Entenda como funciona o acordo de pagamento no condomínio e confira dicas para negociar dívidas de forma eficiente e segura.
O acordo de pagamento é uma solução comum para a recuperação de débitos no contexto da gestão condominial.
Com o desafio sempre crescente da inadimplência, muitas administradoras enfrentam o desafio de negociar com condôminos de perfis variados, que vão desde moradores com dificuldades financeiras momentâneas até casos de inadimplentes contumazes. Por isso, entender como fazer um acordo de pagamento eficiente é essencial.
Neste artigo, vamos mostrar que realizar um bom acordo não significa apenas definir prazos e valores, mas também adotar procedimentos e estratégias que ofereçam segurança jurídica e aumentem as chances de cumprimento.
Para saber mais, é só continuar a leitura.
O que é um acordo de pagamento?
O acordo de pagamento é um instrumento formal utilizado pelas administradoras de condomínios para regularizar débitos em atraso de condôminos inadimplentes.
Ele estabelece condições específicas para a quitação da dívida, como prazos, valores de parcelas, possíveis descontos e formas de cobrança em caso de descumprimento.
Na gestão condominial, essa prática é uma alternativa importante para evitar ações judiciais prolongadas e reduzir o impacto da inadimplência no caixa do condomínio.
Como funciona um acordo de pagamento?
Um acordo de pagamento nada mais é que a definição formal de condições para a regularização de uma dívida. Em outras palavras, trata-se de um documento que detalha como o condômino vai quitar os débitos acumulados com o condomínio, incluindo informações como valores, prazos, forma de pagamento e possíveis encargos adicionais.
Normalmente o acordo entra em cena quando apenas a cobrança amigável não é efetiva, e o objetivo é encontrar uma solução viável que contemple tanto a capacidade de pagamento do devedor quanto a necessidade do condomínio de recuperar os valores devidos.
Tipos de acordo de pagamento
As administradoras podem adotar diferentes tipos de acordo de pagamento, dependendo do perfil da dívida e das particularidades de cada caso.
O acordo extrajudicial, também conhecido como acordo amigável, é realizado de forma direta entre a administradora e o condômino, sem a necessidade de intervenção judicial. É a modalidade mais rápida e menos onerosa para ambas as partes.
Já o acordo judicial é aquele formalizado dentro de um processo judicial já em andamento. Ele geralmente ocorre quando as tentativas de negociação amigável não resultam em acordo e a cobrança já foi judicializada.
Leia também: Como usar a cobrança extrajudicial em condomínios
Como fazer um acordo de pagamento eficiente?
Além de formalizar condições de pagamento, o processo de elaboração de um acordo exige estratégia e atenção a detalhes para garantir a viabilidade da proposta e segurança jurídica para o condomínio — além, claro, da recuperação dos débitos.
A seguir, confira os principais passos e cuidados que a administradora deve observar durante a negociação.
Passo a passo para estruturar o acordo
A elaboração de um acordo de pagamento é simples, mas precisa ser estratégica. E, nesse contexto, padronizar o processo é essencial para garantir uma cobrança efetiva.
Veja algumas das etapas fundamentais da criação de acordos.
- Contato inicial com o condômino, apresentando o valor da dívida e demonstrando abertura para negociação.
- Levantamento detalhado da dívida, incluindo as taxas vencidas, juros, multas e eventuais honorários advocatícios.
- Definição das condições do acordo, como forma de pagamento, prazo e possíveis descontos ou parcelamentos.
- Formalização do acordo, após a concordância das partes, para garantir a validade jurídica da negociação.
Como definir condições justas?
A definição de condições de pagamento deve respeitar o equilíbrio entre a recuperação dos valores devidos e a capacidade financeira do condômino. Afinal, de nada adianta um acordo que o devedor não consiga pagar ou cujo valor final seja baixo demais para o condomínio.
Nesse sentido, é importante atentar-se a algumas boas práticas, como:
- considerar o histórico de pagamento do devedor e a gravidade da inadimplência;
- estabelecer prazos que sejam viáveis, evitando propostas que o condômino não consiga cumprir;
- avaliar a possibilidade de conceder descontos para pagamentos à vista, quando for vantajoso para o condomínio;
- determinar um teto para o parcelamento, considerando o fluxo de caixa condominial.
