Automatize a cobrança condominial com as soluções da Group e reduza a inadimplência com mais organização, comunicação e controle.
A gestão de cobrança pode ser uma solução para um desafio constante na rotina das administradoras de condomínios: a inadimplência.
Além de afetar o caixa dos condomínios, a inadimplência consome tempo da equipe, gera retrabalho e pode comprometer o relacionamento com condôminos e síndicos. Pensando nisso, a Group desenvolveu soluções que facilitam o processo de cobrança, organizando as informações, automatizando os lembretes e oferecendo ferramentas práticas.
Por isso, neste conteúdo, você vai entender como o Group Condomínios e o Group COM atuam juntos para tornar a gestão de cobrança mais eficiente, padronizada e menos desgastante para as administradoras.
Boa leitura!
Como identificar gargalos no processo de cobrança?
Lidar com a inadimplência condominial faz parte da rotina de qualquer administradora de condomínios. No entanto, existem alguns desafios que podem tornar ainda mais difícil combater esse problema da gestão condominial.
Identificar esses gargalos é o primeiro passo para evoluir a gestão de cobrança e tornar o processo mais fluido e efetivo na administradora.
Veja, a seguir, algumas situações que podem sinalizar oportunidades de melhoria na gestão de contas a receber.
Quando o número de inadimplentes não diminui
Se mesmo com ações de cobrança a inadimplência segue em níveis elevados, é sinal de que o processo de cobrança pode não estar sendo efetivo.
Isso pode acontecer por falta de automações, pela ausência de uma régua efetiva de comunicação ou por dificuldades na visualização dos dados, o que dificulta a ação da equipe.
Quando a equipe ainda precisa cobrar “na mão” ou consultar planilhas
Ligar e mandar mensagens de forma manual para os devedores, um a um; controlar a inadimplência em planilhas; precisar acessar diferentes telas e sistemas para obter o histórico de contatos.
Esses três processos, embora sejam comuns em algumas administradoras, podem ser sinal de problemas.
Afinal, quando a administradora tem um excesso de processos manuais na gestão de cobranças, fica mais difícil controlar as cobranças e, consequentemente, a inadimplência.
Quando os síndicos cobram agilidade e não veem resultado
Síndicos e conselhos esperam relatórios atualizados, prazos cumpridos e ações concretas para resolver a inadimplência.
Nesse sentido, se não há acompanhamento claro do que está sendo feito com cada unidade inadimplente, ou se as cobranças não geram resultados visíveis, a administradora pode parecer desorganizada, mesmo fazendo um grande esforço operacional.
Como o Group Condomínios organiza a gestão de cobrança
Embora os desafios para o controle da inadimplência sejam diversos, é possível simplificar a rotina de cobranças com um sistema completo, intuitivo e fácil de usar.
Nesse sentido, o CRM de cobranças do Group Condomínios foi pensado justamente para dar mais visibilidade e agilidade ao processo de cobrança, centralizando tudo o que a equipe precisa para atuar com eficiência.
Veja, a seguir, tudo sobre o CRM de cobranças do Group Condomínios e suas funcionalidades para a gestão de cobranças.
O que é CRM?
CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou gestão de relacionamento com o cliente, e refere-se a um conjunto de práticas, estratégias e tecnologias usadas para controlar e analisar as interações com os clientes de uma empresa.
No contexto da gestão de cobranças, um CRM de cobranças nada mais é que um sistema tecnológico voltado para a gestão completa do processo de cobrança, desde a visualização completa da inadimplência até o controle dos contatos e acordos com os devedores.
Dentro do Group Condomínios, a funcionalidade de CRM de cobranças oferece todas essas funcionalidades de forma prática e intuitiva. Confira a seguir.
Acesso centralizado à inadimplência por condomínio e unidade
No CRM de cobranças, é possível visualizar com facilidade todas as unidades com boletos vencidos, com a possibilidade de:
- filtrar por condomínio, razão social ou nome fantasia;
- consultar, para cada unidade inadimplente, os dias de atraso, o valor atualizado, a quantidade de cobranças vencidas e a existência de acordos prévios;
- visualizar os débitos de cada unidade em um painel intuitivo, com foco no que precisa ser resolvido primeiro.
Dessa forma, a equipe consegue atuar com agilidade e de forma estratégica em cada situação, priorizando os casos mais urgentes e abrindo mão de relatórios manuais ou planilhas.
Registro e histórico de contato com o condômino
O sistema permite registrar de forma centralizada todos os contatos com os condôminos inadimplentes, com informações detalhadas como:
- data;
- horário;
- canal de contato;
- colaborador responsável;
- motivo da inadimplência;
- resultado do contato;
- resposta do condômino.
Assim, cada ligação, e-mail, mensagem de WhatsApp ou atendimento presencial pode ser registrado no sistema, gerando um histórico completo e centralizado. Dessa forma, a equipe evita retrabalho e duplicidade de ações e garante que qualquer colaborador possa retomar o atendimento com total contexto do que foi feito anteriormente.
