Entenda como organizar as contas a pagar e a receber em condomínios, evitar erros e automatizar processos com a tecnologia certa.
O fluxo constante de receitas e despesas em condomínios requer uma abordagem cuidadosa e sistemática para garantir o cumprimento de todas as obrigações financeiras e a alocação eficiente dos recursos. Nesse contexto, o controle de contas a pagar e a receber é um aspecto essencial para uma boa gestão financeira condominial.
E, para administradoras que gerenciam múltiplos condomínios, é ainda mais importante ter um fluxo de contas a pagar e a receber organizado e automatizado.
Por isso, neste conteúdo, abordaremos tudo que administradores condominiais precisam saber para lidar de forma eficiente com esse desafio da gestão financeira de condomínios.
Boa leitura!
A importância de organizar o contas a pagar e a receber dos condomínios
Em administradoras que lidam com dezenas — ou até mesmo centenas — de condomínios simultaneamente, manter o controle de entradas e saídas organizado é mais que uma boa prática: é uma necessidade.
Afinal, caso haja falhas na organização do contas a pagar e a receber, as consequências podem ir desde atrasos no envio de boletos até divergências na prestação de contas.
Além disso, esse tipo de problema pode gerar desconfiança e insatisfação entre síndicos e condôminos, o que pode levar a quebras de contrato e, até mesmo, problemas judiciais.
Por isso, estruturar o contas a pagar e receber com processos claros e padronizados é essencial para administradoras que buscam escalar sua operação e garantir a satisfação dos clientes.
O que é o contas a pagar e a receber no condomínio?
Embora ambos os lados envolvam movimentações financeiras, é comum ter dúvidas entre o que, exatamente, envolve o contas a pagar e o contas a receber no condomínio.
Veja, abaixo, o conceito e alguns exemplos.
Contas a pagar
O contas a pagar envolve todos os compromissos financeiros que o condomínio precisa honrar, desde as despesas operacionais do dia a dia até pagamentos mais pontuais.
Quando o condomínio conta com o apoio de uma administradora, é responsabilidade dela gerenciar esses pagamentos.
Alguns dos exemplos mais comuns de contas a pagar são:
- salários de funcionários;
- pagamento de prestadores de serviço (empresas ou profissionais contratados para serviços específicos, como limpeza, segurança, manutenção etc);
- contas de consumo das áreas comuns (água, energia, gás, internet);
- tributos e obrigações legais;
- honorários do síndico profissional e da administradora.
Contas a receber
Já o contas a receber nada mais é que a entrada dos recursos financeiros no condomínio, que serão destinados para a quitação das obrigações financeiras organizadas no contas a pagar.
Quando se pensa em contas a receber em condomínio, o primeiro pensamento sempre vai para as taxas condominiais. Porém, existem outras entradas que precisam ser registradas e acompanhadas da mesma forma:
- receitas por locação de espaços comuns (alguns condomínios alugam até mesmo o topo do prédio para a colocação de antenas);
- multas aplicadas por infrações ao Regimento Interno;
- acordos de inadimplência;
- taxas extra ou fundos específicos aprovados em assembleia (para obras específicas ou reparos emergenciais, por exemplo).
Como organizar o contas a pagar em múltiplos condomínios
Administradoras que gerenciam dezenas de condomínios enfrentam uma rotina intensa de pagamentos, com diferentes prazos, valores, notas fiscais, fornecedores e obrigações fiscais.
Nesse cenário, manter o contas a pagar organizado é essencial para evitar atrasos e falhas operacionais que podem comprometer a saúde financeira dos condomínios e a confiança dos moradores na administradora.
Veja, a seguir, algumas práticas que ajudam a estruturar o processo e aumentar a eficiência da equipe.
Estabeleça lançamentos recorrentes para despesas fixas
Despesas como salários de funcionários e contas de energia, água, internet e gás se repetem mensalmente. Por isso, é recomendado reunir essas despesas em uma categoria de lançamentos recorrentes, com datas e categorias previamente definidas.
Como resultado, é possível evitar esquecimentos e agilizar o trabalho da equipe, que precisará apenas ajustar o valor mensal antes da aprovação.
Vincule os documentos no momento do lançamento
O lançamento das contas a pagar deve acontecer sempre associado aos documentos comprobatórios da despesa: boletos, notas fiscais ou comprovantes, por exemplo.
Essa associação reduz os riscos de perda de documentos, além de facilitar a conferência e melhorar a organização para prestação de contas e auditorias.
