Boa gestão de nota fiscal é um aspecto fundamental para o sucesso financeiro de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. Isso porque traz diversos benefícios para a organização, como maior controle sobre as finanças e tomada de decisões mais assertivas.
Neste artigo, vamos dar dicas importantes para uma boa gestão de nota fiscal.
O que é gestão de nota fiscal?
Antes de falarmos sobre uma boa gestão de nota fiscal, é importante discutir o que é esse processo e sua importância em uma empresa. A gestão de nota fiscal é basicamente um conjunto de processos e atividades que envolvem o controle e o gerenciamento das notas fiscais emitidas e recebidas por uma empresa.
Isso inclui desde a emissão das notas fiscais de venda dos produtos ou serviços, passando pelo recebimento das notas fiscais de compra e até o armazenamento correto desses documentos.
A relevância desse processo está no fato de que permite que a empresa consiga manter o controle sobre suas finanças, acompanhar o cumprimento das obrigações fiscais, evitar multas e penalidades, bem como garantir o cumprimento da legislação tributária em vigor.
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Erros comuns na gestão de nota fiscal
Agora que fomos apresentados ao que é gestão de nota fiscal, chegou a hora de falarmos sobre alguns erros bem comuns nesse processo.
Falta de organização
A falta de organização na gestão de nota fiscal pode ter impactos significativos e negativos na empresa. Sem uma organização adequada, haverá dificuldades na recuperação de informações. Além da dificuldade de encontrar o que precisa, pode acontecer de notas fiscais serem perdidas ou extraviadas. Isso pode ocasionar problemas fiscais, maior probabilidade de erros e retrabalhos.
Confundir DANFE com Nota Fiscal
Essa é uma informação de extrema relevância. O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação gráfica de notas fiscais eletrônicas. Contudo, o DANFE não é nota fiscal e não possui validade jurídica, e por isso não precisa ser armazenado.
Não guardar Nota Fiscal
Esse é um erro bastante comum. Notas fiscais devem ser guardadas, de acordo com a Lei nº 5.172, por pelo menos cinco anos. Esse ponto vai de encontro com a questão da organização, pois, tendo em vista que esses documentos precisam ser armazenados por um certo período de tempo, é fundamental que as notas fiscais estejam organizadas e acessíveis quando precisar.
Dicas para uma boa gestão de nota fiscal
Como já falamos dos erros mais comuns, é hora de dar algumas dicas de como otimizar o processo e fazer um boa gestão de nota fiscal. Confira a seguir 2 dicas fundamentais para facilitar seu dia a dia.
Armazenamento de nota fiscal
O armazenamento de notas fiscais é algo exigido pela lei. Fazer esse processe de forma organizada é essencial, mas poder contar com o apoio da tecnologia faz a tarefa ser otimizada. Armazenar as notas fiscais de forma digital evita o acúmulo de papel, além de tornar a gestão mais rápida. Isso porque reúne em um só lugar as notas fiscais, evitando futuros retrabalhos na empresa.
Automação do processo
Assim como podemos usar a tecnologia para fazer o armazenamento digital de notas fiscais, atualmente há sistemas que podem auxiliar na gestão de notas fiscais, permitindo a emissão, recebimento e acompanhamento.
O uso de sistemas além de permitir facilidades com a gestão, também ajuda a reduzir erros e garante que os processos estejam dentro da legislação.
O Group Financeiro, por exemplo, é um sistema voltado para a gestão financeira. Além da emissão e otimização da gestão de notas fiscais, há outras funcionalidades que facilitam a vida de quem quer administrar a própria empresa de forma assertiva. Dentre essas funcionalidades, podemos citar o faturamento simplificado, emissão de boletos, previsão orçamentária e muito mais.
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