Embora não seja obrigatória por lei, a criação desse órgão é uma forma de resguardar os direitos dos condôminos. Esclareça suas dúvidas!
Não há como negar: uma das tarefas mais complicadas da gestão de condomínios é lidar com as finanças dos moradores. Afinal, quando se trata de aplicar a cota condominial e manter a transparência nas contas, todo cuidado é pouco. Para ter ajuda nesse desafio, a maioria dos condomínios conta com um conselho fiscal.
Embora não seja obrigatória por lei, a criação desse órgão é uma forma de resguardar os direitos dos condôminos, pois permite a conferência de todos os gastos, além de apoiar o trabalho do síndico e da administradora. Dessa forma, os moradores podem ser ouvidos e os investimentos são mais bem direcionados.
A seguir, esclareça suas dúvidas sobre o conselho fiscal do condomínio, sua função e responsabilidades.
O que é conselho fiscal do condomínio?
O conselho fiscal atua de forma complementar ao trabalho do síndico e da administradora. Trata-se de um grupo formado por moradores do condomínio, que analisa as finanças e emite pareceres recomendando ou não a sua aprovação.
Dessa forma, pode contribuir bastante com o coletivo, pois oferece aos moradores um espaço para que tenham participação mais ativa nas decisões fiscais. Similarmente, beneficia o síndico, que tem maior respaldo em seu trabalho e reduz as chances de erros.
Qual a função do conselho fiscal do condomínio?
O conselho fiscal tem como principal atribuição acompanhar e auditar as finanças do condomínio. Porém, existem outras funções importantes desempenhadas pelos integrantes. Entenda melhor.
O que faz um conselheiro fiscal de condomínio?
Após analisar cuidadosamente, o órgão emite pareceres em relação às contas — indicando ou não sua aprovação — e alerta o síndico sobre possíveis irregularidades.
Vale reforçar, aqui, a importância da função e a responsabilidade dos moradores que decidirem se candidatar. Para serem candidatos aptos, devem dispor de tempo livre para a tarefa e terem conhecimento básico sobre contabilidade, seguindo a lei condominial.
É interessante acrescentar, ainda, algumas atividades que não são de responsabilidade do conselho. Vale lembrar, por exemplo, que o conselho fiscal não aprova as contas do condomínio, isso é papel da assembleia, mesmo que feita de forma online, como é o caso de algumas gestões com aplicativo para condomínio.
Na verdade, o conselho somente emite um documento apontando se há concordância ou não com as contas apresentadas pela gestão. O órgão, além disso, não tem como tarefa registrar as atas da reunião, não pode tomar decisões administrativas sem autorização do síndico e não pode fazer dívidas ou compras em nome do condomínio.
Quais são as responsabilidades dos membros?
As responsabilidades do conselho fiscal são variadas, entre elas, analisar documentos e relatórios contábeis, identificar eventuais problemas financeiros, verificar os investimentos feitos para os condomínios, formular pareceres para aprovar ou reprovar finanças.
Confira outras:
- assegurar que os valores arrecadados pela gestão são aplicados corretamente;
- checar balanços da contabilidade condominial;
- avisar o síndico sobre eventuais irregularidades nas contas;
- fazer o acompanhamento de orçamentos, contas e documentações da gestão financeira;
- apoiar a criação da previsão orçamentária;
- acompanhar o envio mensal da pasta de prestação de contas pela administradora;
- investigar se as decisões tomadas nas reuniões condominiais estão sendo respeitadas;
- contratar uma auditoria se houver suspeita de irregularidades (como fraudes);
- fazer a emissão de pareceres para aprovar ou reprovar a prestação de contas anual;
- fazer a eleição de um presidente entre os membros do conselho fiscal;
- em conjunto com o síndico e a administradora, selecionar uma empresa de seguro e uma agência bancária para o condomínio;
- fazer um acompanhamento geral do trabalho da administradora e do síndico.
Dica de ouro: todas as tarefas do conselho citadas acima podem ser executadas de forma mais transparente e simples por meio de softwares para condomínios que oferecem soluções de automatização.
O que o Código Civil diz sobre o conselho fiscal de condomínio?
Como mencionamos, não existe a obrigação legal de se ter um órgão dessa natureza no condomínio. No entanto, o Código Civil menciona a formação de um conselho fiscal ou consultivo em seu artigo 1.356.
De acordo com a determinação, “poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico”.
Nesse contexto, a previsão ou não do conselho deve ser consultada no regimento ou convenção de cada condomínio. Ainda que a existência do grupo não seja compulsória, seu acompanhamento é valioso para a saúde financeira e a transparência da administração.
