Não há como subestimar as vantagens de um bom fluxo de caixa. Previsibilidade financeira e controle completo sobre as entradas e saídas de dinheiro, afinal, são aliados valiosos da saúde nas contas.
Na prática, a tarefa é um dos maiores desafios não apenas para as imobiliárias, mas para negócios de todos as áreas. Os esforços, porém, valem a pena: além de indispensável para o equilíbrio financeiro, a ferramenta contribui diretamente para a tomada de decisões dos gestores, que têm maior embasamento para cortar gastos, fazer investimentos e ajustar as contas de acordo com o período do ano.
Para te ajudar a fazer um fluxo de caixa de sucesso e alcançar sustentabilidade contábil na sua imobiliária, reunimos 5 boas práticas para a tarefa. Tome nota!
Afinal, o que é fluxo de caixa?
O conceito é simples: de forma geral, o fluxo de caixa é o controle detalhado das entradas e saídas de dinheiro do caixa da imobiliária, considerando um determinado período.
Apesar de simples, é claro que esse controle é absolutamente fundamental: sem ter a noção exata de suas receitas e despesas, um negócio pode operar no prejuízo e nem mesmo se dar conta disso. A lucratividade e, em última análise, a própria sobrevivência de uma empresa dependem de um bom fluxo de caixa.
Para realizar o controle, basta registrar todos as entradas e saídas financeiras (incluindo as previstas). Exemplos de previsões que devem integrar o fluxo são financiamentos, parcelamentos e contas fixas.
No campo das receitas, comissões de venda e também de locação devem ser contabilizadas. Vale lembrar que as locações representam entradas recorrentes de dinheiro e assim devem ser consideradas - fique atento, porém, para registrar apenas os contratos de locação assinados.
Por que fazer um bom fluxo de caixa é um desafio para tantas imobiliárias?
Na prática, fazer o controle do fluxo de caixa parece algo bem simples, certo? Mas então por que tantas imobiliárias (para não citar outros tipos de negócios) enfrentam dificuldades para completar a tarefa de forma organizada?
Vale reforçar, aqui, que as imobiliárias tradicionais são aquelas que mais encontram desafios para o controle - isso porque não possuem todos os dados centralizados em um único ambiente. Esse problema acaba resultando em um processo mais longo, lento e complexo de registro.
Dentre as principais razões para , podemos mencionar:
- Não fazer o lançamento de finanças futuras (o que inclui receitas, despesas e os contratos de venda e locação);
- Não ter acesso a todas as informações de vendas e locações de maneira separada e organizada;
- Não contar com um sistema financeiro integrado que conecte a gestão contábil e os contratos de vendas e locação.
5 boas práticas para o fluxo de caixa da imobiliária
1. Defina a frequência do fluxo de caixa de acordo com sua realidade
O fluxo de caixa pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal. O ideal é que os registros sejam feitos todos os dias, porque assim é possível identificar a melhor data para pagamento de contas e otimizar o tempo dos funcionários do setor financeiro. O controle, afinal, fica mais detalhado.
No entanto, nem sempre haverá movimentações de caixa suficientes para justificar um controle diário. O mais importante é determinar a frequência ideal para sua imobiliária (de acordo com suas movimentações financeiras) e seguir o planejamento à risca, mantendo a consistência nos registros.
Vale mencionar, porém, que definir um período mais longo para o fluxo de caixa aumenta as chances de perder o controle sobre as informações. Fique atento!
2. Crie classificações para organizar as contas
A criação de categorias facilita e otimiza o controle de gastos e receitas. A próxima boa prática, portanto, é segmentar todas as entradas e saídas de dinheiro em classificações pré-definidas. Quando o assunto são as entradas, possíveis categorias são:
- Receitas de vendas de imóveis;
- Receitas de aluguel de imóveis;
- Receitas provenientes de apartamentos;
- Receitas provenientes de salas comerciais;
- Receitas provenientes de casas de praia etc.
Quando falamos em despesas e investimentos (as saídas de dinheiro), algumas classificações são:
- Despesas com produtos de limpeza;
- Serviços terceirizados;
- Material de escritório;
- Investimento em marketing;
- Impostos e salários;
- Comissões.
Essa categorização não apenas facilita a melhor visualização e o entendimento mais rápido dos dados, como também evita falhas no registro e na análise.
3. Faça o cálculo do saldo final dos dias ou semanas
A partir das informações de entrada e saída lançadas no controle da imobiliária, é importante encontrar o saldo final de cada período estabelecido no fluxo (aqui, o ideal é calcular o saldo de cada dia ou semana). Com essa informação, é possível tirar insights financeiros importantes para o planejamento mensal.
Na prática, funciona assim: considerando cada dia ou cada semana, faça a soma de todas as receitas do período e subtraia as saídas.
O resultado permitirá saber quais dias e semanas do mês apresentam mais receita ou mais gastos, o que é um dado bastante valioso para o planejamento e a previsão orçamentária da imobiliária.
4. Realize análises periódicas para fazer previsões e tomar decisões
Uma das principais vantagens de um bom fluxo de caixa é justamente embasar decisões administrativas com dados financeiros sólidos.
Com o preenchimento adequado e consistente do controle, você terá em mãos uma ferramenta valiosa para identificar pontos de lucro e pontos de prejuízo, além de obter uma visão global das contas do negócio.
Portanto, não perca a oportunidade de fazer análises regulares do fluxo, sempre buscando possibilidades de otimização e a tomada de decisões mais estratégicas.
5. A tecnologia como aliada: conte com um sistema integrado para imobiliária
Como já mencionamos, imobiliárias de processos tradicionais tendem a apresentar mais dificuldades quando o assunto é fazer um bom controle do fluxo de caixa.
O uso de planilhas convencionais e o lançamento manual de dados (principalmente quando falamos de um grande volume de movimentações financeiras) estão mais propensos à falha humana, tais como esquecimento, erro de cálculo e confusão entre dados de diferentes categorias.
Além disso, formatos mais antigos de controle de caixa tomam muito mais tempo e esforços da equipe.
Nesse sentido, não hesite em contar com o apoio de um ERP para imobiliária, centralizando as informações importantes em um único sistema e automatizando o registro das movimentações financeiras.
Alguns softwares integrados, como o Imobiliária21, ainda fornecem controle de inadimplência com correção automática e o recurso de criação de gráficos e relatórios para análises completas e simplificadas.
Menos custos, mais produtividade e lançamentos automáticos das operações financeiras: hoje, a etapa tão fundamental do fluxo de caixa pode ser feita de forma rápida, precisa e confiável pelas imobiliárias.
