Saiba como estruturar o processo de cobrança em condomínios, evitar inadimplência e organizar acordos, régua e ações judiciais.
Um dos problemas frequentemente enfrentados pelas administradoras de condomínios é a cobrança das taxas condominiais.
Embora indispensáveis para garantir a saúde financeira dos condomínios, a gestão de cobranças e o combate à inadimplência podem ser grandes desafios, sobretudo quando o condomínio tem um histórico extenso de condôminos devedores.
Por isso, organizamos este conteúdo para organizar tudo que você precisa saber sobre cobrança em condomínios: o que é, como funciona, quais as melhores práticas, como definir uma política adequada de cobranças e muito mais.
Boa leitura!
O que é cobrança condominial e quais tipos existem?
Cobrança é o processo pelo qual uma empresa, instituição ou condomínio busca recuperar valores devidos por clientes, moradores ou usuários de seus serviços.
No contexto condominial, ela está diretamente ligada à taxa de condomínio, essencial para manter a estrutura, os serviços e o funcionamento do empreendimento.
Quando se fala de cobrança em condomínios, é importante entender que existem diferentes abordagens, desde ações preventivas até procedimentos legais mais rigorosos. Conhecer esses caminhos ajuda a administradora a agir com mais eficiência, minimizando conflitos e protegendo a saúde financeira dos condomínios que gerencia.
Confira alguns dos principais tipos de cobrança aplicáveis à rotina condominial.
- Cobrança preventiva: tem por objetivo lembrar os condôminos do pagamento e envolve ações como envio de lembretes automáticos, reforço de datas e clareza nas informações do boleto.
- Cobrança amigável: ocorre nos primeiros dias após o vencimento do boleto e envolve contato direto com o objetivo de lembrar o condômino sobre a dívida e, em alguns casos, negociar uma forma de pagamento de maneira cordial e respeitosa.
- Cobrança administrativa: é o próximo passo caso a cobrança amigável não funcione, e envolve o envio de notificações formais, comunicados extrajudiciais ou possibilidades de negociação e criação de acordos.
- Cobrança judicial: é o recurso final, quando as outras possibilidades se esgotam. Nesse modelo, o condomínio entra com uma ação judicial contra o condômino inadimplente e pode resultar em penhora de bens, bloqueio de contas e até mesmo leilão do imóvel.
O que é a gestão de cobrança em condomínios e por que ela é essencial?
Nesse contexto, a gestão de cobrança em condomínios é o conjunto de processos e práticas que garantem que as taxas condominiais sejam pagas em dia pelos moradores.
É o processo responsável por manter a saúde financeira do condomínio, assegurando que os recursos necessários para o pagamento de despesas, manutenção e melhorias estejam sempre disponíveis.
Sem um sistema de cobrança bem-estruturado, os condomínios podem enfrentar problemas financeiros, como falta de verba para pagar contas, funcionários e fornecedores, realizar manutenções ou investir em melhorias.
Por isso, é fundamental que a administradora tenha uma política de cobranças organizada para ajudar a reduzir a inadimplência condominial.
Etapas essenciais da gestão de cobranças
Uma gestão eficiente de cobranças condominiais envolve muito mais do que simplesmente enviar boletos e esperar o pagamento.
É um processo estruturado, que combina planejamento, comunicação e acompanhamento para garantir a saúde financeira dos condomínios, especialmente em administradoras que lidam com dezenas de clientes ao mesmo tempo.
Dessa forma, para que a cobrança seja feita de forma eficaz, existem algumas etapas que precisam estar organizadas dentro da rotina da administradora. Veja a seguir.
- Realizar a emissão correta e pontual dos boletos de pagamento, garantindo que todos os condôminos recebam as cobranças no prazo certo.
- Enviar lembretes de pagamento antes e após o vencimento, de forma a evitar esquecimentos e manter os condôminos informados.
- Em casos de inadimplência, buscar alternativas como parcelamento ou acordos que facilitem o pagamento e reduzam o impacto financeiro para o condomínio.
- Se as negociações não forem suficientes, considerar ações legais como última alternativa para garantir o recebimento dos valores devidos.
Porém, para além dessa sequência de passos, existem alternativas e estratégias que podem ajudar a administradora a combater a inadimplência condominial. Veja a seguir.
Como lidar com a inadimplência em condomínios?
Qualquer administradora de condomínios sabe bem o desafio que é a inadimplência.
Afinal, além de comprometer o caixa e o planejamento financeiro dos condomínios, o atraso no pagamento das taxas pode gerar até mesmo problemas judiciais para os empreendimentos e para a administradora.
Por isso, é fundamental adotar estratégias consistentes para lidar com condôminos inadimplentes, desde a prevenção até a resolução do débito.
Entender os tipos de inadimplência
Nem toda inadimplência é igual, e entender os diferentes perfis de atraso pode ajudar a definir abordagens mais eficazes.
