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Condomínios

Como otimizar o envio da 2ª via de boleto de condomínio: menos solicitações e mais eficiência

A alta demanda por 2ª via de boleto de condomínio sobrecarrega administradoras e compromete a eficiência. Com automação e autoatendimento, pode-se reduzir solicitações, melhorar a comunicação e reduzir a inadimplência.

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Cristiane Rezende

10/02/2025
15/04/2025
  • Desafios no envio de 2ª via de boleto de condomínio
  • Como simplificar o envio de 2ª via de boleto
  • Benefícios da automação na gestão condominial
  • Boas práticas para administradoras de condomínios
  • Transforme a gestão da 2ª via de boletos com eficiência e tecnologia

ÍNDICE

  • Desafios no envio de 2ª via de boleto de condomínio
  • Como simplificar o envio de 2ª via de boleto
  • Benefícios da automação na gestão condominial
  • Boas práticas para administradoras de condomínios
  • Transforme a gestão da 2ª via de boletos com eficiência e tecnologia
Saiba como otimizar o envio da 2ª via de boleto de condomínio, reduzindo solicitações manuais e melhorando a eficiência da administradora.

“Olá, pode me enviar a 2ª via do boleto do condomínio?”

Se você trabalha em uma administradora de condomínios, já deve ter recebido essa solicitação inúmeras vezes. A 2ª via de boleto de condomínio é um dos pedidos mais frequentes dos condôminos, e quando o processo não está bem estruturado, pode sobrecarregar a equipe de atendimento, atrasar outras demandas e até aumentar os índices de inadimplência.

Pensando nisso, criamos este conteúdo para explorar os desafios da emissão da 2ª via de boletos, as melhores práticas para otimizar esse processo e como a tecnologia pode ajudar a reduzir a sobrecarga na administradora, garantindo um atendimento mais ágil e eficiente.

Boa leitura!

Desafios no envio de 2ª via de boleto de condomínio

A emissão e o envio da 2ª via de boleto de condomínio são algumas das demandas mais frequentes nas administradoras. Porém, quando o processo não é bem-estruturado, pode gerar impactos negativos na operação e na satisfação dos condôminos.

Muitos desafios podem comprometer o processo de envio de boletos na administradora.

Por exemplo, o alto volume de pedidos exige mais tempo da equipe, gerando uma sobrecarga operacional e desviando recursos de tarefas estratégicas.

Além disso, sem um fluxo otimizado, a liberação da 2ª via pode demorar, prejudicando o pagamento dentro do prazo e aumentando a inadimplência.

O preenchimento e a atualização manuais de boletos também podem gerar consequências, como erros nas informações e retrabalho.

Ademais, a dificuldade de acesso ao boleto pode se traduzir em clientes insatisfeitos, causando um desgaste na relação entre os condôminos e a administradora.

Como simplificar o envio de 2ª via de boleto

Felizmente, existem diversas formas de simplificar esse processo e aliviar a rotina da administradora. Com o apoio da tecnologia, é possível reduzir a quantidade de ligações e solicitações, além de garantir processos internos mais organizados.

Veja, a seguir, algumas sugestões.

Plataformas digitais de autoatendimento

Muitas administradoras oferecem a possibilidade de autoatendimento, o que pode desafogar bastante as solicitações, sobretudo quando os condôminos são mais adeptos à tecnologia.

É possível oferecer plataformas de autoatendimento pelo site da administradora ou via app, por exemplo. Dessa forma, basta que o condômino faça login para fazer a consulta on-line dos boletos e baixar quando precisar.

Notificações automáticas de vencimento para condôminos

Outra opção interessante é trabalhar de forma retroativa, evitando que os condôminos percam o prazo de pagamento e, consequentemente, precisem da emissão da segunda via.

Isso pode ser feito de diversas formas, como:

  • com avisos físicos no condomínio, como cartazes ou na TV do elevador, por exemplo;
  • por meio de lembretes em canais digitais, como e-mail e WhatsApp;
  • com uma régua de cobranças automatizada, que dispara lembretes em diferentes canais aos condôminos em períodos definidos.

Atendimento automatizado

Por fim, outra solução pode ser a automatização do atendimento. Para isso, é possível utilizar chatbots, inteligência artificial e assistentes virtuais preparados para responder às solicitações dos condôminos a qualquer hora do dia, todos os dias, sem a necessidade de intervenção humana.

