Se você chegou até aqui, é porque está procurando uma planilha para controle de ponto.
Essa busca é mais frequente do que se imagina, sobretudo porque os setores de Recursos Humanos acabam por sofrer demais com questões do controle das horas dos funcionários.
Esse sofrimento é intensificado quando é necessário fazer o fechamento manual dos horários do mês.
Neste post, conheceremos um pouco mais sobre o controle de ponto, métodos de controle e, por fim, disponibilizaremos um modelo de planilha para controle de ponto.
Toda empresa precisa fazer o controle de ponto dos funcionários?
O controle de ponto dos funcionários não é obrigatório para todas as empresas. As regras trabalhistas definidas pela CLT dão conta de que apenas empresas com mais de vinte funcionários estão obrigadas a esse controle.
No entanto, ainda que não haja previsão legal, empresas com uma quantidade menor de funcionários podem fazer esse controle, já que os benefícios são grandes, independentemente do porte da organização.
Qual tipo de folha de ponto a minha empresa precisa?
Existem diversos métodos para controle de pontos em uma empresa. Cada uma deverá escolher o tipo mais adequado para a realidade, tamanho e modelos de trabalho.
De forma prática, uma empresa que conta com funcionários em home-office, por exemplo, não poderá contar com folha de ponto simples, portanto, precisará investir em métodos mais tecnológicos.
Conheça, a seguir, alguns dos tipos de folha de ponto:
Folha de ponto simples
A folha de ponto simples é um modelo que pode ser preenchido pelo colaborador ou por um gestor. Na maioria das empresas, no entanto, o gestor não tem tempo suficiente para dedicar a esse preenchimento, abrindo margem para que o colaborador preencha equivocadamente.
Cada colaborador tem uma folha, que deve ser preenchida com as informações do empregador e do empregado, marcando cada dia individualmente, nos horários de entrada e saída do trabalho, bem como a ida e a volta para o intervalo.
Livro de ponto
O livro de ponto é semelhante à folha de ponto, com a diferença de que está organizado em um livro feito propriamente para isso.
Desse modo, os riscos de fraude aparecem mais uma vez, o que abre margem para a necessidade de métodos mais avançados de controle.
Planilha de controle de ponto
A planilha para controle de ponto também é bem frequente em empresas que precisam de algum método para controle de horário dos colaboradores.
A vantagem desse modelo é a facilidade de uso e a economia, já que sua implantação e uso são totalmente gratuitos.
Consequentemente, muitas empresas utilizam a planilha para a realização das jornadas de trabalho dos colaboradores, mesmo diante do risco de alteração das informações e até de exclusão do arquivo.
Folha de ponto mecânica
Um método ainda manual, mas muito mais seguro que todos os anteriores é a folha de ponto mecânica, que permite o controle da hora trabalhada a partir de uma marcação cartográfica que fixará no cartão do funcionário o horário exato de sua entrada e saída.
Apesar de ser praticamente imune a fraudes, esse modelo não consegue atender, por exemplo, funcionários em home-office.
Ponto eletrônico
Por fim, o ponto eletrônico é o mais moderno método utilizado pelas empresas para controle das jornadas de trabalho.
Através do ponto eletrônico, o funcionário poderá sinalizar sua entrada no trabalho diretamente do seu celular, por meio do aplicativo.
Esse recurso consegue atender, inclusive, funcionários que trabalham em home-office. O ponto eletrônico também é positivo para os relatórios do RH, que podem ser emitidos com muito mais facilidade.
Como fazer controle de ponto em planilha
Hoje o nosso texto focará na planilha para controle de ponto, um recurso bem mais avançado do que o livro de ponto ou a folha de ponto simples.
Para utilizar o controle de ponto na planilha, será preciso cadastrar a informação de todos os funcionários individualmente. Esse processo pode ser demorado, mesmo em equipes mais enxutas, mas é necessário.
A carga horária também deverá ser definida para permitir que o sistema faça o controle automático da jornada. Depois, bastará disponibilizar a planilha para preenchimento dos funcionários.
Automaticamente, serão calculadas as horas extras ou horas devidas.
Principais cuidados com fechamento de folha manual
A planilha para controle de ponto é uma alternativa ao controle manual de ponto. Esse controle pode ser realizado tanto através da folha simples de ponto como também através do livro.
Alguns cuidados precisam ser tomados caso os métodos manuais sejam escolhidos, para evitar erros e problemas para o setor de Recursos Humanos. Conheça alguns:
Verificar disponibilidade e tempo para fechamento da folha
A folha manual é preenchida com facilidade, no entanto, a reunião desses dados pode gerar problemas.
É muito comum, por exemplo, que alguns setores acabem por perder o tempo para fechamento da folha, atrasando pagamentos ou gerando inconsistência no pagamento de horas extras, ou na gestão de banco de horas.
Mais atenção aos detalhes dos dados da folha de ponto
Como o preenchimento é automático, será necessário dar uma atenção se todos os dados foram preenchidos. É comum, por exemplo, algum funcionário esquecer de preencher alguma entrada ou saída, e isso só ser percebido dias depois.
Conferência minuciosa dos cálculos
Há, ainda, uma terceira necessidade: conferir a veracidade dos dados. Não basta que sejam preenchidos, é necessário que sejam precisos.
Infelizmente, não há muitos recursos para conseguir executar este terceiro ponto de atenção (exceto em métodos mais avançados), mas é sempre bom tê-lo em mente.
Modelo gratuito de planilha de controle de ponto
Diante de tudo o que foi exposto, fica evidente que o controle manual não é o melhor caminho. No mundo ideal, todas as empresas contariam com um relógio de ponto ou um ponto eletrônico.
Uma solução intermediária, no entanto, é a planilha de controle de ponto. Para ajudar sua empresa na gestão da hora trabalhada, disponibilizamos um modelo gratuito de planilha para controle de ponto. Baixe agora mesmo e aproveite.