Estes são apenas alguns exemplos de boas práticas. No geral, o principal objetivo é evitar a criação de acordos que sejam difíceis de honrar, o que apenas agravaria a inadimplência em vez de solucioná-la.
O que incluir no termo de acordo para garantir segurança jurídica?
A elaboração de um acordo de pagamento também deve levar em conta a proteção jurídica da administradora e do condomínio, de forma a evitar questionamentos futuros sobre sua validade.
Para isso, é importante incluir no termo informações como:
- identificação das partes envolvidas;
- valor total da dívida e discriminação dos componentes;
- forma de pagamento;
- condições em caso de inadimplência;
- assinatura das partes.
Dicas para garantir acordos de pagamento eficientes
A eficiência de um acordo de pagamento não depende apenas da sua elaboração e da formalização do documento. Passa também por um conjunto de boas práticas e estratégias para aumentar a taxa de recuperação de crédito e reduzir a inadimplência.
Confira a seguir as dicas que separamos para obter acordos de pagamento de sucesso.
1. Adote políticas internas claras
Definir regras internas sobre como a administradora deve conduzir negociações evita decisões improvisadas e questionamentos por partes dos condôminos.
Desse modo, estabelecer critérios como limites para parcelamento, permissões para concessão de descontos e prazos mínimos ou máximos para os acordos contribui para um processo mais seguro e padronizado. Além disso, vale manter os condôminos sempre cientes das políticas da administradora.
2. Analise o perfil do devedor antes de negociar
Antes de propor qualquer condição de pagamento, é importante entender o histórico do condômino.
Avaliar a frequência de inadimplência, os valores acumulados e o comportamento anterior em negociações pode ajudar a definir propostas mais acertadas e evitar acordos com alto risco de descumprimento.
3. Adote um acompanhamento ativo dos acordos firmados
A assinatura de um acordo não garante, por si só, que o pagamento será feito.
Por isso, a administradora deve implementar um processo de acompanhamento regular, com conferência de vencimentos, identificação de atrasos e ações rápidas para reverter situações de descumprimento antes que evoluam para novas inadimplências.
4. Mantenha uma comunicação transparente e profissional
Durante todo o processo, desde a negociação até o acompanhamento pós-acordo, a comunicação com o condômino deve ser feita de forma clara, objetiva e respeitosa.
É importante garantir que todas as condições sejam compreendidas e que eventuais mudanças ou pendências sejam comunicadas sem ambiguidades.
5. Utilize a tecnologia para monitorar e automatizar processos
Ferramentas tecnológicas são grandes aliadas no controle de acordos.
Elas permitem, por exemplo, automatizar o envio de lembretes, gerar relatórios periódicos de status dos acordos e manter um histórico detalhado de cada negociação. Além disso, o uso da tecnologia reduz falhas operacionais e facilita a tomada de decisão baseada em dados.
Como evitar a inadimplência futura
Para além de negociar dívidas existentes, reduzir os índices de inadimplência também passa por uma ação proativa e preventiva. Afinal, para a administradora de condomínios, tão importante quanto recuperar débitos é garantir que eles não se repitam no futuro.
Nesse sentido, uma das estratégias mais eficazes é estabelecer uma política de cobrança clara e com prazos bem-definidos, incluindo o envio rápido de notificações antes e depois do vencimento das taxas.
Nesse contexto, inclusive, vale ressaltar que a comunicação não deve ser apenas reativa. Manter uma comunicação regular com os condôminos, reforçando a importância do pagamento e os impactos da inadimplência, pode ajudar a criar uma cultura de responsabilidade financeira.
Além disso, é essencial acompanhar de perto a inadimplência, para que seja possível agir rápido e evitar consequências mais graves.
Para administradoras que desejam estruturar um processo de cobrança ainda mais eficiente e integrado, vale também aprofundar o conhecimento sobre gestão de cobrança condominial.
