Reduzir a inadimplência é um dos maiores desafios para uma empresa que trabalha com pagamentos recorrentes. Isso porque, a falta de pagamento em uma empresa que se mantém com a economia recorrente, deixa em xeque todo o planejamento previsto. Sendo assim, duas ações são necessárias: reprogramar ações previstas anteriormente, sem o pagamento dos inadimplentes, ou concentrar os esforços em diminuir o número de inadimplentes.
No caso de uma administradora de condomínios, o problema é mais grave, porque além de comprometer diretamente orçamento da sua gestão, a inadimplência afeta os clientes que fazem o pagamento em dia, tendo em vista que o atraso pode gerar, também, um desconforto entre os condôminos. O fato é que independentemente do segmento da sua empresa, saber como reduzir a inadimplência é um desafio que será solucionado. Siga essas dicas e abaixe o índice de inadimplentes na sua empresa.
Há uma série de atitudes para reduzir a taxa de inadimplentes e assim, realizar uma gestão eficiente. Se for um administrador de condomínios, você deve saber que: aumentar a taxa condominial para os que pagam em dia compensarem os inadimplentes não é uma atitude eficiente e pode fazer com que o número de inadimplência aumente.
Nos últimos anos, o Novo Código de Processo Civil apresentou melhorias para administradoras e síndicos, entretanto, não é do interesse de nenhum gestor ter que recorrer à justiça para resolver pendências com o condômino.
É por isso que prevenir é melhor do que remediar, certo? Montamos um passo-a-passo com dicas importantes de como reduzir a inadimplência:
COMO REDUZIR A INADIMPLÊNCIA EM 5 PASSOS
Para reduzir a inadimplência, sua empresa deve:
1 – Manter o acompanhamento com uma organização rigorosa
2 – Oferecer facilidades para seu cliente fazer o pagamento
3 – Agilizar o processo de cobrança e pagamento
4 – Controlar e medir os resultados
5 – Utilizar a cobrança formal
E lembre-se: a tecnologia te auxilia em todos esses casos. Automatizar tarefas de cobrança é fundamental na sua empresa, isso porque, controlar a inadimplência é um trabalho constante. Por isso que é importante economizar tempo, ganhar agilidade e alcançar o objetivo: reduzir a inadimplência. Vamos te mostrar, também, como reduzir a inadimplência com a ajuda da tecnologia.
1 – MANTER O ACOMPANHAMENTO COM UMA ORGANIZAÇÃO RIGOROSA
Para manter o controle de inadimplência e conseguir reduzi-la, é essencial ter um acompanhamento próximo junto com uma organização rigorosa. Montar fluxos e rotinas de cobranças é imprescindível para que você consiga controlar a inadimplência. É ideal que o cliente tenha no dia do vencimento do boleto, todas as informações necessárias para fazer o pagamento. A tarefa de manter o condômino informado é da administração, logo, você deve acompanhar as finanças e vencimentos para automatizar todo processo de lembretes e cobranças.
O ideal é criar uma régua de cobrança. Com ela, você poderá programar envios de notificações e ‘direcionar’ o cliente para o pagamento. Dessa forma, você promove o engajamento entre a empresa e cliente, que tende a reduzir a inadimplência. Além disso, você pode deixar o seu cliente com todas as informações necessárias, através das notificações, e-mails e SMS.
COMO FAZER UMA RÉGUA DE COBRANÇA EFICIENTE:
Para ter uma régua de cobrança eficiente é essencial você ter uma ferramenta para automatizar disparos de e-mails, SMS e notificações no celular.
Com essas 3 formas de notificação, você terá um alcance mais certeiro e dificilmente as cobranças passarão despercebidas pelo seu cliente.