Organização das ações com agendamento de contatos futuros
Caso o condômino não tenha disponibilidade no momento do contato ou deseje ser contatado em um momento específico, o CRM de cobranças também oferece a possibilidade de agendamento de contato.
Com isso, é possível oferecer mais flexibilidade no processo de cobranças, respeitando o tempo do condômino e favorecendo a resolução amigável dos débitos.
Além disso, a equipe pode acompanhar os agendamentos em um dashboard completo, com visualização dos contatos futuros e atrasados, unidade inadimplente e colaborador responsável.
Assim, nenhuma tratativa se perde ao longo do tempo e cada unidade recebe o acompanhamento adequado até a regularização.
Negociação de acordos com controle total e formalização
Já caso o contato resulte em um acordo de pagamento, a equipe pode registrar todo o processo dentro do sistema, diretamente no painel de cobrança.
Na área de acordos, é possível informar todos os detalhes do acordo, como taxa de juros, multa, desconto, honorários advocatícios, data base, quantidade de parcelas, dia de vencimento e mais.
Após a criação do acordo, é possível gerar boletos e documentos formais, como o Termo de Acordo ou a Confissão de Dívida. Além disso, o acordo fica registrado no painel principal da unidade junto às demais informações do condômino e da inadimplência.
Esse processo dá mais segurança à administradora e aos condomínios, mantendo tudo registrado e formalizado sem depender de trocas de e-mails ou documentos à parte.
Como o Group COM automatiza a régua de cobrança
Para além das funcionalidades de controle e gestão de cobrança disponíveis no Group Condomínios, as soluções condominiais da Group contam também com o Group COM, aplicativo para condomínio ideal para comunicação entre administradora, síndicos e condôminos.
Nesse sentido, o Group COM oferece a possibilidade de automatizar a régua de cobrança, reduzindo o trabalho da equipe da administradora e garantindo um processo padronizado para todos os condôminos devedores.
Veja como funciona a régua de cobrança automática no app:
Configure a régua uma vez, automatize a comunicação mensal
No Group COM, a administradora define como será a comunicação com os condôminos em relação aos boletos.
É possível configurar três tipos de notificação:
- no dia da publicação do boleto;
- alerta sobre boleto a vencer;
- alerta de boleto vencido.
Além disso, a administradora também pode escolher por quais canais quer notificar o condômino:
- SMS;
- e-mail;
- notificação no celular;
- WhatsApp.
Após essa configuração, a régua de cobrança já está automatizada e será disparada mensalmente de acordo com as configurações, reduzindo o trabalho manual e garantindo que nenhum prazo seja perdido.
Mensagens personalizáveis conforme o perfil do condomínio
Além da configuração de recorrência das notificações, também é possível personalizar a régua de cobrança de acordo com o perfil dos condomínios atendidos.
A administradora pode definir um modelo único de régua de cobrança e replicar em todos os condomínios administrados ou criar modelos personalizados para cada perfil.
Além disso, também é possível personalizar o texto das mensagens ou, para mais praticidade, utilizar o texto padrão do sistema.
Assim, a conversa fica mais automatizada e, ao mesmo tempo, mais próxima dos condôminos.
Menos ligações, menos e-mails, menos estresse para a equipe
Com o Group COM, a geração de segunda via de boletos também é automatizada.
Dessa forma, além de reduzir as reclamações de não recebimento por parte dos condôminos, a administradora também reduz o tempo gasto com solicitações de segunda via.
Assim, a equipe consegue otimizar o tempo, reduzindo as demandas manuais e atendimentos repetitivos, e melhorar a percepção dos moradores, que passam a receber os avisos no tempo certo, de forma clara e recorrente.
E, ainda, tudo isso com rastreabilidade, histórico registrado e integração com o ERP.
Transparência e autonomia para o síndico
Por fim, o Group COM também permite que o síndico possa gerar um relatório completo de inadimplência do próprio condomínio, com filtros por período e por unidades.
Dessa forma, ele tem autonomia para acompanhar de forma transparente a inadimplência e entender qual a situação do condomínio.
O que muda na rotina da administradora com a cobrança automatizada
Quando a administradora consegue estruturar a gestão de cobrança com mais organização, clareza e tecnologia, a diferença aparece logo nos primeiros meses.
Afinal, com um sistema de cobrança para condomínios, a equipe passa a ter visibilidade total da inadimplência, sabe exatamente o que já foi feito com cada unidade e pode programar os próximos passos de maneira estratégica.
Além disso, com a régua de comunicação funcionando automaticamente e os boletos sendo enviados com consistência, os chamados caem drasticamente, os moradores se sentem mais informados e os síndicos reconhecem a eficiência da administradora.
Enquanto isso, a administradora, em vez de gastar tempo cobrando manualmente ou resolvendo pendências repetitivas, pode focar no que realmente importa: fortalecer o relacionamento com os clientes e melhorar continuamente a gestão condominial.
Mais do que uma mudança de sistema, a cobrança automatizada pode representar uma mudança de patamar na forma como a administradora opera — com mais estratégia, menos esforço, clientes mais satisfeitos e resultados que se multiplicam mês após mês.
