O demonstrativo de despesas e receitas do condomínio é um documento importante para os gestores, pois permite acompanhar em detalhes as movimentações financeiras. Assim, garante a transparência na prestação de contas, além de contribuir com a organização de gastos e recebimentos.
Dessa forma, a administradora deve ter controle total dos recursos monetários para garantir o seu bom uso, de modo a não cometer erros que prejudiquem os condôminos. O síndico e o conselho fiscal também devem participar do processo.
Neste post você compreenderá o que é o demonstrativo financeiro do condomínio, qual a sua importância e como elaborá-lo sem erros. Vamos lá?
O que é um demonstrativo de despesas e receitas do condomínio?
Como vimos, demonstrativo de despesas e receitas do condomínio é um recurso para registrar objetivamente todas as transações em determinado período. Quando feito corretamente, ajuda muito a administradora, o conselho fiscal e o síndico a acompanharem o fluxo monetário. Por esse motivo, é essencial para garantir a saúde financeira do condomínio.
Assim, o documento é importante para a prestação de contas, que é uma determinação do código civil. Da mesma forma, ajuda na percepção da real situação contábil do condomínio, além de otimizar o controle da inadimplência. Para ser transparente, deve ser apresentado aos moradores em períodos determinados.
Em contrapartida, negligenciar esse recurso pode trazer consequências negativas para o empreendimento, como gastos desnecessários, perda de controle dos recebimentos e até fraudes. Desse modo, um demonstrativo feito de forma completa e organizada permite que a administradora e o síndico tenham vantagens como:
- controle do fluxo de caixa;
- investimentos mais efetivos;
- transparência na relação com os condôminos;
- planejamento financeiro;
- prestação de contas mais objetiva;
- melhoria na saúde financeira.
Como elaborar um demonstrativo de despesas e receitas do condomínio?
Após compreender as funções e a importância desse relatório para a gestão financeira, é preciso conhecer na prática a sua elaboração. Primeiramente, é necessário ter uma planilha com os campos específicos para o demonstrativo.Também é importante ter pastas organizadas com os documentos relativos às transações. Veja quais itens devem constar.
Relatório de recebimentos
O demonstrativo deve ter o registro de todos os recebimentos e a documentação correspondente deve ser salva. Quanto mais detalhados forem os dados, melhor. Por isso, inclua a fonte do valor, a data e o total exato recebido. A dica para manter a organização é adotar algum critério de separação, que, em geral, é o tipo de pagamento. Alguns exemplos de categorias de receitas que devem ser registradas são:
- taxa condominial;
- multas;
- aluguel de espaços;
- taxa de mudança.
Relatório de despesas
Assim como as receitas, o registro das despesas é essencial para o controle financeiro do condomínio. Como elas são mais complexas e instáveis, a separação é fundamental e é necessário ter também algumas subcategorias.
Desse modo, a primeira divisão é a das despesas ordinárias, ou seja, aquelas das quais o funcionamento do condomínio depende. Nesse sentido, é essencial que o seu relatório apresente:
- contas fixas — despesas que não sofrem variação, como folha de pagamento dos funcionários, empresas terceirizadas, seguro etc;
- contas variáveis — gastos que apresentam oscilação, como conta de água, conta de luz, manutenções programadas etc.
Da mesma maneira, o documento deve considerar as despesas extraordinárias. Elas existem porque imprevistos fazem parte de qualquer empreendimento e eles devem ter um espaço reservado na planilha, como as obras emergenciais e substituição de equipamentos. Similarmente, a constituição do fundo de reserva entra nessa categoria.
Relatório de inadimplência
Como mencionamos, uma contribuição importante desse controle financeiro é a possibilidade de acompanhar em detalhes o fluxo monetário. Isso permite também perceber com maior clareza casos de inadimplência dos condôminos. Nesse sentido, é preciso ter bastante cuidado para não gerar constrangimento entre os moradores.
Considere esse controle como uma ferramenta para visualizar melhor a situação de cada unidade privativa. No entanto, adote estratégias eficazes e respeitosas para lidar com o problema.
Relatório de orçamento
Por fim, outro item importante do demonstrativo de receitas e despesas do condomínio é o relatório de orçamento. Isso porque, ele reúne todas as informações importantes e ajuda a fazer um comparativo entre os meses para saber se houveram variações e se elas tiveram impacto positivo ou negativo para a saúde financeira.
Trata-se de uma ferramenta que pode ser usada pela administradora e pelo síndico como base para a tomada de decisões, pois ajuda a trazer maior consciência. Dessa forma, permite que as ações sejam mais efetivas e viabiliza as melhorias.
Qual a diferença entre um demonstrativo de despesas e receitas e um relatório mensal?
Pelas semelhanças que apresentam, é comum que algumas pessoas confundam o demonstrativo de despesas e receitas com o relatório mensal. De fato, eles têm muito em comum, afinal, ambos apresentam como objetivo manter a organização e a transparência financeira entre a gestão e os condôminos. Dessa forma, um documento não exclui o outro, visto que eles atuam de forma complementar.
No entanto, o relatório mensal é um documento mais simples, que concentra as entradas e saídas de dinheiro do condomínio ao longo do mês. Ele é enviado todos os meses aos condôminos e apresenta dados como: pagamentos em atraso, multas recebidas, saldo bancário, gastos gerais, entre outras informações
Por outro lado, o demonstrativo é um documento mais completo e aprofundado, que também ajuda a comparar dados ao longo dos meses para saber quais resultados estão sendo obtidos pela administração. Assim, ele auxilia a administradora, o síndico e o conselho fiscal a direcionarem o dinheiro da melhor forma. Ele também é apresentado aos moradores, porém, em assembleia geral específica, como a de prestação de contas.
Portanto, o demonstrativo de despesas e receitas do condomínio é uma ferramenta de grande importância para a administração do empreendimento e que traz benefícios significativos para todos os envolvidos. Nesse sentido, sua elaboração de maneira completa e objetiva é essencial para que auxilie a gestão na melhoria dos resultados.
Quer saber como ter mais sucesso no controle financeiro do condomínio? Então, veja também este checklist de controle financeiro para condomínios e otimize a gestão dos recursos.
