A digitalização de documento do condomínio tem efeito imediato em sua produtividade. Uma vez que temos a diminuição de impressões e acesso rápido as informações, já que elas ficam disponíveis na ‘nuvem’ e podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer hora.
Manter a documentação dos condomínios organizados e com fácil acesso, é uma ação primordial para administradores e síndicos. Em uma era, quase completamente digital, cada vez mais, esse tipo de organização é feita através da digitalização.
Diversos documentos podem ser digitalizados, até mesmo os relatórios, regras, laudos técnicos, aprovações e procedimentos de obras do próprio condomínio ou das unidades. Esses tipos em específico, são regidos pela NBR 16.280 (conhecida com a norma das reformas), que lista essas obrigatoriedades. Tendo eles disponíveis em tempo real, essas obras tendem a ser desburocratizadas e a parte da conferência da documentação otimizada.
A digitalização não desobriga o síndico e nem mesmo as administradoras das impressões de documentos.
Se sua administradora ainda não usa a digitalização de documentos ou utiliza, mas ela ainda não se tornou um diferencial, sugiro que leia esse artigo para que com os softwares de gestão financeira de condomínios da Group Software, você consiga ter ganhos com a digitalização de documento do condomínio.
Sucesso da administradora com a digitalização de documentos
Para iniciar a digitalização de documento do condomínio, organize previamente o que será digitalizado. Isso é preciso para que ao abordar os síndicos, ele tenha opções de quais documentos irá querer ter acesso na ‘nuvem’.
Além disso, sua administradora poderá por contra própria digitalizar outros documentos para que todos saibam onde consultá-los.
Sugestões de documentos a serem digitalizados:
- Notas fiscais e comprovantes de Pagamentos e recibos (refletem na pasta de prestação de contas)
- Ordens de compra
- Contrato da administradora para com o condomínio
- Contratos de prestadores
- Laudos técnico e planos de obras
- Aprovações de pagamentos
- Documentos pessoais dos condôminos ou fornecedores
- Extratos bancários e outros...
A digitalização de documento do condomínio não significa o descarte deles de forma impressa. Por lei, alguns documentos devem ser guardados por cinco, dez ou mais anos.
Por isso, o acervo físico pode ser mantido, porém quando alguém solicitar um documento, você não precisará entrar em seu arquivo e gastar horas para encontrá-lo, pois com a digitalização de documento do condomínio poderá ser acessado de forma rápida e prática.
Dar a possibilidade ao síndico e aos condôminos de ter acesso aos documentos, é um diferencial, pois acarreta a fidelidade deles para com a administradora e, ainda otimiza o trabalho diário de seus funcionários.
Outro ponto é o uso de softwares de renome e consolidados no mercado, tanto para a gestão financeira do condomínio, quanto para a digitalização dos documentos e, é imprescindível que ambos conversem entre si. Para que a organização e disponibilização das informações e arquivos, seja em tempo real e administrados de ponta a ponta.
Por isso, a integração entre o Condomínio21 e o Group GED, irá te atender perfeitamente para esse case de sucesso que está batendo na porta da sua administradora.
O que é preciso e como funciona a digitalização padrão de documentos do condomínio
Para a digitalização de documento do condomínio é necessário um scanner ou software de reconhecimento de arquivos digitais. Esse processo pode ser realizado por funcionários da administradora, por empresa terceirizada ou mesmo pelo próprio síndico.
É comum ter setores específicos nas administradoras para realizar a digitalização de documento do condomínio. E quando não há esse cenário, cada setor faz a digitalização quando vai executar seu trabalho. Por exemplo: os próprios funcionários do setor de Contas a Pagar, digitalizam as notas fiscais. Ou ainda, o setor de atendimento faz a digitalização dos contratos.
Algumas empresas terceirizadas tendem a cobrar por folha digitalizada. Por isso, é importante validar se o custo beneficio é interessante para a administradora e principalmente, para o condomínio.
Uma vez que digitalizados, os documentos ficam disponíveis na ‘nuvem’ para acesso via endereço eletrônico direto pela Internet. Ou ainda, através de um aplicativo de gestão que sua administradora disponibiliza. Nesse caso, indico o Super App COM21 que recebe todos os documentos digitalizados pelo GED no Condomínio21.
