Saiba como reduzir a inadimplência e melhorar o controle de fluxo de caixa com um software para controle de inadimplência.
A inadimplência é um dos principais desafios enfrentados pelas administradoras. Além de comprometer o caixa dos condomínios, ela sobrecarrega a equipe e pode gerar insatisfação entre os clientes. E, sem um software para controle de inadimplência, fica ainda mais difícil controlar os processos de contas a receber e cobrança.
Por outro lado, com as ferramentas certas, é possível automatizar o controle de inadimplentes em condomínios, reduzir atrasos e recuperar créditos com mais eficiência e menos esforço da equipe.
Por isso, neste conteúdo, você verá como sistemas para controle de inadimplência podem transformar a forma como sua administradora acompanha, negocia e cobra condôminos em atraso. E o melhor: com rastreabilidade, padronização e resultados mais previsíveis.
Boa leitura!
Por que o controle da inadimplência é um desafio para administradoras?
Em administradoras que gerenciam múltiplos condomínios, lidar com a inadimplência não se resume apenas a identificar devedores.
O desafio para as administradoras está principalmente na escala e na complexidade das rotinas envolvidas, que afetam diretamente o fluxo de caixa dos condomínios, a organização da equipe e a satisfação dos condôminos e síndicos.
Consequências da inadimplência para os condomínios
O impacto da inadimplência vai muito além do financeiro quando os recebimentos atrasam nos condomínios.
Afinal, os compromissos assumidos com fornecedores, colaboradores e prestadores de serviço ficam comprometidos, e a administradora precisa reavaliar o cronograma de pagamentos, adiar manutenções e até mesmo renegociar contratos.
Na prática, serviços essenciais, como portaria, limpeza, segurança e iluminação de áreas comuns, podem ser prejudicados. Além disso, a inadimplência recorrente dificulta a previsibilidade orçamentária e gera insegurança nas tomadas de decisão em assembleias, uma vez que nunca se sabe qual será o orçamento do condomínio.
Consequências da inadimplência para a administradora
Para a administradora, o impacto é operacional e estratégico.
A equipe financeira, muitas vezes reduzida, passa a lidar com uma sobrecarga de tarefas manuais, como envio de notificações, emissão de segunda via de boletos, registro de contatos com inadimplentes e atualizações de valores em atraso, o que consome tempo e eleva o risco de erros.
Além disso, a falta de um histórico centralizado das interações com condôminos inadimplentes dificulta o acompanhamento dos casos. Nesses momentos, pode acontecer a repetição de contatos, o registro incorreto de acordos ou, até mesmo, o esquecimento de pendências.
Como a tecnologia organiza o controle de inadimplência
Diante dos desafios causados pela inadimplência, a tecnologia se apresenta como uma aliada importante para tomar o controle da situação.
Para além de facilitar tarefas, ERPs, aplicativos e softwares que oferecem funcionalidades para controle de inadimplência, como o Group Condomínios e o Group COM, ajudam na estruturação de processos, uma vez que oferecem visibilidade em tempo real e organização das ações de cobrança.
Veja, a seguir, como a tecnologia ajuda, na prática, a controlar a inadimplência.
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Visão clara da inadimplência em cada condomínio
Com o apoio de gráficos e dashboards, fica mais fácil entender rapidamente a situação de inadimplência em cada condomínio administrado.
Desse modo, ERPs que oferecem um painel de inadimplência em tempo real permitem que a equipe identifique mais facilmente tendências e picos de atraso e atue com base nesses dados.
Assim, além de a gestão ficar mais analítica, as ações podem ser mais bem-direcionadas.
Registro completo das interações com condôminos
Ter histórico das tratativas com cada inadimplente ajuda a evitar ações duplicadas e mantém a rastreabilidade do processo de cobrança. No entanto, pode ser trabalhoso registrar tudo isso de forma manual ou por meio de planilhas.
Com uma solução para controle de inadimplência que oferece funcionalidades de gestão de cobrança, a equipe pode simplificar processos como:
- registro de contatos realizados, canal e resultado;
- agendamento de contatos futuros;
- rastreamento da cadência de cobrança.
Desse modo, qualquer colaborador da administradora pode retomar uma negociação sabendo exatamente em que ponto ela parou, evitando retrabalho e tornando os processos mais fluidos.
