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Gestão Imobiliária na prática [ATUALIZADO]

Quem atua no segmento de imóveis sabe da necessidade de se destacar em um cenário altamente competitivo. Em tempos de crise econômica, manter-se no topo depende de muita capacidade de adaptação às mudanças, profissionais qualificados e, é claro, de uma gestão imobiliária diferenciada e eficaz.
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Índice

No dia a dia, os desafios são muitos – prospecção de clientes, captação de imóveis, fluxo de caixa, investimento em marketing imobiliário. Por vezes, sair à frente da concorrência pode parecer até mesmo uma tarefa impossível.

Nesse cenário, erros básicos de gestão se tornam ainda mais graves, atravancando os processos de trabalho e comprometendo a lucratividade final do negócio.

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A seguir, compilamos os 7 deslizes mais comuns quando o assunto é gestão imobiliária, apontando caminhos para soluções efetivas.

Vamos lá?

Os 7 principais erros na gestão imobiliária e como resolvê-los

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Gestão imobiliária

1. Falha na captação: falta de conhecimento ao avaliar o imóvel

Se o processo de captação de imóveis é um dos mais desafiadores, também é o diferencial de muitas imobiliárias de excelência. Para ganhar a confiança do proprietário é preciso que os captadores sejam profissionais extremamente capacitados, dispostos a conquistar o contrato nos mínimos detalhes.

É aí que a avaliação do imóvel se insere como uma etapa fundamental do processo de captação – o que também abre espaço para alguns dos erros mais comuns no mercado de imóveis.

É importante destacar que a avaliação bem-sucedida exige uma boa dose de sensibilidade e muito conhecimento sobre tipos de imóveis, área de localização e demandas/tendências do segmento imobiliário.

Portanto, nada de fazer suposições, “adivinhar” valores e responder com frases indiretas e evasivas. O conhecimento na avaliação é uma prova definitiva do profissionalismo do captador, além de fazer toda a diferença para a imagem da sua imobiliária.

Confira algumas dicas para uma boa avaliação imobiliária:

  • Pesquisa e apresentação formal de valores de referência, dados de mercado, conhecimento do bairro em questão, dentre outros;
  • Analisar detalhadamente o estado do imóvel, identificando possíveis reformas e a conservação da estrutura geral;
  • Disponibilidade para solucionar quaisquer dúvidas ou questionamentos;
  • Personalizar a abordagem para cada cliente, adaptando-a ao perfil e às demandas específicas do mesmo;
  • Manutenção de um bom relacionamento com síndicos, porteiros e zeladores.

2. Não investir no relacionamento com o cliente

Ninguém duvida da importância do bom relacionamento com o cliente no processo de venda. Por outro lado, desistir do contato ao surgimento do primeiro obstáculo é um erro mais comum do que se imagina.

No contexto das imobiliárias, muitos vendedores deixam a desejar quando o assunto é acompanhar os potenciais clientes, nutrindo as oportunidades. Se uma pessoa liga interessada em um determinado imóvel mas descarta a oportunidade na visita, a tendência de muitos corretores é deixar para lá e não dar prosseguimento à venda.

Também chamada de “follow-up”, a técnica de acompanhar as oportunidades e seguir com o relacionamento é essencial e cada vez mais acessível, principalmente em tempos de internet e agilidade na comunicação.

Para instituir uma cultura do follow-up na sua imobiliária, instrua os corretores a já incluir próximos contatos na estratégia de vendas, planejar com cuidado as informações a serem enviadas (via e-mail ou Whatsapp, por exemplo) e personalizar ao máximo possível a conversa com o possível cliente, se atentando às suas necessidades.

3. Site desatualizado e não responsivo

Com as mudanças trazidas pela era digital e o novo comportamento do consumidor, manter um site desleixado e desatualizado tornou-se simplesmente inaceitável. Nos dias de hoje, a maioria esmagadora dos potenciais clientes realiza buscas online em sites imobiliários muito antes de entrar em contato sobre determinado imóvel.

Em outras palavras, negligenciar a presença digital é perder (muito) público. Por isso, saber montar um site para imobiliária é de suma importância.

Nesse sentido, é imprescindível anunciar apenas os imóveis disponíveis no site. Aqueles que já estiverem em fase de negociação ou fechamento devem ser retirados. A atualização deve ser constante!

O gestor também deve ficar atento à responsividade do site, ou seja, sua adaptação a todos os tipos de dispositivos. Isso quer dizer que a visualização e navegação devem ter qualidade tanto em desktops quanto em tablets e smartphones.

