temos um controle online, diário e automatizado. Antigamente não tinha carta por e-mail, isso hoje está implantado. [...] Os lembretes de vencimento, de boletos, tudo isso influencia a adimplência."
Ao longo dos anos, a parceria entre a CWR e a Group Software evoluiu com a integração de novos módulos, maior digitalização dos processos e foco constante em segurança da informação, usabilidade e automação. Para Pedro Lima, a tecnologia deixou de ser apenas um suporte operacional e passou a exercer um papel estratégico no crescimento e na sustentabilidade da empresa.
A visão de futuro da CWR com a tecnologia
Atualmente, a CWR recebe proposta de outras empresas que fornecessem sistemas para gestão condominial, contudo, a escolha pela líder de mercado, Group Software, permanece.
“Hoje estamos tomando a decisão de continuar com a Group por conta dos recursos que a Group tem, da parceria e do relacionamento já de muitos anos. Bom relacionamento com toda a equipe, diretoria, parceria muito forte”.
Veja o vídeo completo e conheça mais sobre a experiência da CWR com a Group:
Perguntas frequentes
Ficou com alguma dúvida após a leitura desse case? Então confira se ela está respondida abaixo:
O crescimento da operação e a dependência de processos manuais, como planilhas e controles físicos, tornam a gestão mais lenta e suscetível a erros. A tecnologia surge como resposta à necessidade de padronização, ganho de escala e maior controle financeiro.
A automação reduziu etapas manuais em processos como prestação de contas, emissão de boletos, conciliação bancária e expedição de documentos. Na prática, isso significa menos retrabalho, mais agilidade e maior produtividade das equipes.
A gestão de inadimplência deixou de ser manual e passou a contar com controles diários, notificações automáticas e envio digital de comunicados. Esse modelo trouxe mais previsibilidade financeira e contribuiu para a melhoria dos indicadores de adimplência.
Aplicativos integrados ao sistema financeiro permitem que ações como reservas de espaços e consultas de informações sejam feitas de forma digital e automatizada. Isso reduz erros operacionais e melhora a comunicação entre condôminos e administradora.
