Não precisamos nem reforçar a importância que as locações desempenham no rendimento e no sucesso final das imobiliárias.
Com o objetivo de alavancar o número de negócios fechados, os profissionais investem uma grande dose de tempo e recursos no processo - que culmina, por fim, na formalização e na gestão de contratos.
Quem atua na área, sabe o quanto essa etapa pode ser demorada, desgastante e burocrática. Reunir documentos, coletar assinaturas, estabelecer prazos, retomar detalhes de Direito Imobiliário… tudo isso e mais entra em cena no momento de firmar os contratos.
A questão fica ainda mais agravada quando pensamos que deslizes nesse sentido podem incorrer em problemas jurídicos, surpresas desagradáveis e impasses entre moradores e locatários.
Para evitar esse cenário, garantir a qualidade da tarefa, reduzir a burocracia e ainda agilizar a gestão de contratos de locação, é possível aplicar estratégias e ferramentas que beneficiam um número cada vez maior de imobiliárias.
Quer saber quais são elas? Confira 6 dicas de ouro que listamos para otimizar o processo!
Antes, vamos relembrar: por que o contrato de locação é tão importante?
Apesar das aparentes dificuldades dessa etapa (que podem ser ultrapassadas!), o contrato de locação é indispensável na condução de um aluguel sério, formal e com validade jurídica.
Antes das dicas, vamos revisar os principais motivos que tornam esse documento tão relevante:
- O contrato prevê os ajustes no valor da locação;
- Segurança no pagamento do aluguel;
- Estabelecimento de regras e prazos para ações como devolução, solicitação e entrega do imóvel;
- Definição de responsabilidades e acordos para reformas;
- Formalização e registro da finalidade do imóvel.
Em suma, os direitos e deveres de locatários e inquilinos só ficam garantidos se houver contrato.
6 dicas para otimizar a gestão de contratos de locação
1. Documente TODOS os detalhes da negociação
Sim, TODOS os detalhes - não deixe de formalizar nenhum acordo ou particularidade da negociação entre locatário e inquilino.
Essa dica é tão importante para a gestão de contratos de locação porque não é incomum, no ramo imobiliário, deixar passar informalidades e pequenos deslizes para não perder o negócio. Pode ser a falta de um documento de uma das partes, a restrição de algum cliente que foi ignorada na hora de montar o contrato ou qualquer outro fator.
Pois bem, pode ter certeza: essa prática não vale a pena! Omitir detalhes importantes do contrato pode acarretar sérios problemas futuros. Sem previsão dos detalhes no contrato, fica difícil exigir obrigações ou direitos posteriormente.
Além disso, a imobiliária coloca em risco sua reputação no mercado, além de se expor a problemas financeiros devido a multas e possíveis processos.
2. Implemente um sistema eficaz de organização
Se o assunto são documentos, é claro que a organização é um imperativo. Em se tratando de arquivos jurídicos, o cuidado é ainda mais indispensável.
Como uma prestadora de serviços, é comum que a imobiliária precise apresentar determinados dados de tempos em tempos. Se o locatário tem a obrigação de armazenar certos documentos em segurança (como os relacionados aos fiadores), sua empresa também deve manter as informações de forma catalogada e que permita o fácil acesso. Atualização e
Simples assim: não há gestão de contratos de sucesso sem um sistema de organização de sucesso. Se a necessidade surgir, é fundamental que a imobiliária seja capaz de identificar e apresentar o contrato exigido com agilidade.
Nesse sentido, a tecnologia é uma ajuda inestimável, principalmente com o uso de ERPs imobiliários.
3. Invista na assinatura eletrônica
Mais uma vez, a tecnologia entra em cena para agilizar processos! A opção pela assinatura eletrônica desburocratiza grande parte da gestão de contratos.
No método tradicional, o processo de assinaturas pode levar dias e até mesmo semanas, considerando o tempo para coletar assinaturas de diferentes partes e fazer o reconhecimento de firma. Além do tempo e dos esforços gastos, os custos também são significativos.
Com a possibilidade de assinar contratos eletronicamente, o processo se torna bem mais simplificado: todos os documentos podem ser criados e armazenados no ambiente digital.
Por sua vez, as assinaturas podem ser conseguidas e reconhecidas rapidamente, já que todos os envolvidos são alcançados de onde estiverem. Vale a pena lembrar que a assinatura eletrônica tem validade jurídica, concedendo credibilidade e segurança aos contratos de locação de imóveis.
4. Mantenha-se sempre a par dos prazos
Prazos são importantes em qualquer tipo de negociação, e devem ser acompanhados à risca na gestão dos contratos de locação. Esteja ciente das particularidades e características de cada contrato, acompanhando os prazos definidos com organização e planejamento.
Para evitar que os prazos sejam perdidos e/ou que os contratos fiquem em situação irregular, a imobiliária deve monitorar as datas por prioridade, atentando-se aos contratos com prazos mais próximos.
Expiração, renovação, pagamento de impostos - tudo precisa ser monitorado de acordo com a legislação e comunicado com antecedência a locadores e locatários. A violação dos prazos definidos, vale lembrar, acaba resultando em rescisão de contrato.
5. Fique de olho nos reajustes anuais
Prosseguindo na mesma linha da dica anterior, é fundamental acompanhar o reajuste anual de taxas (como seguro e IPTU) e no valor do aluguel, mantendo toda a regularização em dia.
É importante que essa verificação seja sistematizada para organizar e agilizar o processo, evitando falhas que comprometam a integridade dos contratos e possam gerar problemas futuros.
Se dar conta da tarefa através de métodos tradicionais pode ser um tanto complicado, os softwares de gestão especializados vêm para facilitar e automatizar a tarefa, poupando tempo e esforços da imobiliária ao mesmo tempo em que garantem a qualidade e a eficácia da manutenção das obrigações legais.
6. Considere (seriamente) contratar um sistema imobiliário para agilizar essa e outras tarefas
Uma coisa é fazer todo o acompanhamento e a gestão de contratos de locação em planilhas, de forma manual. Outra coisa completamente diferente é fazer esse gerenciamento de maneira automatizada, com o uso de um software específico para gestão imobiliária.
A depender do número do contrato de locações, realizar essa tarefa manualmente pode se tornar algo extremamente complexo.
Com o apoio de um ERP imobiliário, é possível lançar mão de facilidades como gerar e preencher contratos automaticamente por editor de texto (além de cartas e documentos diversos); incluir rapidamente vários proprietários e locatários em um único contrato e usufruir de um controle com aviso ao usuário dos vencimentos contratuais, fiança, seguro e anúncios, dentre outros recursos.