Como criar um conselho fiscal de condomínio?
Os procedimentos e regras para a eleição do conselho fiscal do condomínio devem constar na convenção ou regimento condominial. Saiba mais sobre como funciona esse procedimento.
Quem pode ser conselheiro fiscal do condomínio?
Entre os 3 membros a serem eleitos (o Código Civil não determina que sejam condôminos, mas é o que costuma ocorrer), um deles é o presidente.
Para otimizar o processo e aproveitar a presença de todos na assembleia, a eleição geralmente é realizada juntamente com a eleição de síndico, considerando o voto da maioria dos condôminos presentes.
Os critérios para candidatura devem ser descritos na convenção ou regimento interno condominial e, portanto, são variáveis. O mais recomendado é que os membros do órgão sejam proprietários dos imóveis, mas, alguns condomínios permitem a participação de procuradores, inquilinos e demais ocupantes.
A opção por eleger chapas fechadas ou integrantes avulsos também fica a cargo de cada condomínio.
É interessante, ainda, considerar a eleição de suplentes para os conselheiros — essas pessoas poderão assumir as tarefas do órgão caso algum integrante precise se ausentar. Com isso, evita-se a necessidade de remarcar assembleias de condomínio e o grupo ganha mais agilidade.
O síndico pode ser conselheiro fiscal do condomínio?
O síndico não pode ser conselheiro fiscal, uma vez que a função é complementar à sua. Como vimos, está entre as atribuições do conselho acompanhar e assessorar o síndico nas decisões fiscais do condomínio.
Portanto, não faria sentido que ele mesmo tivesse tal função.
Vale destacar que esse é um órgão consultivo, que existe para melhorar a gestão do condomínio. Dessa forma, não existe benefício em incluir o síndico no conselho. Apesar disso, é fundamental que o trabalho seja feito em parceria.
Os moradores podem participar das reuniões do conselho?
A decisão sobre a forma como as reuniões do conselho serão realizadas cabe aos integrantes. Assim, o grupo deve determinar se a participação dos moradores será ou não admitida.
Nesse caso, o síndico não tem poder de decisão para vetar ou impor a presença de outras pessoas nos encontros.
No entanto, é muito importante que o conselho mantenha o bom diálogo com os condôminos, afinal, representam os seus interesses. Dessa forma, precisam estar disponíveis para prestar esclarecimentos quando houver a necessidade.
O diálogo é fundamental quando se assume essa função, afinal, todos compartilham do mesmo objetivo: a saúde financeira e operacional do condomínio.
Quais os problemas comuns de um conselho fiscal e como o condomínio pode enfrentar?
Apesar de o conselho fiscal ser um excelente instrumento de melhoria na gestão do condomínio, existem alguns problemas que podem ocorrer. É importante ter ciência deles e encontrar maneiras inteligentes para solucionar. Conheça os desafios mais frequentes e como enfrentá-los.
Não tomar iniciativa por receio de confronto com o síndico
Um dos problemas que geralmente acontecem em um condomínio é quando o conselho fiscal prefere não tomar iniciativas, como correr atrás de informações relevantes sobre a administração, por ter medo de confrontar o síndico.
Muitas vezes, as pessoas optam por evitar conflitos em vez de esclarecer algumas dúvidas que podem gerar uma discussão. Contudo, é um direito do conselho tomar conhecimento da gestão do síndico e dos serviços que estão sendo feitos.
Assim, poderá não só trazer transparência para os outros moradores como também ajudar o síndico. É importante sempre buscar compreender as situações, cobrar o síndico sobre o atraso na prestação de contas e fazer a análise das finanças em dia.
Portanto, os membros do conselho não devem deixar de agir, questionar e tomar conhecimento dos assuntos por terem receio de um confronto, desde que façam isso em conformidade com o regulamento e de forma respeitosa. Afinal de contas, todos ali estão trabalhando para um bem comum, que é a melhoria da qualidade de vida dos moradores do condomínio.
Não ter conhecimento contábil
Quando se faz parte de um conselho fiscal, é necessário saber, pelo menos, o básico sobre contabilidade condominial, afinal, a principal função desse grupo é analisar como anda a administração financeira do local. Então, não ter esse conhecimento pode comprometer o objetivo do conselho.
Dessa forma, o ideal é sempre eleger membros que saibam lidar com esses assuntos, entendam de contabilidade e tenham proatividade nas funções passadas a eles.
Os moradores devem sempre cobrar isso do conselho. Por esse motivo é tão importante que haja transparência nas atividades realizadas pelos integrantes.
