O controle de pagamento em administradoras é uma tarefa que requer planejamento e atenção, pois quando não é executado corretamente pode afetar a continuidade do negócio e das operações. Por isso, a gestão financeira é uma das premissas para o sucesso de toda empresa, e para as administradoras de condomínio não é diferente. Sabendo que o setor de contas a pagar é um dos mais importantes desse segmento, a gestão eficaz e rápida de pagamentos de despesas é, de fato, um dos pontos principais para uma boa administração de condomínios.
Sabemos que manter esse setor funcionando perfeitamente não é fácil, uma vez que o Contas a Pagar é conhecido como a área crucial para as organizações. Porém, com a utilização do borderô de pagamentos os processos são facilitados, pois além de garantir o controle de pagamentos em administradoras, ele possibilita otimizar de tempo, agilizar processos, economizar recursos e muito mais.
Portanto, é fundamental que o administrador de condomínios tenha convicção que tendo esse diferencial em seu software de gestão, ele garantirá inúmeros benefícios para sua organização como um todo, desde os seus funcionários ao seu cliente final.
Neste artigo, vãos mostrar como o borderô de pagamento pode potencializar o controle de pagamento em administradoras.
O que é o borderô de pagamento?
O nome borderô deriva do francês bordereau, que significa registro detalhado de vários artigos, lista. Ele é um documento que pode ser utilizado para organizar as contas, realizando pagamentos e recebimentos de um negócio. A partir dele é possível gerar um lote de pagamentos de contas, como TED para fornecedores, pagamentos de contas concessionárias, guias de impostos, entre outros.
Ele também pode ser conhecido como:
Borderô eletrônico, Arquivo eletrônico, Pagamento eletrônico, Remessa eletrônica, Bordereau, Lote de pagamentos ou Bordoro.
Como funciona o borderô de pagamento?
O borderô eletrônico é um documento que é repassado ao banco via troca de arquivos remessa e retorno, cuja finalidade é autorizar/efetuar pagamentos de forma eletrônica.
No documento precisa constar:
- Dados da empresa;
- Dados do fornecedor/prestador de serviço;
- Dados das contas para débito/crédito;
- Dados do convenio bancário em relação ao Borderô;
- Valores que serão pagos e/ou recebidos;
- Datas de emissão/pagamento das contas.
O layout do arquivo TXT utiliza os mesmos mecanismos da geração do arquivo remessa CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária).
Quais as vantagens de usar esse documento para o controle de pagamento em administradoras?
Podemos dizer que a principal vantagem do borderô de pagamento é os benefícios operacionais que ele traz para o negócio. Isso porque ele facilita toda a organização financeira, uma vez que ele as transações tornam-se mais simples por causa dos agrupamentos diários e padronizados.
Além disso, ele aparece no extrato bancário em uma única linha, facilitando o processo de conciliação bancária. De forma geral, o borderô simplifica o controle financeiro da administradora.
Principais atividades necessárias para o pagamento de despesas sem borderô
Uma das atividades que costuma demandar mais tempo em uma administradora é a baixa manual das despesas e com ela vem algumas obrigações, tais como:
- Conferir as notas fiscais;
- Conferir os lançamentos, que por consequência exige usar vários filtros e outras atividades mais.
- Conferência do saldo das contas, através de relatórios.
- O envio de despesa por despesa para o banco via internet banking, ou para piorar o envio de malotes físicos para as agências;
- E ainda, a digitalização manual do comprovante de pagamento, para que possa compor a pasta de prestação de contas.
Todas essas necessidades fazem com que seja inevitável ter uma incidência maior de erros. Por isso, é relevante contar com um software que diminua todo esse trabalho.
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Como fazer o borderô de pagamento?
Se estamos falando de otimização de processos, a melhor forma de fazer um borderô de pagamento é através de um ERP (Enterprise Resource Planning, Planejamento de Recursos Empresariais, em tradução livre). Hoje em dia, os ERP mais completos oferecem essa opção.
O Condomínio21, por exemplo, possui funcionalidades para sanar a dor do seu setor de contas a pagar, entre eles, o módulo de Borderô Eletrônico de pagamentos, que garante que o processo seja realizado de forma tranquila e dinâmica, gerando total controle de pagamentos em administradoras.
Veja mais detalhes sobre como fazer o controle de pagamento em administradoras através do uso do borderô de pagamentos do Condomínio21 e como ele irá proporcionar maior produtividade, automatização de rotinas demoradas e manuais:
Controle de pagamento em administradoras com o Condomínio21 Borderô
Para facilitar por completo, todas as tarefas que envolvem o pagamento de despesas, o Condomínio21 Borderô conta com as seguintes funções:
- Geração de pagamentos e agendamentos em lote, para um vários ou todos os condomínios de uma só vez;
- Gestão de pagamentos e agendamentos, através de conta pool;
- Baixa automática das despesas, através da leitura do arquivo de retorno;
- Controle do registro e rejeição do pagamento pelo banco, proporcionando saber se ele vai ser de fato realizado, ou caso contrário, o motivo pelo qual não será;
- Provisão de saldos das contas correntes e virtuais do condomínio, bem como da conta pool.
- Controle visual do saldo das contas no momento da geração do borderô;
- Geração automática do comprovante de pagamentos das despesas;
- Anexação automática do comprovante de pagamentos através do GED, aos lançamentos das despesas para incluir na pasta de prestação de contas.
Conhecendo um pouco do Condomínio21 Borderô
O Condomínio21 Borderô além de ter as funções que você precisa para executar o processo necessário para o controle de pagamentos em administradoras, ainda conta com um layout moderno e de fácil utilização. Veja só:
Conclusão
Fazer a gestão de pagamentos de despesas de uma administradora, não depende só do gestor. Na verdade, ele precisa que seu setor de Contas a pagar esteja munido com uma ferramenta que lhes garanta tranquilidade, facilidade e rapidez em todo o processo. Com isso, as atividades diárias que tendem a ser morosas, tendem a melhorar e o índice de erros manuais diminuir drasticamente.
Inovação, otimização, agilidade e garantia da qualidade são características que precisam estar presentes no dia a dia de qualquer organização e principalmente para ter um controle de pagamentos eficaz.
Diante disso, vimos que o Condomínio21 Borderô veio para sanar esses problemas e fazer sua administradora se destacar no mercado.
E então, gostou do artigo? Leia também "Software para gestão de condomínios: como escolher".