Assim, a 2ª via de boleto dos condomínios é enviada de forma automática, aliviando a sobrecarga da equipe da administradora.

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Benefícios da automação na gestão condominial

A automação de processos não facilita somente a emissão de 2ª via de boletos de condomínio. Também é possível simplificar diversas outras rotinas das administradoras, reduzindo demandas operacionais e aumentando a eficiência no atendimento aos condôminos.

Por exemplo, o uso de dashboards e balancetes atualizados em tempo real pode oferecer um acompanhamento mais aprofundado da inadimplência e contas a receber, facilitando a tomada de decisões pela administradora.

Além disso, um aplicativo para condomínio que faça o envio de boletos e lembretes de pagamento, eliminando a necessidade de emissão e impressão manuais, também pode ser uma estratégia preventiva para reduzir a inadimplência e as solicitações de 2ª via de boleto.

Boas práticas para administradoras de condomínios

Para garantir uma gestão eficiente e um relacionamento transparente com os condôminos, existem algumas boas práticas que podem facilitar a emissão e o envio da 2ª via de boletos de condomínio.

Essas boas práticas contribuem para um atendimento mais ágil, reduzem o volume de solicitações e podem ajudar a minimizar problemas com inadimplência. Veja a seguir.

Comunicação transparente

A falta de informação pode gerar dúvidas e, consequentemente, um alto volume de solicitações para a administradora. Por isso, é fundamental manter uma comunicação clara e acessível sobre os procedimentos de emissão da 2ª via.

  • Mantenha os condôminos informados sobre os canais disponíveis para retirada do boleto, como site, aplicativo ou atendimento automatizado.
  • Estabeleça prazos e explique os procedimentos de cobrança, garantindo que os moradores saibam quando e como receberão os boletos.
  • Utilize diferentes meios para reforçar as informações, como e-mails, murais físicos e digitais e notificações em aplicativos.

Uma comunicação estruturada é o primeiro passo para desafogar o atendimento da administradora, além de melhorar a experiência e a satisfação dos clientes.

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Garantia de segurança na emissão

Ninguém quer correr o risco de pagar um boleto errado, sofrer um golpe com um boleto falso ou ter seus dados vazados. Por isso, a segurança é um aspecto essencial na emissão de 2ª via de boletos.

Com o aumento dos golpes envolvendo boletos falsos, a administradora deve adotar alguns cuidados para garantir a segurança financeira dos condomínios e dos condôminos.

  • Utilize plataformas seguras e homologadas, garantindo que os boletos sejam emitidos apenas por meios oficiais.
  • Implemente camadas de autenticação, como senha de acesso ou validação por e-mail, para evitar acessos não autorizados.
  • Oriente os condôminos sobre os riscos de acessar boletos por fontes não confiáveis e reforce os canais oficiais de emissão.

Personalização dos boletos

Para além da identidade visual, a personalização de boletos pode ser uma ferramenta útil para a administradora. Por exemplo, incluir informações claras ou opções variadas de pagamento pode facilitar a quitação e melhorar a experiência dos condôminos.

  • Adicione dados relevantes, como identificação do condomínio, nome do condômino e unidade correspondente.
  • Ofereça a opção de pagamento PIX via QR code, aumentando a praticidade e a agilidade na compensação dos valores.
  • Utilize um layout que facilite a leitura das informações, destacando prazos e formas de contato para suporte.

Dessa forma, é possível melhorar a taxa de pagamentos dentro do prazo e, ainda, reduzir as solicitações de suporte.

Transforme a gestão da 2ª via de boletos com eficiência e tecnologia

A emissão e o envio da 2ª via de boleto de condomínio podem deixar de ser um problema recorrente para a administradora quando processos bem estruturados e tecnologia trabalham juntos. Com soluções automatizadas, canais de autoatendimento e práticas que garantem segurança e transparência, é possível reduzir a sobrecarga da equipe e melhorar a experiência dos condôminos.

Afinal, o futuro da gestão condominial passa pela inovação – e a modernização do processo de gestão de cobrança é um dos caminhos para tornar o dia a dia mais produtivo, organizado e eficiente.

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              Cristiane Rezende

              Formada em Ciência da Computação, é especialista em gerência da tecnologia da informação e em gestão de projetos. Atua como Head de Negócios na Group Software.


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