Atrair condôminos para assembleia é, sem dúvidas, um dos maiores desafios da administração de condomínios. A baixa adesão nas assembleias prejudica decisões importantes por falta de quórum, e a gestão se vê obrigada a organizar novos encontros, desperdiçando tempo e dinheiro.
É papel da administração trabalhar para melhorar esse cenário, engajando os condôminos e os incentivando a comparecer às assembleias. Isso passa por entender os motivos pelos quais os condôminos se recusam a participar das reuniões.
No melhor cenário, é possível que a comunidade esteja plenamente satisfeita com o serviço prestado. Porém, é necessário assumir que talvez haja falhas na forma como as assembleias vêm sendo organizadas.
E elas podem ser várias! Os assuntos tratados podem ser considerados pouco relevantes, as reuniões podem ser muito longas, maçantes e pouco objetivas, tomando um tempo que o morador não está disposto a dedicar, ou, até mesmo, os moradores preferem não se posicionar, acreditando que não precisam fazer parte da gestão.
Neste artigo, você vai encontrar algumas dicas que podem ajudar a atrair condôminos para as assembleias. Confira!
O que ajuda a atrair condôminos para assembleia?
O que mais ajuda a atrair condôminos para assembleia é uma convocação clara e antecipada, com pauta enxuta e assuntos que impactem diretamente o bolso e o dia a dia, como taxas condominiais, obras e vagas na garagem. Além disso, a comunicação deve ser clara e em múltiplos canais e as reuniões devem ser curtas, organizadas e objetivas.
Para facilitar, assista ao vídeo abaixo e confira algumas dicas de como organizar uma assembleia de condomínio, com sugestão de roteiro e tudo!
O assunto da assembleia
Deixe para discutir na assembleia do condomínio somente assuntos que são realmente importantes para a comunidade. Afinal, pautas relevantes, objetivas e bem comunicadas são determinantes para atrair condôminos para assembleia.
É fato que alguns temas geram mais engajamento que outros, como:
- reajuste da mensalidade;
- sorteio de vagas de garagem;
- reformas e gastos extraordinários, por exemplo.
Por isso, uma dica para atrair condôminos para assembleias é mesclar esses temas a outros que também são importantes, mas chamam menos atenção. De qualquer forma, é importante que os assuntos sejam curtos e objetivos, deixando bem claro para o morador o motivo da convocação.
A convocação
A convocação é um elemento estratégico de engajamento, não uma mera formalidade. Por isso, procure estabelecer um equilíbrio entre garantir que todos estejam cientes da assembleia e reconhecem a importância de participar, mas, ao mesmo tempo, não se sintam pressionados e intimidados.
Para tanto, use canais físicos e digitais: procure reforçar a convocação em avisos nos elevadores e em quadros de aviso, e use a tecnologia para lembretes mais perto da data.
Vale apelar para o e-mail, WhatsApp e redes sociais. E lembre-se de adotar as boas práticas de comunicação e dirigir-se aos condôminos de forma amigável. O uso de soluções tecnológicas que otimizam a gestão condominial, como o Group Condomínios, também pode ajudar bastante, já que permite organizar melhor as assembleias e enviar notificações automáticas aos condôminos.
Datas, horários e duração
É necessário escolher datas e horários compatíveis com a rotina dos moradores e lhes informar previamente a duração estimada da assembleia, algo que aumenta a previsibilidade e, consequentemente, a adesão.
Em geral, o início da semana (entre segunda e quarta-feira), por volta das 20h, costuma ser uma boa escolha. Procure observar se não há eventos importantes na data, como vésperas de feriado ou jogos de futebol, que podem ser motivo de conflito de agenda.
Sabendo que uma assembleia dura, em média, entre 1h30 e 2h, é papel do síndico se esforçar para que o evento seja finalizado dentro desse prazo. Por isso, algumas estratégias são válidas:
- seguir à risca a lista de tópicos previamente estabelecida, mudando de assunto apenas quando o primeiro tiver sido resolvido. Isso evita divagações e discussões paralelas;
- anotar novas sugestões de tópicos levantados durante a reunião e discuti-los somente quando os assuntos principais estiverem resolvidos. Assim, apenas quem tiver interesse ou estiver envolvido nos assuntos precisa permanecer na assembleia;
- cronometrar as apresentações, para evitar que elas ultrapassem muito o limite de tempo proposto.
Conscientização
É fundamental que o condômino se sinta envolvido na gestão para que tenha interesse em participar das assembleias. Por isso, ele precisa se sentir ouvido e valorizado.
