O controle de pagamento em administradoras é uma tarefa que requer planejamento e atenção. Afinal, quando não é executado corretamente, pode afetar a continuidade do negócio e das operações.
A gestão financeira é uma das premissas para o sucesso de qualquer empresa. No caso das administradoras de condomínios, esse cuidado se torna ainda mais necessário.
Afinal, o setor de contas a pagar é um dos mais importantes desse segmento, tanto no que se refere aos gastos da própria administradora, quanto aos gastos dos condomínios gerenciados.
Contudo, manter esse setor funcionando perfeitamente não é fácil. O contas a pagar é uma área central para as organizações.
Com um bom controle de pagamentos nas administradoras e a utilização do borderô de pagamentos, é possível facilitar o controle de pagamentos, otimizar o tempo, agilizar processos e economizar recursos.
Neste artigo, vamos explicar o que é e qual é o propósito de um bom controle de pagamentos em administradoras e mostrar como torná-lo mais eficiente. Acompanhe.
O que é o controle de pagamentos em administradoras?
O controle de pagamentos em administradoras é um processo financeiro que visa monitorar todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa do condomínio. Ele garante o cumprimento de seus compromissos financeiros, como o pagamento de porteiros e zeladores, a quitação de contas e dívidas, entre outras coisas.
Implementar esse controle exige centralizar todas as informações disponíveis em um único sistema. Também é necessário registrar as transações realizadas, categorizar as despesas e receitas, e acompanhar prazos e vencimentos de contas (como a de água, se for coletiva).
Para otimizar esse processo, as administradoras podem recorrer à tecnologia, com softwares que ajudam a melhorar o controle, evitar erros e gerar relatórios estratégicos para a gestão financeira do condomínio.
Etapas para implementar o controle de pagamentos
O primeiro passo para implementar o controle de pagamentos em administradoras é a centralização de informações. É necessário organizar e centralizar todos os dados disponíveis em um único lugar a fim de evitar erros e retrabalho.
O segundo passo é fazer um registro diário das entradas e saídas de dinheiro no caixa, categorizando e detalhando todas as receitas e despesas.
É preciso também realizar um monitoramento minucioso dos prazos e vencimentos, para evitar o pagamento de juros e multas por contas em atraso. Por fim, é importante fazer uso de indicadores e relatórios específicos para entender melhor como está a saúde financeira.
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É possível fazer o controle de pagamentos em administradoras manualmente?
O controle manual de pagamentos em administradoras até é possível. No entanto, é importante considerar que os riscos são altos e que, à medida que a administradora cresce, isso pode se tornar inviável.
Hoje, existem softwares que fazem esse controle de forma automatizada. Entre as funcionalidades estão, inclusive, a busca de notas fiscais vinculadas ao CNPJ dos condomínios automaticamente, por exemplo.
Essas soluções permitem às administradoras atender mais condomínios com eficiência, escalabilidade e menos riscos de erro. Isso gera mais confiança entre os condôminos e melhora a reputação da administradora. Além, é claro, de evitar multas por atraso no pagamento.
A importância do borderô de pagamento no controle de contas a pagar
O nome borderô deriva do francês bordereau, que significa registro detalhado de vários artigos, lista. Portanto, o borderô de pagamento é um documento que pode ser utilizado para organizar as contas, realizando pagamentos e recebimentos de um negócio.
Ele também é conhecido como borderô eletrônico, arquivo eletrônico, pagamento eletrônico, remessa eletrônica, bordereau ou lote de pagamentos.
A partir dele, é possível gerar um lote de pagamentos de contas, como TED para fornecedores, pagamentos de contas concessionárias, guias de impostos, entre outros.
Como funciona o borderô eletrônico?
O funcionamento é bem simples. O borderô eletrônico é um documento que é repassado ao banco via troca de arquivos remessa e retorno, cuja finalidade é autorizar/efetuar pagamentos de forma eletrônica.
No documento precisa constar:
- dados da empresa;
- dados do fornecedor/prestador de serviço;
- dados das contas para débito/crédito;
- dados do convênio bancário em relação ao borderô;
- valores que serão pagos e/ou recebidos;
- datas de emissão/pagamento das contas.
O layout do arquivo TXT utiliza os mesmos mecanismos da geração do arquivo remessa CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária)
E quais as vantagens do borderô de pagamento no controle de contas a pagar?