De forma geral, pode-se classificar os inadimplentes em três tipos:
- inadimplente pontual, aquele que atrasa o pagamento por poucos dias, geralmente por esquecimento ou desorganização;
- inadimplente por ocasião, quando o atraso é causado por algum problema pessoal, como desemprego ou doença;
- inadimplente contumaz, aquele que acumula vários meses de débito e não demonstra iniciativa de quitação.
Com uma identificação dos perfis de condôminos, é possível personalizar a régua de cobrança, adotando medidas proporcionais para cada situação.
Comunicar-se proativamente com os condôminos
Uma comunicação clara e constante com os condôminos é fundamental para prevenir a inadimplência e simplificar a cobrança de condomínio atrasado.
Nesse sentido, emitir e enviar os boletos na data certa e manter todos informados sobre prazos, valores e as consequências do não pagamento ajuda a criar um ambiente de transparência e responsabilidade.
Para colocar essa estratégia em prática, a administradora pode se utilizar de boletins informativos físicos ou por e-mail, cartazes e até mesmo aplicativos voltados para gestão condominial.
Além disso, a comunicação não pode ser pontual. É importante enviar lembretes periódicos antes e após as datas de pagamento, a fim de reduzir o risco de esquecimentos.
Utilizar métodos de cobrança personalizados
Cada condomínio administrado pode ter diferentes perfis de condôminos, com realidades financeiras diversas. Por isso, personalizar as estratégias de cobrança pode ajudar a reduzir a inadimplência.
Além disso, quando adapta a abordagem para atender às necessidades específicas de diferentes perfis de condôminos, a administradora demonstra flexibilidade e compreensão, o que pode incentivar o pagamento.
Para isso, é possível lançar mão de estratégias como:
- oferecer opções de parcelamento de boletos;
- abrir espaço para negociações personalizadas e acordos;
- em situações especiais, considerar a extensão de prazos, desde que isso não comprometa a saúde financeira dos condomínios.
Ter aconselhamento jurídico adequado
Ter suporte jurídico é essencial, principalmente em casos de inadimplência persistente ou cobranças judiciais e extrajudiciais.
Afinal, o aconselhamento jurídico adequado garante que as administradoras sigam as melhores práticas legais, de forma a proteger tanto os condomínios quanto a própria administradora.
Além disso, esse suporte pode ajudar a avaliar cada caso de inadimplência com base em orientações jurídicas para determinar o melhor curso de ação, seja uma negociação amigável ou uma ação judicial. Pode, também, assegurar que todas as etapas do processo de cobrança estejam em conformidade com a legislação vigente, evitando problemas futuros.
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Como organizar uma política de cobranças?
Uma gestão de cobranças eficaz precisa de uma política clara, padronizada e adaptada à realidade dos condomínios.
A política de cobrança funciona como um documento interno que orienta todas as ações da administradora relacionadas à cobrança de taxas condominiais. Ela deve conter:
- os prazos padrão para vencimento;
- a tolerância (se houver) para atraso;
- os canais oficiais para contato com o morador inadimplente;
- os critérios para iniciar a cobrança extrajudicial e judicial;
- os limites e condições para formalização de acordos;
- os modelos de comunicação utilizados (cartas, e-mails, notificações, WhatsApp etc).
Com essas diretrizes documentadas, a administradora evita interpretações diferentes entre os colaboradores e ajuda a transmitir mais transparência aos síndicos e condôminos.
Régua de cobrança
Além da política de cobrança, outro ponto essencial é a criação de uma régua de cobrança. A régua de cobrança é uma sequência de ações automáticas ou manuais programadas para serem aplicadas conforme o tempo de atraso da taxa condominial.
Além de padronizar o processo de cobrança, a régua garante agilidade na resposta da administradora e aumenta as chances de recuperação da dívida.
Veja um exemplo de régua de cobrança:
Dias após o vencimento Ação 1 Lembrete via e-mail ou push 5 Segunda notificação com atualização do valor 10 Contato por telefone ou WhatsApp 20 Envio de carta formal 30 Proposta de acordo ou encaminhamento para protesto
É essencial que a régua seja ajustada conforme o perfil dos condomínios administrados, as convenções e as decisões tomadas em assembleia.
Quais erros prejudicam a cobrança em condomínios?
Mesmo administradoras experientes podem enfrentar dificuldades com a inadimplência quando não há um processo de cobrança bem-estruturado — ou quando ele é prejudicado por falhas simples, mas recorrentes.
Desse modo, identificar esses erros é essencial para reajustar a rota e garantir que a saúde financeira dos condomínios não seja afetada.
Veja, a seguir, alguns dos equívocos mais comuns que podem atrapalhar a cobrança condominial.
Falta de organização e controle da inadimplência
Um dos problemas mais comuns enfrentados pelas administradoras é a ausência de um controle centralizado dos débitos em aberto.
Sem um sistema de registro de prazos, valores, tentativas de contato e acordos em andamento, é comum perder prazos, realizar comunicações redundantes ou até deixar cobranças passarem despercebidas.