Aqui, vale ressaltar a importância da adaptabilidade ao mobile: o número de acessos a sites imobiliários via tecnologia móvel só cresce em relação aos desktops.

4. Resistência à inovação  

Manter um site desatualizado e que não contribui com a experiência do usuário (ou não manter nenhum!) não é o único erro digital comum no segmento imobiliário. Como sabemos, trata-se de um mercado extremamente tradicional e burocrático, muitas vezes resistente à mudança e às novas tecnologias.

No entanto, é um fato que os gestores que não se abrirem a soluções inovadoras perderão competitividade e relevância de mercado. O setor imobiliário, afinal de contas, está cada vez mais inserido no contexto das transformações digitais.

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Nesse quadro, alguns investimentos recomendados para as imobiliárias envolvem:

  •  A adoção de ferramentas que facilitem a rotina dos corretores em contato com os clientes (como Whatsapp, Skype e Hangouts);
  • A adesão a softwares de gestão inteligentes e especializados que otimizem os processos do dia a dia, poupando tempo e recursos;
  • O uso de ferramentas na nuvem para gestão de documentos, diminuindo a “papelada”  da imobiliária e facilitando a organização dos arquivos;
  • A Integração de todas as áreas da imobiliária através de bons sistemas ERP.

5. Não acompanhar métricas de desempenho na imobiliária

As métricas ou indicadores de desempenho também são quesitos importantes que muitos gestores “deixam passar batido” em suas administrações.

Também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), esses indicadores funcionam como uma espécie de “termômetro” do sucesso e são extremamente importantes para mensurar o desempenho dos corretores e a performance geral da empresa.

Muito além de apenas focar no número total de vendas, a definição e o acompanhamento de métricas são capazes de fornecer um diagnóstico abrangente da imobiliária, guiando e facilitando a tomada de decisões.

Já ouviu falar em ticket médio, taxa de conversão, taxa de follow-up…? Esses são alguns dos indicadores cruciais para o seu negócio. Para saber mais sobre como calcular e analisar essas métricas, não perca a leitura deste artigo!

6. Disponibilizar poucos canais de contato nos anúncios

Com o intuito de fechar mais negócios e construir um relacionamento sólido com os potenciais clientes, é mais do que importante oferecer os mais diversos pontos de contato, certo?

Outro equívoco recorrente nas gestões imobiliárias é economizar demais nas informações de contato dos anúncios. É comum, por exemplo, disponibilizar apenas e-mail ou telefone.

Com tantos aplicativos e tecnologias de comunicação disponíveis, por que restringir as possibilidades de venda ao oferecer somente um canal de contato?

Aposte na praticidade digital e diversifique o contato disponibilizando Whatsapp, chat em tempo real, contato via SMS e outros. Facilite o acesso do cliente à imobiliária!

7. Negligenciar a gestão de pessoas e a capacitação dos funcionários

Um dos grandes desafios da gestão imobiliária é administrar a equipe de colaboradores, mantendo-a motivada e coesa. O segmento também conta com uma particularidade: é bastante comum que os corretores sejam profissionais autônomos.

Essa ausência de vínculo empregatício faz com que seja ainda mais importante estabelecer regras claras para comissões, rodízios de trabalho, encaminhamento de novos clientes e pagamentos, dentre outros.

Por sua vez, a capacitação e o treinamento dos funcionários são verdadeiros pilares da gestão de pessoas, mas também exigem um cuidado especial por parte dos gestores imobiliários.

O desafio, aqui, é manter toda a equipe de colaboradores alinhada em um mesmo propósito e, ao mesmo tempo, respeitar a autonomia dos profissionais. Nesse sentido, definir um programa de capacitação interna, com um calendário pré-estabelecido de cursos e treinamentos, é uma boa solução para que todos se planejem.

Para além dos corretores, os demais funcionários também devem ser igualmente contemplados com ações motivacionais, treinamentos e campanhas de engajamento.

5 práticas que uma boa gestão deve seguir

Agora que você já sabe o que não fazer em sua imobiliária, decidimos separar 5 práticas que devem ser seguidas para ter uma excelente gestão.

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Gerenciamento de Processos do Negócio

Para se posicionar estrategicamente, é fundamental que a empresa tenha um profundo conhecimento de si e dos seus processos. Para isso, é importante fazer um Gerenciamento de Processos do Negócio — do inglês, Business Process Management (BPM). Com essa ferramenta, a gestão consegue muitos benefícios, como:

O BPM é uma mudança de paradigma para a imobiliária e pode trazer muito mais eficiência para o negócio. Para colocá-lo em prática, é preciso analisar cuidadosamente os processos da empresa.