O borderô traz uma série de benefícios operacionais para o negócio. Isso porque ele facilita toda a organização financeira, uma vez que as transações tornam-se mais simples por causa dos agrupamentos diários e padronizados.
Além disso, ele aparece no extrato bancário em uma única linha, facilitando o processo de conciliação bancária. De forma geral, o borderô simplifica o controle financeiro da administradora.
Em empresas que não utilizam o borderô, todo o processo é muito mais demorado e complicado. Isso porque uma das atividades que costuma demandar mais tempo em uma administradora é a baixa manual das despesas, que traz consigo algumas obrigações, como:
- conferir as notas fiscais;
- conferir os lançamentos, que por consequência exige usar vários filtros e outras atividades mais;
- conferir o saldo das contas, através de relatórios;
- enviar despesa por despesa para o banco via internet banking, ou para piorar o envio de malotes físicos para as agências;
- digitalizar manualmente o comprovante de pagamento, para que possa compor a pasta de prestação de contas.
Todas essas necessidades fazem com que seja inevitável ter uma incidência maior de erros. Por isso, é relevante contar com um software que diminua todo esse trabalho.
Como fazer o borderô de pagamento?
Se estamos falando de otimização de processos, a melhor forma de fazer um borderô de pagamento é através de um ERP (Enterprise Resource Planning, Planejamento de Recursos Empresariais, em tradução livre). Hoje em dia, os ERPs mais completos oferecem essa opção.
O Group Condomínios, por exemplo, tem funcionalidades para sanar a dor do seu setor de contas a pagar. Entre eles, o módulo de borderô eletrônico de pagamentos, que garante que o processo seja realizado de forma tranquila e dinâmica, gerando total controle de pagamentos em administradoras.
Para facilitar por completo todas as tarefas que envolvem o pagamento de despesas, o Group Condomínios conta com as seguintes funções:
- geração de pagamentos e agendamentos em lote, para um vários ou todos os condomínios de uma só vez;
- gestão de pagamentos e agendamentos, através de conta pool;
- baixa automática das despesas, através da leitura do arquivo de retorno;
- controle do registro e rejeição do pagamento pelo banco, proporcionando saber se ele vai ser de fato realizado, ou caso contrário, o motivo pelo qual não será;
- provisão de saldos das contas correntes e virtuais do condomínio, bem como da conta pool.
- controle visual do saldo das contas no momento da geração do borderô;
- geração automática do comprovante de pagamentos das despesas;
- anexação automática do comprovante de pagamentos através do GED, aos lançamentos das despesas para incluir na pasta de prestação de contas.
Com ele, o controle de pagamento em administradoras se torna muito mais simples, rápido e seguro, uma vez que o software proporciona mais produtividade ao permitir a automatização de rotinas demoradas e manuais.
Controle de pagamentos em administradoras e a eficiência da gestão financeira
Fazer a gestão de pagamentos de despesas de uma administradora não depende só do gestor. Na verdade, ele precisa que seu setor de contas a pagar esteja munido com uma ferramenta que lhe garanta tranquilidade, facilidade e rapidez em todo o processo.
Com uma estrutura adequada, tarefas que antes consumiam muito tempo passam a ser executadas com mais fluidez. E o mais importante: os erros manuais são drasticamente reduzidos.
A tecnologia pode ajudar muito nesse processo. Softwares como o Group Condomínios tornam a gestão condominial mais eficiente, produtiva e à prova de erros, e contribui para melhorar a saúde financeira do condomínio.
Quer entender como o controle de pagamento em administradoras pode ser mais simples e automatizado? Descubra as funcionalidades do Group Condomínios e veja como otimizar essa rotina!
Perguntas frequentes sobre controle de pagamentos em administradoras
Agora, confira as respostas às questões mais comuns sobre o controle de pagamentos em administradoras.
Sem dúvida, o melhor sistema disponível na atualidade é o Group Condomínios.
Borderô vem do francês bordereau e é um documento usado para organizar as contas, realizando pagamentos e recebimentos de uma empresa.
Borderô é um documento que reúne e organiza vários pagamentos ou recebimentos de uma só vez, enquanto boleto é um título de cobrança bancária individual, com data e valor definidos.
Para usar o borderô de forma segura em condomínios, o ideal é contar com um software específico de gestão condominial que permite automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, como o Group Condomínios.