Automatização da digitalização de documento
Acima abordei sobre como funciona a digitalização ‘padrão’ de documentos, mas você sabia que é possível automatizar parte desse processo? Isso mesmo! Atualmente, com tecnologia de ponta, softwares de gestão financeira dos condomínios oferecem essa automatização.
É claro que nem todos os documentos, os softwares de gestão financeira conseguem automatizar e ter acesso, mas um percentual bem grande desse universo é sim possível.
Exemplos de automatizações, com digitalização e anexação automática as contas a pagar no sistema:
- Busca de notas fiscais de produto e serviços sendo buscadas automaticamente nos sites da Receita Federal e das prefeituras, respectivamente.
- Download de comprovantes bancários de pagamento das despesas, via arquivos de remessa e retorno.
- Leitura OCR (Reconhecimento de caractere óptico).
- E outros.
Perceba que com apenas os processos listados acima, sua administradora ganhará tempo no dia a dia, diminuindo burocracias, gastos e impressões.
Todas essas automações estão disponíveis no Condomínio21 e prontas para serem utilizadas pela sua administradora. Para saber mais sobre elas, abaixo esclareço um pouco mais sobre elas e as funções do Condomínio21.
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Condomínio21 e Group GED – as soluções para a sua administradora
No Condomínio21 é possível trabalhar tanto com a digitalização ‘padrão’, utilizando o scanner, quanto com a digitalização automática. Em ambos os casos, há integração com o Group GED (Gestão Eletrônica completa de documentos), que é um software que possibilita a digitalização e o armazenamento dos arquivos, tanto no Condomínio21 quanto na ‘nuvem’.
Todos os documentos relacionados ao contas a pagar e digitalizados para ele, são inseridos automaticamente na pasta digital de prestação de contas do Condomínio21, que fica disponível no Super App COM21. Por exemplo, os documentos avulsos como extratos bancários, atas e outros também podem ser inseridos na pasta ou somente disponibilizados para consulta online.
A digitalização automática no Condomínio21, acontece através das funcionalidades:
- Group Bot Fiscal utiliza robôs para as buscas das notas fiscais na Receita Federal e nos sites das prefeituras e anexa elas automaticamente ao lançamento de despesa criado no sistema. Dessa forma, não é necessária nenhuma intervenção junto ao scanner.
- Borderô de pagamento de despesas de fornecedores, que através da leitura do arquivo de retorno enviado pelo banco, com o código de autenticação da operação. Ademais, além de baixar o lançamento da conta a pagar, também faz a anexação automática do comprovante.
- Leitor OCR que possibilita através da tecnologia de reconhecimento de caracteres, reconhecer na leitura feita pelo scanner, as informações da nota fiscal e realizar um pré-lançamento da conta a pagar no Condomínio21, anexando assim aquela nota de forma automática.
Essas funcionalidades otimizam e modernizam o trabalho das administradoras. Outrossim, garantem o fator ‘segurança’, que é uma das principais características do processo de digitalização.
Para saber mais de cada funcionalidade, entre em contato o Comercial da Group Software ou ainda o Suporte, caso você já seja cliente.
Conclusão
Apresentar os resultados da gestão do síndico, de uma maneira mais ágil e organizada é algo que eles buscam incansavelmente, pois isso reflete a ganho de tempo e menos burocracia. Semelhantemente, está o desejo da administradora de ter processos rápidos, fáceis, seguros e organizados em todos os âmbitos que ela trabalha. E para com o gerenciamento de documentos não é diferente.
Por isso, a digitalização de documentos veio e se consolidou no mercado condominial como uma atividade necessária para os envolvidos na gestão de propriedades.
Conforme vimos neste artigo, a digitalização torna possível a economia de tempo e dinheiro. Ademais, torna a empresa sustentável através da eliminação de impressões, garantindo a segurança necessária e exigida para os documentos dos condomínios.
Desse modo, se você ainda não entrou na era digital de documentos, acredito que chegou a hora.
Gostou desse conteúdo? Então que tal ler mais sobre o Group GED e como implementar um software de gestão eletrônica de documentos?
