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Condomínios

Agilidade: ganhe tempo de trabalho usando software para condomínio

Um software de gestão de condomínio gera agilidade na administração em tarefas como controle de custos, emissão de boletos, automação de contas, gestão do processo de cobrança, geração de relatórios, previsão orçamentária e faturamento.

Laiane

Laiane Oliveira

24/09/2018
09/12/2024
Você já utiliza um software para condomínio? Se sim, acha que o sistema realmente otimiza sua gestão?   Na rotina das administradoras, a realização de tarefas repetitivas e manuais é mais frequente do que se imagina. Apesar de maçantes, são atividades indispensáveis (e principalmente relacionadas às finanças): faturamento, previsão orçamentária, contas a receber, contas a pagar, cobranças e prestação de contas são apenas alguns exemplos. Se você ou um funcionário cumpre todas essas rotinas manualmente, certamente a administradora está lidando com um cenário de prejuízo de tempo (e de dinheiro!). Uma equipe que gasta horas e horas (talvez dias) gerando um relatório de inadimplência, por exemplo, poderia estar investindo sua carga horária e seus esforços em tarefas muito mais estratégicas e relevantes para a administradora. É aí que a tecnologia pode entrar em cena para assegurar muito mais agilidade (e precisão) ao substituir o trabalho manual – sem perder a qualidade. A seguir, saiba mais sobre como adotar um bom software para condomínio pode revolucionar sua vida profissional!

Poupando tempo e dinheiro: com quais tarefas um software para condomínio pode me ajudar?

Muitas rotinas contábeis e repetitivas do dia a dia da administração de condomínios podem ser automatizadas, de forma inteligente, com a adoção de tecnologia especializada. Em poucas palavras, um software para condomínio tem como principal objetivo apoiar as rotinas administrativas e financeiras, fazendo com que os processos sejam mais eficientes e aumentando (muito) a produtividade da administradora. Vale lembrar que o tempo não é o único recurso que pode ser poupado com um sistema eficiente: com a automatização, as falhas também são reduzidas e o retrabalho é evitado. Confira algumas das principais tarefas que podem ser agilizadas com o apoio da tecnologia:

Controle de custos

As funções de um sistema condominial vão muito além da gestão de receitas. Esses softwares oferecem, por exemplo, o controle de impostos como GPS e DARF. Dessa forma, torna-se possível lançar notas e retenções em uma plataforma centralizada, transformando tarefas que poderiam ser complexas em tarefas simples.

Facilidade na emissão de 2ª via de boletos

Quem é administrador, sabe: o retrabalho relativo à emissão de segunda via de boletos exige muito tempo da equipe. Uma das possibilidades mais interessantes de um sistema condominial é automatizar essa segunda emissão, que pode ser realizada pelos próprios condôminos. No caso do Condomínio21, registramos uma diminuição de até 90% dessas solicitações de 2ª via, automatizando o processo de envios de boletos de cobrança.

Contas a pagar

Acredite: muito de tempo livre é conquistado com a automatização das contas a pagar. Com um sistema eficaz de gestão, a administradora consegue fazer o controle e lançamento automático de despesas regulares; emitir DARFs, GPS, DIRF e informe de rendimentos; controlar e imprimir cheques; fazer a baixa automática de cheques compensados; programar pagamentos e fazer o lançamento individual de despesas com retenção automática de impostos.

Contas a receber

As contas a receber também são uma parcela importante da rotina administrativa (que pode e deve ser otimizada). Dentre os recursos mais destacados de um bom sistema de gestão condominial, podemos citar:
  • Cálculo automático, com correções, para pagamentos antecipados e em atraso;
  • Baixa automática de boletos com alerta de pagamento em duplicidade;
  • Controle de cobrança de taxas.

Processos de cobrança

Um software para gerenciamento de condomínios permite, dentre outras funções:
  • Acessar o histórico de inadimplência;
  • Criação de diversos modelos de carta de cobrança;
  • Emissão (1ª e 2ª vias) de variados modelos de boleto;
  • Emissão de recibo de pagamento;
  • Sistema de aviso de inadimplência para os condôminos (individual);
  • Envio de e-mails para vários tipos de comunicado.

Análise: geração de relatórios

Se monitorar os indicadores de desempenho e o balanço de entradas e saídas da administradora é tão importante, esse controle muitas vezes é negligenciado com a correria e o acúmulo de trabalho do dia a dia. Nesse sentido, a adoção de um software para condomínio também pode se provar bastante vantajosa: a ferramenta, afinal, possibilita centralizar todas as informações em um único local, o que simplifica em grande nível a geração de relatórios. A partir do Condomínio21, por exemplo, o gestor pode gerar relatórios detalhados com apenas alguns cliques para obter uma relação minuciosa de dados, com filtros selecionados.

Previsão orçamentária

Para um processo bem-sucedido de previsão orçamentária, um sistema pode oferecer o histórico de orçamento previsto e realizado ao longo dos meses, além de disponibilidade do histórico a partir de custos específicos.

Faturamento

Informações importantes relativas ao faturamento do condomínio podem ser centralizadas, organizadas e acessadas com facilidade com um software específico:
  • Resgate a receita dos meses anteriores;
  • Faça a especificação do rateio de contas entre condôminos;
  • Controle do consumo de água, gás, energia, com leituras individuais e coletivas;
  • Controle de contas parceladas.
Agilize sua rotina e ganhe tempo de trabalho com um software para condomínio! A adoção de um sistema de gestão de condomínios é sinônimo de aumento na produtividade e muito mais controle dos processos administrativos. Conte com informações confiáveis e gere relatórios gráficos e de qualidade! Com o Condomínio21, o sistema mais adaptável e completo do mercado, você consegue administrar condomínios de grande, médio ou pequeno porte. A estrutura modular totalmente integrada do software se adapta a cada necessidade, ampliando sua produtividade e minimizando significativamente os custos. Conheça e transforme sua administração!

Leia mais:

Tudo sobre a prestação de contas no Condomínio21 Como saber se um sistema para gestão de condomínios é seguro? 5 fatores para analisar na hora de escolher um sistema para administração de condomínios  

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              Agilidade: ganhe tempo de trabalho usando software para condomínioLaiane

              Laiane Oliveira

              Formada em Direito e mestre em Direito Empresarial com experiência em gestão de contratos, marketing e proteção de dados.


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