Leia mais: Como usar a cobrança extrajudicial em condomínios
Formalização de acordos e decisões judiciais
Em um processo de negociação de inadimplência, um dos resultados possíveis é a criação de um acordo de pagamento, e é de suma importância que essa conclusão seja registrada junto ao histórico de negociação da dívida.
Com um sistema ou software de controle de inadimplência, é possível registrar acordos de maneira estruturada, com todos os detalhes envolvidos, como datas, condições, valores, parcelas e documentos relacionados.
Assim, todas as informações sobre o processo de cobrança ficam registradas no mesmo lugar, facilitando o controle dos acordos e da recuperação das dívidas.
Automatização da régua de cobrança
Um dos processos mais importantes na gestão de inadimplência é a criação da régua de cobrança. Ou seja: a definição de prazos, canais e mensagens para manter os condôminos cientes sobre o pagamento das taxas.
Com o uso de aplicativos e sistemas de controle de inadimplência, como o Group COM, é possível automatizar a régua de cobrança. Assim, o trabalho da equipe é reduzido, e a possibilidade de pagamentos no prazo aumenta.
Desse modo, com uma régua de cobrança automatizada, a administradora pode configurar fluxos automáticos de lembretes e notificações de vencimento em diferentes canais (como SMS, e-mail, WhatsApp, notificação no celular ou ligação, por exemplo) e até mesmo personalizar as mensagens para cada perfil de condomínio administrado.
Dessa forma, a equipe não precisa acionar cada condômino manualmente: o sistema cuida disso.
Autoatendimento para obtenção da 2ª via
Mesmo que pareça simples, um pilar importante para a redução da inadimplência é facilitar o pagamento da taxa condominial sempre que possível. Afinal, quanto mais trabalhoso ou demorado é o processo para o condômino, menores são as chances de ele realizar o pagamento no prazo.
Desse modo, facilitar a geração da segunda via dos boletos de condomínio — seja por meio de um aplicativo para condomínio ou pelo WhatsApp — pode atuar diretamente na redução da inadimplência.
Além disso, um processo fácil para o condômino não precisa significar mais trabalho para a administradora. Com um chatbot como o do Group Atendimento, por exemplo, é possível automatizar o atendimento.
Na prática, isso significa que o condômino pode entrar em contato com a administradora a qualquer hora e receber de forma automática a 2ª via do boleto, sem ocupar tempo da equipe de atendimento nem precisar esperar muito tempo pela resposta.
Relatórios estratégicos
Em qualquer administradora, tão importante quanto agir sobre a inadimplência é prestar contas aos condomínios sobre essas ações.
E, para isso, a tecnologia também tem um papel importante para simplificar o trabalho da equipe e oferecer mais transparência aos clientes.
Com um sistema ou software completo para controle de inadimplência, é possível exportar automaticamente relatórios detalhados sobre a situação dos débitos de cada condomínio.
Desse modo, a administradora sempre tem recursos para responder a possíveis questionamentos de síndicos e condôminos, apresentar em assembleias e, inclusive, embasar o planejamento orçamentário dos condomínios.
Assim, a gestão fica mais estratégica, inteligente e transparente — e os clientes, mais satisfeitos.
A tecnologia como aliada da administradora
Com um software para controle de inadimplência, a administradora colhe benefícios que vão além da operação do dia a dia.
Por exemplo, com uma tecnologia eficaz e confiável para gestão automatizada de inadimplência e cobrança, a administradora ganha um posicionamento mais competitivo no mercado. Afinal, se destaca em meio a concorrentes que utilizam tecnologias menos modernas ou processos manuais.
Além disso, com o apoio da tecnologia, a administradora consegue expandir a carteira de condomínios com estrutura, sem sobrecarregar a equipe nem aumentar o headcount.
Por isso, se a sua administradora busca profissionalizar o controle da inadimplência, reduzir riscos e ganhar eficiência na gestão financeira dos condomínios, fale com um dos nossos consultores e veja como a Group pode ajudar!
O Group Condomínios se destaca por integrar em uma só solução o controle financeiro completo e a gestão da inadimplência, com automação, rastreabilidade e relatórios inteligentes para apoiar o crescimento da sua operação.