Uma forma de promover esse envolvimento é discutir alguns assuntos com os moradores em particular ou informalmente, em grupos de WhatsApp ou em encontros fortuitos, por exemplo.
Informá-los sobre pequenos acontecimentos e questioná-los sobre sua opinião, além de incluí-los nas questões do condomínio, também é uma importante ferramenta para saber quais assuntos são mais urgentes.
Outra estratégia efetiva é formar pequenas comissões para assuntos específicos, como uma comissão de segurança para assuntos relacionados à portaria ou uma comissão de síndicos-mirim.
Vale sempre destacar que a conscientização deve ser uma ação contínua, não pontual. O envolvimento prévio dos condôminos, a escuta ativa, consultas informais e comissões temáticas são boas estratégias para criar senso de pertencimento e estimular a participação nas assembleias.
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Recompensas e penalizações
Nenhum morador pode ser penalizado por não participar das reuniões. Porém, incentivos podem ser utilizados de forma ética e proporcional. Dependendo do seu orçamento e do clima do condomínio, alguns pequenos agrados podem aumentar o interesse dos condôminos:
- lanches durante a assembleia ou pequenos coquetéis após a reunião;
- sorteio de prêmios para os participantes, que podem ser presentes ou descontos e isenções;
- presença de especialistas para tratar de assuntos de interesse comum, como a segurança ou saúde.
Essas são estratégias complementares para atrair condôminos para assembleia, mas sempre é bom lembrar que o foco devem ser as decisões coletivas.
Como convocar uma assembleia de condomínio?
Para convocar uma assembleia de condomínio, o primeiro passo é elaborar um edital, com data, horário e local da reunião, bem como a pauta que será discutida. Na convocação, é importante respeitar os prazos legais e a convenção do condomínio. Também é de bom tom usar canais acessíveis, como mural, aplicativo, e-mail e WhatsApp.
A tecnologia, nesse sentido, desempenha um papel estratégico, uma vez que ajuda a garantir alcance e comprovação da comunicação. Além de mensagens no WhatsApp, é possível usar um aplicativo para condomínios especializado, que permita o envio de comunicações de forma centralizada, como o Group COM.
O que diz o artigo 1355 do Código Civil?
O artigo 1.355 do Código Civil estabelece que assembleias gerais extraordinárias podem ser convocadas pelo síndico ou por, no mínimo, um quarto dos condôminos, garantindo que os moradores tenham direito de reagir a problemas urgentes mesmo se o síndico não tomar a iniciativa.
A finalidade é democratizar a gestão e permitir que temas relevantes fora da assembleia anual (como destituição de síndico, obras urgentes ou alterações pontuais) sejam discutidos sempre que 25% das unidades assim desejarem, desde que todos sejam devidamente convocados.
O disposto no artigo aplica-se às assembleias extraordinárias sempre que essas pautas surgem no meio do exercício, usando o quórum de 1/4 apenas para a convocação, enquanto o quórum de votação de cada assunto segue os artigos específicos.
O cumprimento rigoroso das regras legais de convocação, como o quórum de 1/4, a convocação de todos, e o respeito à convenção e à pauta é essencial para a validade das decisões, pois vícios formais podem levar à anulação judicial da assembleia e insegurança nas deliberações.
Se você não sabe qual é a diferença entre a assembleia ordinária e a extraordinária, assista ao vídeo abaixo que a gente explica:
Atrair condôminos para assembleia fortalece a gestão condominial
Como ficou claro ao longo deste artigo, atrair condôminos para assembleia depende de uma pauta relevante, de uma comunicação eficiente, de um bom planejamento e do respeito às regras legais.
A tecnologia facilita a convocação, a comunicação, a organização e a realização de assembleias mais participativas e transparentes. Quer saber como? Então conheça as soluções da Group Software para administradoras de condomínios!
Perguntas frequentes sobre atrair condôminos para assembleia
E aí, ficou com alguma dúvida após a leitura? Então veja se ela está respondida abaixo.
Varia conforme a convocação e pauta: em 1ª convocação, exige presença de metade mais um dos condôminos, e em 2ª convocação (geralmente 30min após), quórum livre, salvo exigências especiais da convenção ou lei para temas como alteração de convenção (2/3) ou obras (maiorias qualificadas).
Sim, é possível realizar assembleia de condomínio de forma online ou híbrida desde a Lei 14.309/2022, que alterou o Código Civil para permitir deliberações eletrônicas ou mistas, desde que a convenção não proíba.
Se a assembleia não atingir quórum suficiente na 1ª convocação (metade mais um dos condôminos), passa automaticamente para a 2ª convocação (qualquer número de presentes para deliberações rotineiras).