Mas, atenção, é importante ter uma estratégia para os envios. As datas devem ser estratégicas e não devem importunar o condômino. Uma forma que sugerimos é a seguinte:
- Envio de SMS, e-mail e notificações via push:
- 10 dias antes do vencimento envio de SMS
- 3 dias antes do vencimento envio de e-mail
- no dia do vencimento envio de notificação via push, e-mail e SMS
- 5 dias após vencimento envio de notificação via push
- 10 dias após vencimento envio de e-mail e SMS
Esse envio deverá ser feito de forma prática, rápida e objetiva. Dessa forma, não irá atrasar as suas atividades e você irá otimizar o seu serviço de cobrança.
2 – OFERECER FACILIDADES PARA SEU CLIENTE FAZER O PAGAMENTOS
Em meio a rotina do cliente, é bem capaz que o boleto do serviço contratado não esteja entre as prioridades do dia. É um dever do administrador facilitar o acesso aos boletos. Assim, o risco da inadimplência irá diminuir.
Isso significa que você deve munir o cliente de informações úteis para fazer esse pagamento. Entretanto, essas informações devem estar fáceis para o cliente encontrar.
Por exemplo: não é ideal o cliente ter que ligar para a sua empresa para obter informações sobre o boleto ou tirar alguma dúvida. Você deve proporcionar ao cliente um aplicativo, website, em que tenha todas informações que ele necessita, de forma prática e rápida.
No caso de uma administradora, uma forma interessante de facilitar o acesso do condômino é oferecer um aplicativo para área do condômino. No COM21, por exemplo, o aplicativo da Group Software utilizado por condôminos, o boleto é disponibilizado automaticamente e em poucos cliques, o condômino tem acesso a fatura detalhada com código de barra. Sem precisar entrar em contato com a administradora, sem sair de casa, pelo próprio celular, o condômino consegue visualizar o boleto. Veja como é simples:
3 – AUTOMATIZAR O PROCESSO DE COBRANÇA E PAGAMENTO
Como dito no primeiro passo, você deve organizar uma régua de cobrança estratégica para criar um engajamento com o cliente, a fim de que ele não se torne inadimplente. Entretanto, o processo da régua de cobrança deve ser ágil. Pense bem, não seria eficiente se o envio de e-mails, SMS e notificações tomassem muito tempo da jornada de trabalho. Além disso, o cliente deve ter acesso às informações que serão enviadas de forma simples e rápida.
Assim como na dica 2, o aplicativo COM21 também pode auxiliar nesta tarefa. Em administradoras condomínios você consegue enviar SMS, e-mails e notificações, automaticamente, informando sobre os boletos do cliente, através do app. Nossa ferramenta aumenta o engajamento e ajuda a reduzir a inadimplência no condomínio.
No COM21, sua administradora pode configurar o envio de lembretes de boletos da forma que quiser. O condômino receberá os lembretes por SMS, e-mail e como notificação pelo celular! Veja como é simples:
4 – CONTROLAR E MEDIR OS RESULTADOS
Após seguir os três passos anteriores sobre como reduzir a inadimplência, você precisará controlar o andamento das tarefas realizadas pela sua empresa e medir os resultados. Dessa forma, você encontrará gaps para melhorias em seu processo e irá aperfeiçoá-lo. Procure saber o motivo da inadimplência de seus clientes. Revise a taxa condominial, há a possibilidade de reduzir? Faça estudos necessários e lembre-se: aumentar a taxa condominial não é a solução!
5 – UTILIZAR A COBRANÇA FORMAL
Seguiu todos os passos e seu índice de inadimplência continuou alto? O ideal é buscar um apoio jurídico. Desde 2016, o novo Código de Processo Civil trouxe alterações importantes quanto a forma de cobrança aos inadimplentes. O crédito condominial foi inserido no rol dos títulos executivos. Ou seja, se o inadimplente não realizar o pagamento em um período de três dias, poderá acontecer a penhora das contas bancárias ou do imóvel.
Esse processo poderá ser iniciado após 90 dias de inadimplência. Lembre-se que neste período, você deverá tentar acordos e soluções amigáveis para o pagamento. Importante ressaltar que nos acordos e soluções amigáveis, não entra descontos para o inadimplentes! O que você pode fazer é: apresentar melhores formas de pagamento, dividir o valor em parcelas, etc.