O ideal é que esse vínculo seja feito no mesmo ato do lançamento, com armazenamento centralizado por unidade ou condomínio.
Apure retenções diretamente no processo
Ao lançar despesas relacionadas a prestadores de serviço, é importante considerar a retenção de tributos obrigatórios, como INSS, ISS e IRRF. Isso deve ser feito já no momento do lançamento da despesa, com os valores calculados corretamente conforme a legislação.
Centralizar essa apuração no processo de lançamento evita erros fiscais e retrabalho durante o fechamento.
Centralize o recebimento de documentos
Contas e notas fiscais chegam por diferentes canais: e-mail, WhatsApp, malote e até impressas. Se essa chegada não é organizada, há risco de atraso ou duplicidade de pagamento.
Por isso, é fundamental centralizar o recebimento de documentos em um único ponto de entrada, com processo definido para triagem e lançamento.
Com isso, a equipe aumenta o controle sobre as contas pagas e as pendentes e reduz o retrabalho.
Organize a equipe por carteiras de gestão
Em administradoras com grande volume de condomínios, é comum dividir a operação por carteiras, ou seja, cada colaborador fica responsável por um grupo de condomínios.
Assim, todas as unidades recebem atenção adequada, sem sobreposição de tarefas. Além disso, cria-se também um senso de responsabilidade claro dentro da equipe — afinal, como diz o ditado, “cachorro com dois donos morre de fome”.
Utilize ferramentas para automatizar e padronizar processos
Embora as boas práticas sejam essenciais, contar com sistemas que automatizam lançamentos, integram documentos e organizam tarefas por carteira pode levar sua operação a outro nível de produtividade e segurança.
Recursos como busca de notas fiscais diretamente na base da Receita Federal, pré-lançamento de despesas e validação centralizada de dados são grandes aliados nesse processo.
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Como otimizar o controle de contas a receber
Embora pareça simples, o controle de contas a receber também precisa ser estruturado com clareza e regularidade em cada passo do caminho.
Mais do que emitir boletos, é preciso adotar uma rotina padronizada para garantir que todos os condôminos recebam esses boletos no prazo, sejam cobrados corretamente em caso de inadimplência e tenham seus atendimentos registrados de forma organizada.
Um contas a receber estruturado ajuda a reduzir a inadimplência e, além disso, melhora a previsibilidade do fluxo de caixa, assim como oferece mais transparência na prestação de contas.
Abaixo, listamos práticas importantes para melhorar a organização do contas a receber.
Defina carteiras de atendimento para a equipe
Assim como no contas a pagar, o ideal é que a equipe de contas a receber seja organizada por carteiras de condomínios. Cada colaborador fica responsável por um conjunto definido de unidades, o que melhora o acompanhamento dos recebimentos, facilita a identificação de inadimplências e evita duplicidade de tratativas com moradores.
Esse modelo também favorece a construção de relacionamento e o conhecimento do histórico financeiro de cada condomínio, tornando as tratativas mais assertivas.
Estabeleça uma rotina clara para geração e envio de boletos
Uma boa prática é definir datas fixas para a geração dos boletos, com antecedência suficiente para que os condôminos possam se organizar para o pagamento.
Assim, a administradora evita alegações de não recebimento, oferece mais previsibilidade ao morador e, consequentemente, reduz a inadimplência causada por esquecimento ou atraso no envio.
O ideal é que o envio aconteça por múltiplos canais (e-mail, aplicativo do condomínio, WhatsApp), sempre com rastreabilidade e histórico de visualização.
Estruture uma régua de cobrança
A régua de cobrança é uma ferramenta essencial para padronizar as comunicações com inadimplentes e evitar abordagens improvisadas, que geram retrabalho e desgaste no relacionamento com os condôminos.
Idealmente, essa régua deve incluir:
- notificação no dia da publicação do boleto;
- lembrete antes do vencimento;
- aviso de vencimento;
- cobrança amigável após determinada quantidade de dias de atraso;
- acordo ou protesto após determinado prazo.
Com uma régua bem-definida, a equipe atua com previsibilidade e os condôminos sabem o que esperar em caso de atraso — o que também melhora a percepção de profissionalismo da administradora.
Registre todos os contatos em um CRM de cobrança
Ter um histórico completo de todas as tratativas com condôminos inadimplentes é essencial para evitar retrabalho, garantir continuidade nos atendimentos e proteger juridicamente a administradora.