Além disso, o atraso na geração de boletos e o envio de informações incorretas também são consequências da desorganização e podem prejudicar a credibilidade da administradora.
Ausência de critérios para acordos
Negociar é importante, mas é preciso seguir uma lógica clara.
Quando a administradora oferece condições diferentes para condôminos com o mesmo histórico de inadimplência, ela pode gerar uma sensação de injustiça ou perder o controle sobre o fluxo de recebimentos.
Nesse sentido, a ausência de critérios definidos (como número máximo de parcelas, exigência de entrada ou limites de desconto) enfraquece a política de cobrança e pode comprometer a previsibilidade financeira do condomínio.
Leia também: Como fazer um acordo de pagamento eficiente?
Comunicação inadequada
Cobrar não é apenas enviar notificações. É preciso saber como, quando e com que tom abordar o condômino inadimplente.
Nesse contexto, um erro comum é manter uma comunicação genérica, fria ou excessivamente rígida, o que pode dificultar o diálogo e deixar os devedores mais resistentes ao pagamento.
Por outro lado, não se comunicar ou demorar para agir pode transmitir a ideia de que o atraso é tolerado. Por isso, o ideal é combinar empatia com firmeza e pensar diferentes abordagens conforme o perfil do condômino e a reincidência da inadimplência.
Quando a cobrança judicial se torna necessária?
A cobrança judicial é considerada quando todas as tentativas amigáveis e extrajudiciais falham.
A inadimplência prolongada compromete o caixa dos condomínios e sobrecarrega os condôminos que cumprem com suas obrigações financeiras. Por isso, recorrer à Justiça pode ser a única alternativa para recuperar os valores devidos e garantir o equilíbrio financeiro da gestão condominial.
Documentos necessários para entrar com a ação
Para iniciar a cobrança judicial, é preciso reunir todos os documentos que comprovem a existência da dívida e a legitimidade da cobrança. Entre eles:
- convenção e regulamento interno do condomínio;
- ata de eleição do síndico;
- atas de aprovação de contas e da previsão orçamentária;
- boletos vencidos e cartas de cobrança;
- balancetes do período dos débitos;
- certidão de propriedade ou contrato de compra e venda do imóvel.
Esses documentos são exigidos para demonstrar ao juiz a regularidade da cobrança e garantir maior agilidade no processo.
O que diz a lei?
De acordo com o Código Civil (art. 1.348, inciso VII), é responsabilidade do síndico cobrar os condôminos inadimplentes e aplicar as penalidades previstas.
Além disso, o artigo 1.336 do Código Civil também prevê o valor de juros e multa para o condômino devedor:
§ 1º O condômino que não pagar a sua contribuição ficará sujeito à correção monetária e aos juros moratórios convencionados ou, não sendo previstos, aos juros estabelecidos no art. 406 deste Código, bem como à multa de até 2% (dois por cento) sobre o débito.
Vale ressaltar que a Lei 14.905/2024 trouxe alterações ao artigo 406 do Código Civil e definiu a taxa legal de juros para cobranças.
Leia também: Os impactos da lei 14.905/2024 nas dívidas condominiais
Após o vencimento da cota condominial, mesmo com um único dia de atraso, o morador já pode ser considerado inadimplente e ficar sujeito à cobrança.
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Ação de execução judicial segundo o CPC
Antes de iniciar uma ação judicial, é recomendável realizar tentativas extrajudiciais, como envio de cartas, notificações ou até protesto em cartório. Caso essas medidas não surtam efeito, o condomínio pode ingressar com uma ação de execução judicial, que é mais ágil e eficiente desde a entrada em vigor do Novo Código de Processo Civil (CPC).
Com o novo CPC, as cotas condominiais passaram a ser consideradas títulos executivos extrajudiciais, permitindo ao condomínio acionar o devedor diretamente, com possibilidade de bloqueio de contas e até mesmo leilão do imóvel, se necessário.
Como a tecnologia pode apoiar a cobrança condominial?
Em um cenário em que administradoras gerenciam dezenas — ou até centenas — de condomínios simultaneamente, depender de processos manuais para realizar a cobrança de inadimplentes pode gerar gargalos, sobrecarregar a equipe e descentralizar processos.
Nesse contexto, a tecnologia se torna uma aliada estratégica. Ferramentas específicas para o setor condominial — como os ERPs e os aplicativos — contribuem para organizar processos, facilitar negociações e manter o acompanhamento das pendências em dia, mesmo em grandes volumes de cobrança.
Na prática, esses sistemas podem ajudar em processos como:
- automatização da régua de cobrança e envio de lembretes, com notificações por e-mail, aplicativo, ligação, WhatsApp ou SMS, de acordo com o tempo de atraso;
- registro centralizado de acordos de pagamento e histórico completo de inadimplência com atualização em tempo real, facilitando o acompanhamento pelo síndico e pela administradora;
- criação e gestão de acordos, com CRM de cobranças completo e acompanhamento de processos judiciais e extrajudiciais.
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