Gestão patrimonial

Além de dar especial atenção aos processos, o patrimônio da empresa precisa ser acompanhado. Esse controle ajuda a entender a quantidade e a qualidade dos bens, o que oferece insumos para fazer investimentos bem fundamentados.

Para isso, é preciso conhecer a carta de imóveis do ponto de vista comercial, tributário e jurídico. 

Assim, a equipe gestora direciona as estratégias de marketing e ações dos colaboradores. Você pode contar com o auxílio da tecnologia, afinal, a imobiliária digital torna o gerenciamento mais eficiente.

Valorize o relacionamento com o cliente

No meio imobiliário, o contato com o cliente é algo duradouro. Por esse motivo, garantir um bom relacionamento é fundamental para impulsionar o trabalho. O diferencial para se destacar como corretor é a prospecção de clientes, a partir de estratégias bem elaboradas.

Ao manter o cadastro dos clientes organizado e o contato eficiente, você consegue se posicionar melhor. Por outro lado, ao ignorar esse passo, a imobiliária perde grandes oportunidades de negócios e prejudica a sua reputação. Portanto, é um aspecto a ser valorizado.

Gestão de pessoas

Manter a equipe alinhada com os objetivos da empresa é outro ponto fundamental para uma boa gestão imobiliária. Garantir a seleção de bons profissionais e o treinamento para aprimorar a atuação são caminhos importantes para garantir bons resultados.

Uma alternativa para manter a equipe em sintonia é contar com um playbook que oriente a prática. A partir dele, a empresa apresentará com clareza qual a melhor forma de proceder e criará a própria cultura. Além disso, oferecer a tecnologia aos colaboradores, especialmente referente à comunicação, é essencial.

Faça uma boa gestão de documentos

Os documentos relacionados aos processos da imobiliária precisam ser organizados de forma sistemática para evitar prejuízos ou até problemas fiscais. Por esse motivo, é imprescindível que eles sejam categorizados.

O tradicional método de pastas separadas por cores ou ordem alfabética pode funcionar para documentos impressos. No entanto, ter os arquivos na versão digital ajuda a ter acesso mais fácil e seguro

Com um software imobiliário integrado à uma gestão eletrônica de documentos você pode manter todos os documentos em ordem, criar alertas de urgência e categorizar com mais eficiência.

4 boas práticas para a gestão de imóveis

Dessa vez, é relevante destacarmos práticas mais específicas da gestão dos seus imóveis, aquilo que é sua maior proposta de valor e fonte de renda.

Organize a carteira de clientes

Como destacamos, manter o cadastro dos clientes atualizado é uma maneira de estabelecer um bom relacionamento e se posicionar melhor. 

Mais do que isso, é um cuidado essencial para conhecer com mais acerto o seu público, atender às suas necessidades e criar bons planos de ação.

Da mesma forma, ter essa organização ajuda a solucionar eventuais problemas e adotar ações com maior facilidade, pois todas as informações necessárias estarão acessíveis e em ordem. Assim, é preciso manter divisões de clientes, por exemplo: ativos, ex-clientes, prospects etc.

Faça o gerenciamento dos contratos

Os contratos são outro aspecto fundamental da gestão imobiliária. Eles precisam estar sempre bem organizados e com os prazos em dia. Isso envolve a sua atualização, a quitação dos impostos, a assiduidade no pagamento, entre outros.

Como existe um compromisso mensal, no caso de contratos de aluguel, por exemplo, é sempre importante prevenir a inadimplência. É recomendado que sejam adotadas estratégias de prevenção do problema, como: criação de canais de comunicação, emissão de lembretes e programas de renegociação das dívidas.

Planeje suas tarefas

A rotina da imobiliária é bastante agitada, com muita burocracia para atender, além das estratégias de captação de imóveis e de marketing. Para conseguir dar conta de tudo, é fundamental adotar um bom planejamento das tarefas.

Nesse sentido, o gestor precisa conhecer bem a situação da empresa, observar quais são as metas e hierarquizar os objetivos. É bom envolver toda a equipe nesse processo para que as ações estejam alinhadas.

Conte com um software imobiliário

Como vimos, existem muitos afazeres importantes na imobiliária. Para otimizar e unificar a rotina, é imprescindível contar com a tecnologia. Uma boa ferramenta digital traz mais organização para as atividades, minimiza os erros e melhora significativamente os resultados.

É o caso de um sistema de gestão para imobiliárias ou, software imobiliário. Esse tipo de ferramenta é ideal para aqueles gestores que buscam redução de custo, controle de inadimplência e otimização do tempo.