Por isso, é recomendável o uso de um CRM de cobrança, onde podem ser registrados:
- data e horário dos contatos;
- canais utilizados (ligação, WhatsApp, e-mail, presencial);
- colaborador responsável;
- motivo do atraso informado;
- resultado da conversa;
- agendamentos futuros;
- acordos e parcelamentos, caso a opção seja oferecida.
Essa prática também facilita a redistribuição de tarefas em caso de ausência de um colaborador e garante que nenhuma tratativa se perca ao longo do tempo.
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Como a tecnologia da Group pode transformar a gestão financeira
Lidando com múltiplos condomínios, organizar manualmente os fluxos de contas a pagar e a receber consome tempo e recursos da equipe, além de aumentar o risco de erros.
Por isso, contar com sistemas que automatizam tarefas, centralizam informações e permitem uma gestão integrada vai além de um diferencial. É uma necessidade para escalar a operação sem perder o controle.
A Group oferece soluções específicas para a realidade condominial, integrando o financeiro com comunicação, cobrança e prestação de contas, tudo em um ecossistema conectado.
Group Condomínios: controle completo e integrado
O Group Condomínios permite estruturar o contas a pagar e a receber de forma automatizada, com recursos que ajudam a padronizar processos e reduzir tarefas manuais.
Confira alguns dos benefícios da solução.
- Lançamentos recorrentes de despesas, com previsibilidade e organização por centro de custo.
- Vinculação de documentos fiscais no momento do lançamento, mantendo tudo centralizado.
- Apuração de retenções tributárias diretamente na tela de lançamento.
- Organização por carteira de condomínios, com acesso individualizado por responsável.
- Conciliação bancária e geração de boletos em lote, otimizando a rotina financeira da equipe.
- Pré-lançamentos automáticos com IA, com validação simples pelo responsável do contas a pagar.
Group COM: automação na régua de cobrança e envio de boletos
Complementando o controle financeiro, o Group COM automatiza a comunicação com os condôminos, especialmente nas ações de cobrança.
O aplicativo de comunicação da Group oferece facilidades como:
- Envio de notificações sobre o boleto no dia da publicação, antes do vencimento e após o vencimento.
- Disparo de mensagens por múltiplos canais, como SMS, e-mail, WhatsApp e notificação push no aplicativo.
- Régua de cobrança personalizável, com possibilidade de replicar modelos em diferentes condomínios.
- Geração automática de segunda via de boletos, reduzindo solicitações manuais.
- Transparência e autonomia para síndicos, com acesso a relatórios de inadimplência filtráveis por unidade e período.
Com essa integração entre gestão financeira e comunicação com os condôminos, a administradora elimina planilhas paralelas e consegue reduzir o retrabalho e a inadimplência, além de manter a operação mais previsível e rastreável.
Dicas para evitar erros e manter a previsibilidade financeira
Organizar os fluxos de contas a pagar e a receber é só parte do trabalho.
Para garantir que a operação financeira da administradora funcione com consistência ao longo do tempo, é essencial adotar rotinas que tragam estabilidade, agilidade e visão clara do caixa.
Afinal, a previsibilidade financeira vem justamente da combinação entre processos bem-definidos e disciplina na execução diária.
Desse modo, veja, a seguir, algumas dicas que ajudam a manter esse controle e evitar erros operacionais.
- Padronize processos entre os condomínios da sua carteira para reduzir falhas e facilitar o treinamento da equipe.
- Estabeleça prazos internos para lançamentos, conferências e pagamentos, evitando correria de última hora.
- Mantenha a categorização correta das despesas, separando custos fixos, variáveis e extraordinários para facilitar análises futuras.
- Centralize os canais de recebimento de documentos e defina um responsável claro por cada etapa desse processo.
- Use relatórios periódicos para revisar inadimplência, previsto vs. realizado e fluxo de caixa, sempre com base em dados atualizados.
- Oriente sua equipe a registrar tudo, desde contatos com condôminos inadimplentes até justificativas para ajustes em lançamentos.
- Reforce a comunicação com síndicos e condôminos, garantindo que todos saibam onde consultar boletos, relatórios, extratos e demonstrativos.
- Evite dependência de controles paralelos em planilhas, priorizando o uso de sistemas confiáveis com histórico, rastreabilidade e segurança da informação.
Em resumo, manter a gestão financeira de condomínios sob controle depende de diversos fatores: processos bem-definidos, visão estratégica, uso inteligente da tecnologia e muitos outros.
Nesse sentido, adotar algumas práticas, como lançamentos recorrentes, centralização de documentos e padronização de processos, ajuda a administradora a ganhar produtividade, reduzir erros e, inclusive, aumentar a satisfação dos clientes.