Não ter a transparência e agilidade do síndico
É válido reforçar a necessidade de haver um trabalho colaborativo. Quando isso não acontece, impacta o conselho fiscal, pois não ter transparência e agilidade do síndico pode prejudicar todos os componentes em suas funções.
Eles não terão conhecimento do que acontece com a administração financeira do condomínio e não poderão passar as informações para os outros moradores.
Dessa forma, é muito importante que o conselho cobre uma posição do síndico e também busque um apoio da administradora do condomínio. Com isso, os membros terão um entendimento maior sobre o processo administrativo e a convenção. Similarmente, terão mais segurança para analisar a prestação de contas e aprender noções financeiras básicas.
Não prestar contas aos moradores
A prestação de contas é algo muito importante que deve ser passado para todos os moradores do condomínio. Afinal, eles têm todo o direito de saber para onde vai o seu dinheiro, quanto é arrecadado mensalmente para o caixa do condomínio e quais têm sido os investimentos para melhoria do prédio.
Não repassar essa prestação de contas é um erro gravíssimo, tanto da parte do conselho fiscal como também do síndico.
Esse problema pode gerar suspeitas dos moradores sobre o que é feito com o dinheiro do condomínio. Por isso, o ideal é sempre passar essas informações e de preferência em uma assembleia na qual esteja a maioria dos condôminos.
O conselho deve demonstrar todos os documentos sobre os procedimentos financeiros, como o balancete, planilhas de despesas e entradas, recibos de serviços pagos, dentre outros. É importante estar ciente de que a função desse órgão consultivo é garantir a boa administração dos fundos e representar os interesses dos moradores. Assim, deve haver sempre transparência nesse momento.
Não acompanhar os gastos
Quando o conselho fiscal não acompanha os gastos do condomínio, ele não está exercendo as suas funções, não é mesmo? O intuito desse grupo é fiscalizar tudo o que entra e sai do caixa do condomínio. Então, se ninguém estiver acompanhando, o grupo não terá conhecimentos suficientes para fiscalizar adequadamente.
Portanto, o conselho nunca deve deixar de acompanhar os gastos e cobrar uma satisfação do síndico sobre as despesas e pagamentos que o condomínio realiza. Dessa forma, os membros conseguem manter o controle e conseguirão passar as informações mais importantes para os outros moradores que os elegeram.
Não assessorar o síndico
Por fim, outro problema que pode acontecer e deve ser evitado é quando o conselho fiscal não presta uma assessoria adequada para o síndico. Ele é responsável por muitas funções e, para que a parceria funcione, é necessário que ele tenha uma certa ajuda.
O conselho fiscal pode assessorá-lo em diversas questões a respeito da administração financeira do condomínio. Quando não se presta esse serviço, pode haver impactos na prestação de contas, na transparência do condomínio e na fiscalização do que tem sido gasto.
Como destacamos, o grupo tem o dever de cobrar do síndico as informações relevantes sobre o seu trabalho. No entanto, o seu objetivo não é dificultar a vida do gestor, mas, garantir que tudo seja feito da melhor forma. Assim, o órgão pode ser um excelente suporte para que a rotina do condomínio fique muito melhor para todos.
Como o conselho fiscal deve lidar com a falta de transparência por parte do síndico?
A questão da ausência de transparência do síndico é o mais crítico dos problemas. Isso porque, se ele não disponibiliza a documentação mensal para análise, por exemplo, as despesas do condomínio não podem ser conferidas.
A prioridade é que os conselheiros sempre solicitem os documentos de maneira amistosa. Devem demonstrar a importância da conferência financeira e como ela impacta todas as pessoas. No entanto, caso o atraso continue, o órgão pode buscar obter a pasta junto à administradora.
Nesse sentido, softwares para administradoras de condomínio e aplicativos para condomínios são excelentes para manter a transparência perante os condôminos.
Em casos mais extremos, quando o conselho fica sem a pasta por mais de 2 meses, é possível convocar uma assembleia especial para que o síndico se retrate. Se o mesmo não apresentar explicações convincentes, pode-se pedir sua destituição. O condomínio também pode iniciar uma ação contra o síndico, exigindo a prestação de contas do período desejado.
Em suma, podemos perceber que o conselho fiscal do condomínio é uma parte muito importante da gestão e que pode trazer grandes benefícios aos moradores e também ao síndico, quando o trabalho é colaborativo. Contudo, para que haja eficiência e não existam conflitos, é preciso que os moradores saibam eleger as pessoas mais adequadas para exercerem as funções.
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