Isso tudo é possível por meio da automação agregada que o software e suas integraçõs oferecem. Mas atenção, não são todos que são capazes de trazer todos esses benefícios. Por isso, é importante entender como escolher o melhor software para imobiliária.

Acertar na escolha de um fonecedor completo, consolidado e com constantes investimentos em tecnologia e inovação, certamente será um grande passo para o desenvolvimento do negócio.

6 dicas práticas para a gestão financeira da imobiliária

A saúde financeira da imobiliária precisa ser analisada. Por esse motivo, é salutar adotar boas práticas de gestão financeira. Confira 6 dicas para ter sucesso.

Tenha um bom sistema de cobrança

Como mencionamos, a inadimplência é um problema que merece esforços para ser evitado. Isso porque, o mercado imobiliário é bastante afetado pelas crises econômicas e necessita de um bom acompanhamento das finanças para evitar prejuízos.

Assim, para não sofrer com a inadimplência, é importante ter um sistema de cobrança assertivo e inteligente. Nesse sentido, um software especializado pode ajudar com recursos que previnem os atrasos no pagamento.

Faça o planejamento financeiro

A gestão financeira da imobiliária deve considerar os objetivos monetários para curto, médio e longo prazo. Dessa forma, a empresa aumenta as chances de alcançar as metas e organizar o calendário.

Efetivamente, é uma maneira de controlar as entradas e saídas de dinheiro e projetar estratégias com base na situação real da imobiliária. Similarmente, é preciso observar o mercado e analisar a concorrência.

Faça previsões

É difícil fazer previsões financeiras para a imobiliária, afinal, o mercado para o setor é bastante volátil. Apesar disso, é possível ter algumas projeções que sustentarão o planejamento financeiro.

Assim, analise o histórico da imobiliária, observe as tendências e defina as metas. Contar com um ERP imobiliário ajuda bastante a fazer esses cálculos e ter maior conhecimento sobre a situação real da empresa. 

Separe as finanças da imobiliária das finanças pessoais

Os pequenos gastos ou os “empréstimos” que você pretende repor não devem ser retirados do caixa da imobiliária. O mesmo vale para o contrário, nada de usar seu próprio dinheiro para pagar contas da pessoa jurídica.

As contas pessoais não devem ser confundidas com as da empresa, pois isso impede os gestores de perceberem a real situação financeira, além de trazer inconsistências nos cálculos.

Tenha indicadores de desempenho 

Para saber quais ações são mais efetivas e aquelas que não trazem bons resultados, avaliar as principais despesas e as que podem ser eliminadas, entre outros aspectos essenciais, você precisa contar com bons indicadores de desempenho.

Existem diferentes ferramentas que podem ser usadas para medir o desempenho e a imobiliária precisa avaliar quais são as mais vantajosas para as suas características. O que é primordial é que esse acompanhamento seja sempre realizado.

Faça investimentos estratégicos

Ao observar as dicas anteriores, a sua imobiliária certamente terá recursos suficientes para planejar estrategicamente os investimentos. Primeiramente, é preciso fazer um diagnóstico da empresa, analisando o quanto pode gastar, quais são as metas e as fragilidades.

Com essas informações em mente, o próximo passo é calcular o retorno sobre o investimento (ROI) para cada opção e priorizar a que tiver o maior ROI. Dessa forma, os investimentos se tornam mais conscientes.

Se desejar saber mais sobre esse assunto, leia também o nosso artigo a respeito da gestão financeira da imobiliária.

Os 3 critérios para uma boa gestão da equipe

O sucesso do negócio depende, em grande medida, de contar com uma boa equipe. Quando a imobiliária mantém profissionais competentes, engajados e com propósito, consegue tornar as suas metas realidade e rumar ao crescimento. 

Para isso, é importante atender a três critérios: Planejamento, seleção e inspiração.

O planejamento é o foco que a empresa deve ter para saber onde pretende chegar com o seu trabalho. Esse é o critério que permite identificar o que é necessário para alcançar os objetivos.

A seleção é o momento em que a imobiliária forma a sua equipe de colaboradores. Nesse sentido, quanto mais diversos forem os talentos, melhor para a empresa! Portanto, a recomendação é que os recrutadores valorizem as diferenças e observem como elas podem contribuir para o trabalho.

Por fim, a liderança é o que faz com que a equipe se mantenha motivada. Para isso, é imprescindível que a imobiliária tenha uma boa liderança. O gestor precisa ter uma visão de mundo ampla, enxergar as oportunidades e encorajar os seus colaboradores a defenderem a causa da empresa.

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